おすすめビジネスチャットツール3選。導入前に知っておきたい選び方もチェック
まとめ
DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進には、円滑な情報共有を支える仕組みとツールの整備が欠かせません。部門間の連携不足や意思決定の遅れは、DXの成果を阻害する大きな要因となります。こうした情報共有の課題を解決するには、リアルタイムでの情報共有と迅速なコミュニケーションを可能にするチャットツールの導入が効果的です。
本記事では、チャットツール導入のメリットとDX推進に最適な3つのビジネスチャットツールをご紹介します。
ビジネスチャットツールとは？
ビジネスチャットツールとは、テキストメッセージのやり取り、ファイル共有、ビデオ会議などを一つのプラットフォームで統合的に行えるコミュニケーションツールです。メールや電話に比べて情報共有が迅速かつ効率的に行えるため、業務全体の効率化を促進し、チームの生産性向上につながります。
近年のリモートワークやハイブリッドワークの普及により、場所を問わずスムーズにコミュニケーションが取れるビジネスチャットツールは、DX推進の重要な要素となっています。
ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールを選定する際には、自社のニーズに最適なものを見極めることが大切です。以下に、選定時のチェックポイントをまとめました。
1. 機能の充実度
チャット機能だけでなく、タスク管理、ファイル共有、音声通話、ビデオ会議など、自社の業務プロセスに必要な機能が揃っているか確認しましょう。例えば、資料の共有が多い企業はファイル共有機能、プロジェクトの進捗管理が必要ならタスク管理機能が重要です。まずは、必要な機能をリストアップし、それに合致するツールを選定しましょう。
2. セキュリティ対策
ビジネスチャットツールでは、企業の機密情報や重要なデータが頻繁にやり取りされるため、強固なセキュリティ対策が必要です。データの暗号化、アクセス制御、情報漏洩防止などの機能が備わっているツールは安全性が高いでしょう。導入前にセキュリティ機能が適切に実装されているかを確認してください。
3. 操作性とユーザビリティ
使いやすいインターフェースも重要な選定ポイントです。操作方法が複雑なツールは、従業員の抵抗感や学習コストを高め、導入後の利用頻度を下げる可能性があります。直感的で扱いやすいツールを選ぶことで、導入後の業務効率低下を防ぎ、スムーズな移行を実現できます。トライアルを活用して、導入前に実際の操作性を確認することが効果的です。
4. コストとスケーラビリティ
長期的なコストパフォーマンスも重要な検討ポイントです。例えば、ユーザー数やデータ量が増えた場合に、柔軟に対応できるプランや拡張性があるかを確認しましょう。多くのチャットツールには無料版と有料版があり、無料版は基本機能に限られることが多い一方、有料版では追加機能やサポートが充実しています。費用対効果を比較して、最適なプランを選定しましょう。
5. サポート体制
導入後のサポート体制が充実していると、システムの不具合や操作トラブルが発生した際も、業務への影響を最小限に抑えられます。また、ビジネス用途では、専任のサポート担当者や導入支援プログラムが提供されることがあり、設定やカスタマイズの支援に加え、操作説明やトレーニングも行われます。これにより、スムーズな導入とツールの早期定着が可能になり、業務効率の向上が期待できます。
6. 他ツールとの連携機能
連携機能が充実しているビジネスチャットツールは、異なるシステムの情報を一元管理し、部門間の情報共有をスムーズにします。例えば、顧客管理システム（CRM）や会計ソフトと連携すれば、売上データや顧客情報をリアルタイムで確認でき、迅速な意思決定が可能になります。導入前に自社で使用しているシステムとの連携機能を確認することで、スムーズな導入と効果的な活用が期待できます。
おすすめのビジネスチャットサービス3選
1. Slack：直感的な操作性と連携機能が充実
Slackは、シンプルで直感的なインターフェースと、豊富な連携機能を持つビジネスチャットツールです。「チャンネル」を活用することで、情報やファイルを効率的に整理し、特定メンバー間でのスムーズな情報共有を実現します。また、絵文字やリアクションで感情や状況を伝えやすく、チームコミュニケーションの活性化にも役立ちます。
GoogleドライブやZoomなどの主要な業務ツール、さらにSalesforce、HubSpot、Marketoなど2,000以上の外部アプリとの連携機能により、複数のツールを一元管理し、業務効率化を実現します。また、ワークスペースの柔軟な管理、ボット機能による自動化、セキュリティ対策も充実しており、あらゆる企業規模やチーム構成に対応可能な柔軟性があります。
主な機能：チャット機能、ファイル共有、メンション機能、スレッド機能、音声通話/ビデオ通話、ダイレクトメッセージ、ボット（Slackbot）、検索機能、アプリ連携、通知設定、カスタム絵文字など
2. Microsoft Teams：統合型のコミュニケーションプラットフォーム
Microsoft Teamsは、Office 365とシームレスに連携できる総合的なビジネスチャットツールです。チャット機能に加え、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理、アプリ連携など多彩な機能が提供されます。マイクロソフト社の高いセキュリティ基準に基づき、エンドツーエンド暗号化や多要素認証といったデータ保護機能も充実しており、信頼性の高い環境で業務を進められます。
Word、Excel、PowerPointなどのOffice 365アプリとの統合により、リアルタイムでの共同編集が可能です。これにより、従来の作業方法に比べて大幅な時間短縮が期待できます。Office 365の一部として提供されるため、追加コストが不要で、IT予算を最適化できる点も魅力です。
主な機能：チャット機能、ファイル共有、メンション機能、スレッド機能、音声通話/ビデオ通話、ダイレクトメッセージ、ボット、検索機能、アプリとの統合（タスク管理、カレンダーとリマインダーなど）、ワークスペース管理、ビデオ会議機能など
3. Chatwork：中小企業に最適な日本発のチャットツール
Chatworkは、日本の中小企業向けに開発されたチャットツールです。基本的なチャット機能に加えて、タスク管理機能が強化されており、タスクの割り当て、進捗状況の可視化、期限設定、担当者へのプッシュ通知、コメント機能など、プロジェクト管理に必要な機能を網羅的に提供しています。
Chatworkは、日本のビジネス文化やコミュニケーションスタイルに合わせた設計が特徴で、日本語マニュアルやサポートが充実。直感的なインターフェースとスムーズな導入プロセスにより、短期間で運用を開始できます。多くの中小企業で導入実績があり、導入後のサポート体制が整っています。
主な機能：チャット機能、ファイル共有、メンション、音声通話/ビデオ通話、ダイレクトメッセージ、ボット、チャンネル管理、検索、API連携、通知設定、カスタム絵文字など
ビジネスチャットツールの導入は、DXを成功させるための重要なステップです。Slack、Microsoft Teams、Chatworkといった代表的なサービスは、企業の情報共有やコミュニケーションを効率化し、業務全体の生産性を向上させます。自社に最適なツールを選択してDXの成果を最大化させましょう。
