電子契約で業務効率化！おすすめ電子契約サービス3選
まとめ
業務効率化とコスト削減が求められる現代のビジネスにおいて、契約業務のデジタル化は避けて通れない課題です。契約書を取り交わすにも、スピードと高度なセキュリティが求められます。
この記事では、電子契約サービスの導入を検討している総務・情報システム部門の責任者に向けて、電子契約の基本からサービス選びのポイント、おすすめサービス3選までを分かりやすく解説します。DX初心者の方にも理解しやすいよう、図解や具体例を交えながら説明していきますので、ぜひ最後までご覧ください。
電子契約サービスとは？
電子契約サービスとは、インターネット上で契約を締結できるサービスです。従来の紙の契約書のように印刷・押印・郵送といった手間が不要になり、契約業務を大幅に効率化できます。主なメリットは以下の通りです。
- コスト削減: 印紙代、郵送費、保管場所のコストを削減できます。
- 時間短縮: 契約締結までの時間を大幅に短縮できます。
- ペーパーレス化: 紙の使用量を削減し、環境負荷を低減できます。
- 業務効率化: 契約書の管理、検索、承認作業が容易になります。
- コンプライアンス強化: 契約書の改ざんリスクを低減し、セキュリティを向上できます。
電子契約サービスの選び方
電子契約サービスは数多くの種類があり、それぞれ機能や料金が異なります。自社に最適なサービスを選ぶためには、以下の4つのポイントを考慮することが重要です。
契約件数
まずは、自社の契約件数を把握しましょう。契約件数が少ない場合は、無料プランや低価格プランを提供しているサービスが適しています。逆に、契約件数が多い場合は、従量課金ではなく定額制のプランを選ぶ方がコストを抑えられる可能性があります。
- 少量: 月10件以下
- 中量: 月10～100件
- 大量: 月100件以上
セキュリティ
電子契約サービスを選ぶ上で、セキュリティは最も重要な要素の一つです。電子署名法への対応、タイムスタンプの付与、アクセス制限など、サービスが提供するセキュリティ対策をしっかりと確認しましょう。特に、機密性の高い契約を締結する場合は、強固なセキュリティ対策が必須となります。
- 電子署名: 電子文書に署名者の意思表示を付与する技術。
- タイムスタンプ: 電子文書の作成日時を証明する技術。
- アクセス制限: 権限のないユーザーによるアクセスを制限する機能。
機能
自社の業務に必要な機能をリストアップし、それを満たすサービスを選びましょう。ワークフロー機能、API連携機能、テンプレート機能など、サービスによって提供される機能は様々です。
- ワークフロー機能: 契約書の承認プロセスを自動化する機能。
- API連携機能: 他のシステムと連携してデータのやり取りを自動化する機能。
- テンプレート機能: よく使う契約書をテンプレートとして保存し、再利用できる機能。
費用
初期費用、月額費用、従量課金など、各サービスの料金体系を比較検討しましょう。無料トライアル期間を利用して、実際にサービスを試してみるのもおすすめです。費用対効果を考慮し、自社の予算に見合ったサービスを選びましょう。
電子契約サービス紹介
ここでは、おすすめの電子契約サービス3選をそれぞれの特徴を交えて紹介します。
クラウドサイン
クラウドサインは、導入実績No.1を誇る電子契約サービスです。豊富なAPI連携、高度なカスタマイズ性、強固なセキュリティ対策が特徴で、中堅企業から大企業まで幅広い企業に利用されています。契約プロセス全体の効率化を実現したい企業におすすめです。
DocuSign
https://www.docusign.com/ja-jp
DocuSignは、世界的なシェアNo.1を誇る電子契約サービスです。多言語対応、各国法対応、高度なセキュリティ機能が特徴で、グローバル展開している企業に最適です。世界中の企業とスムーズに契約を締結したい企業におすすめです。
- 特徴: 多言語対応、グローバル対応、高いセキュリティ
- こんな企業におすすめ: 大企業、グローバル企業、海外取引が多い企業
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、低価格で導入しやすい電子契約サービスです。シンプルな機能と分かりやすい料金体系が特徴で、中小企業やスタートアップに最適です。手軽に電子契約を導入したい企業におすすめです。
- メリット: 低価格、シンプルな操作性、分かりやすい料金体系
- こんな企業におすすめ: 中小企業、スタートアップ、シンプルな機能で十分な企業
それぞれのサービスの詳細は、公式サイトで確認してください。無料トライアルを提供しているサービスもあるので、実際に試してみることで、自社に最適なサービスを見つけることができるでしょう。電子契約サービスを導入することで、契約業務を効率化し、ビジネスの成長を加速させましょう。
