おすすめオンライン会議ツール3選。導入前に知っておきたい選び方もチェック

DX（デジタルトランスフォーメーション）が加速する中、多くの企業が業務の効率化や生産性の向上を課題としています。こうした目標を達成するために欠かせないのが「オンライン会議ツール」です。適切なツールを選定すれば、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、迅速な意思決定や作業効率向上が期待できるでしょう。記事では、オンライン会議ツールの選定ポイントとおすすめのサービスをご紹介します。

オンライン会議ツールとは？

オンライン会議ツールは、インターネットを介して複数の参加者が音声やビデオ、チャットを通じてリアルタイムに会話できるソフトウェアです。地理的な制約を超えたコミュニケーションを実現するこのツールは、リモートワークが一般化した現代のビジネスにおいて欠かせない存在となっています。

ビデオ通話による対面に近いコミュニケーション、画面共有によるスムーズな資料共有、リアルタイムでの情報交換が可能なチャット機能、さらに録画機能など、オンライン会議ツールは、企業のDX推進を支える多彩な機能を備えています。

オンライン会議ツールの選び方

オンライン会議ツールを選ぶ際に考慮すべきポイントを見ていきましょう。以下の要素を確認しておくと、導入後の満足度が高まります。

セキュリティとプライバシー保護

オンライン会議では、機密情報や個人データが含まれることが多いため、強固なセキュリティ対策とプライバシーの保護が必要です。暗号化技術の有無や二段階認証の導入状況、データ保存場所の安全性、サービス提供企業のセキュリティポリシーを確認しましょう。特に、エンドツーエンド暗号化の対応状況やデータセンターの所在地など、具体的な安全対策をチェックし、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるツールを選ぶことが重要です。

操作性とユーザーエクスペリエンス

DXを進める上で、操作性に優れたツールの選定は欠かせません。直感的な操作、簡潔な手順、見やすく整理されたインターフェースを備えたツールは、ユーザーの負担を軽減し、業務効率を改善します。反対に、複雑な操作やわかりにくいレイアウトは利用者の混乱を招き、無駄な作業時間やエラーの増加につながります。ツールの導入前には、試用版を利用し、実際の使い勝手を評価しましょう。

業務ツールとの連携と統合機能

オンライン会議ツールは、他の業務ツールと連携させることで、さらなる業務効率の向上が期待できます。たとえば、チャットツールやオンラインカレンダーと統合することで、情報共有やスケジュール管理がスムーズに行えます。また、API連携に対応しているツールであれば、将来的なシステムの拡張やカスタマイズにも柔軟に対応できます。利用している業務ツールとの連携機能が充実したツールを選ぶことで、業務効率化が進み、日々のコミュニケーションがより円滑になるでしょう。

長期的なコストパフォーマンス

オンライン会議ツールには、無料版から有料版までさまざまなプランがあります。参加者数や会議時間、機能制限を考慮しながら、長期的な視点でコスト効果を見積もりましょう。無料版では機能が制限されることが多いため、必要な機能が充実している有料プランが適切な場合もあります。さらに、導入後のサポート品質やアップデート頻度によって、予想外のコストや業務負担が発生するリスクがあるため、事前に詳細を確認しておくと安心です。

おすすめのオンライン会議ツール3選

おすすめのオンライン会議ツールを3つ紹介します。利用人数や予算、必要な機能、セキュリティ要件、既存システムとの連携を考慮しながら、試用版や無料プランを活用して選定してください。

Zoom：幅広く支持される高機能ビデオ会議ツール

Zoomは、世界中で広く利用されているオンライン会議ツールです。2024年4月に「Zoom Workplace」としてリブランドされ、ビデオ会議をはじめ、電話、チャット、メール、ノート、カレンダーなどのビジネスツールを統合し、チームコラボレーションを強化する統合プラットフォームとなりました。

Zoomは、高品質なビデオ・音声通話、ブレイクアウトルーム機能に加え、録画機能やリアルタイム字幕機能も充実しており、特に大規模ミーティングやウェビナーの主催能力の高さと使いやすさが評価されています。

Zoomには「プロ」と「ビジネス」の2種類の有料プランがあり、「プロ」プランでは最大100名、「ビジネス」プランでは最大300名までの参加が可能です。無料版でも最大100人までの同時参加が可能ですが、ミーティング時間に制限がある点に注意が必要です。

主な機能：ビデオ/音声通話、画面共有、チャット、ライブチャット、会議の録画、参加者管理、アクセス制限、ブレイクアウトルーム、ホワイトボード機能、アンケート機能、会議のスケジュール管理、バーチャル背景、画質調整、外見補正機能など

Google Meet：ブラウザで手軽に使えるオンライン会議ツール

Google Meetは、Google Workspaceの一部として提供されるオンライン会議ツールです。特別なソフトウェアのインストールや複雑な設定を必要とせず、ブラウザからすぐに利用を開始できます。

GmailやGoogleカレンダーとのシームレスな連携により、会議のスケジュール管理や情報共有を効率化。例えば、Googleカレンダーに予定を追加すると、自動的にGoogle Meetの会議リンクが生成され、参加者への通知もスムーズに行えます。

最大100名までの同時参加に対応する無料版に加え、Google Workspaceのビジネス向けエディションである「Business Plus」や「Enterprise Plus」プランでは、最大1,000名まで対応。大規模な会議やウェビナーにも柔軟に対応できます。

主な機能：ビデオ/音声通話、画面共有、チャット、ライブチャット、会議の録画、参加者管理、アクセス制限、ブレイクアウトルーム、ホワイトボード機能、アンケート機能、会議のスケジュール管理、Googleカレンダー連携、バーチャル背景、ノイズキャンセリングなど

Microsoft Teams：Microsoft 365と統合されたコミュニケーションハブ

Microsoft Teamsは、Microsoft 365スイートに統合された包括的なコラボレーションプラットフォームです。ビデオ会議をはじめ、チャット、ファイル共有、リアルタイムでの共同編集機能などがあり、既存のワークフローにスムーズに統合できます。

Microsoft 365を導入している企業では、情報の一元管理が可能になり、業務効率の向上が期待できるでしょう。また、TeamsはMicrosoft 365のサブスクリプションプランに含まれているため、追加コストなしで利用できる点も大きなメリットです。

セキュリティ面でも、マイクロソフト社の強固なセキュリティ基盤を活用しており、多要素認証やデータ暗号化などの高度な対策が施されています。

主な機能：ビデオ/音声通話、画面共有、チャット、ライブチャット、会議の録画、参加者管理、アクセス制限、ブレイクアウトルーム、ホワイトボード機能、アンケート機能、会議のスケジュール管理、アプリ統合、バーチャル背景など

オンライン会議ツールは、ビデオ通話や画面共有、録画機能などを活用することで、リモート環境でも対面に近いコミュニケーションが可能になります。自社の業務フローやチームのニーズに合ったツールを選定し、業務効率の向上とチームのコミュニケーション活性化を実現しましょう。