おすすめ経費精算システム。導入前に知っておきたい選び方もチェック

経費精算システムは、企業の経費管理を効率化し、業務の生産性を向上させる重要なシステムです。本記事では、経費精算業務の課題を解決するためのおすすめのシステムや選び方について詳しく解説します。

経費精算システムとは？

経費精算システムとは、業務上の経費をデジタルで申請・管理し、企業の経理部門が効率的に精算処理を行うためのシステムです。経費を電子的に記録し、申請から承認までを一元管理することで、手作業による煩雑な処理を効率化し、経費管理の透明性を高めます。

具体的には、領収書の自動読み取りやモバイルアプリでの申請、オンライン承認ワークフローにより、入力ミスや確認作業が削減され、経費精算業務の効率化が実現します。これにより、従業員はコア業務に集中でき、生産性向上が期待できます。

さらに、経費規定の自動チェック機能で不正申請を防ぎ、内部統制やガバナンス強化にも貢献。電子帳簿保存法に準拠したシステムを選ぶことで、コンプライアンス体制の強化も可能です。

経費精算業務の課題

多くの企業では、紙ベースの申請やスプレッドシートによる管理が原因で、以下のような課題が発生しています。

• 手作業による入力ミス
• 承認プロセスの遅延
• 不正経費の見逃し

これらの課題を放置すると、業務効率の低下にとどまらず、企業全体の信頼性やコンプライアンスにも悪影響を及ぼしかねません。経費精算システムの導入は、これらの問題を根本から解決するための有効な手段です。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムを導入すると、従来の手作業や非効率な業務プロセスが大幅に改善され、経費管理の質が向上します。

業務効率化：申請から承認、会計処理までを自動化
透明性の向上：経費管理の見える化で不正を防止
コスト削減：無駄な時間や人的コストを削減

これらのメリットにより、経費精算業務の効率化だけでなく、社員の負担軽減や企業全体のガバナンス強化にもつながります。経費精算システムの導入は、現代の企業運営に欠かせない施策の一つと言えるでしょう。

経費精算システムの選び方：失敗しないためのポイント

経費精算サービスを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。

1. 操作性

経費精算は、従業員が日常的に行う業務です。そのため、すべての従業員が簡単に操作できるかどうかは重要なポイントです。シンプルで直感的なインターフェースであれば、従業員の作業負担が軽減され、スムーズに導入が進みます。

2. 機能性

自動入力機能、仕訳処理、領収書の電子化対応など、自社の経費精算に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。例えば、ICカード連携やレシート読み取り機能などがあると、入力作業を大幅に簡素化できます。

3. システム連携

会計ソフトやERPシステムとの連携が可能かどうかも重要です。連携がスムーズでないと、データの二重入力や手作業が発生し、業務効率化の効果が半減してしまいます。既存のシステムと容易に統合できると業務フローの効率化も図れます。

4. コストと費用対効果

初期費用、月額料金、利用規模に応じた料金プランがあるかを確認しましょう。単に価格の安さだけで判断するのではなく、導入によって得られる効果（業務効率化、コスト削減、法令対応など）を総合的に考慮して、費用対効果の高いシステムを選ぶことが重要です。

5. サポート体制

経費精算システムの導入後には、操作方法に関する問い合わせや、システムトラブルが発生する可能性があります。サポート体制が不十分だと、問題解決に時間がかかり、業務に支障をきたす可能性があります。事前にサポートの迅速性や対応レベルを確認しておきましょう。

おすすめの経費精算サービス3選

マネーフォワード クラウド経費

「マネーフォワード クラウド経費」は、マネーフォワード株式会社が提供するクラウド型の経費精算システムです。

ICカードやクレジットカード連携による自動入力、スマホアプリでの領収書読み取り、会計ソフトとの連携により、手入力の手間を削減。経費申請から承認、精算までをペーパーレスで完結させ、経理担当者の負担軽減と、リアルタイムな経費状況の可視化を実現します。また、同社が提供する「クラウド給与」や「クラウド会計」と連携し、給与明細作成や会計処理の自動化も可能です。

主な特徴：

• 高精度なOCR機能で領収書の内容を自動でデジタル化
• スマートフォンからの経費申請や承認が可能
• 電子帳簿保存法に対応し、法令遵守が容易

おすすめポイント：
中小企業から大企業まで幅広いニーズに応える柔軟性があり、特に会計業務の効率化を目指す企業に最適です。

料金プラン：
個人事業主向け パーソナルミニプラン：月額1,280円
小規模事業者向け スモールビジネスプラン：月額3,980円～
その他の料金プランあり
無料トライアルあり

楽楽精算

「楽楽精算」は、株式会社ラクスが提供する経費精算サービスで、操作性の高さと幅広いカスタマイズ性が特徴です。交通系ICカード連携や経路検索機能、領収書読み取り機能など、多彩な機能により入力の手間を軽減し、従業員の負担を軽減します。

柔軟な承認ルートを設定でき、会計システムとの連携により、経理業務の効率化と内部統制強化も実現可能です。18,000社以上の導入実績があり、導入時から運用後まで充実したサポートを提供。安心して利用できる点が評価されています。

主な特徴：

• シンプルでわかりやすいUIで初心者にも使いやすい
• CSV形式でほぼすべての主要会計ソフトとスムーズに連携可能
• 充実したサポート体制

おすすめポイント：
シンプルなUIで、ITに不慣れな従業員でも簡単に利用できる設計が魅力です。

料金プラン：
初期費用：100,000円（税抜）
月額費用：30,000円（税抜）～
無料トライアルあり

Bakuraku 経費精算

「Bakuraku 経費精算」は、株式会社LayerXが提供するクラウド型経費精算サービスです。AI技術を活用した自動化と法令対応機能に優れ、企業の経費管理プロセス全体を効率化するシステムとして設計されています。

領収書の内容をAIが自動で読み取り、経費科目を予測するほか、過去のデータを基に不正な申請を検知する機能を搭載。また、電子帳簿保存法に対応しており、スキャンした領収書が要件を満たしていない場合にはアラートを表示することで、不正な経費申請を未然に防ぎます。さらに、領収書の使い回しや重複申請も自動で検出するため、経費精算の正確性と効率を向上させることができます。

主な特徴：

• 高精度のAI-OCR技術で領収書を自動読み取り
• 高度な不正検知と法令遵守
• 会計ソフト、給与システム、ERPとのスムーズな連携

おすすめポイント：
AI機能の実用性が評価され、多くの企業で活用されています。特に大企業や業務量が多い企業にとって、業務負荷の軽減に貢献するシステムです。

料金プラン：
月額費用：30,000円～
無料トライアルあり

経費精算ツールを導入することで、煩雑な経費処理を効率化し、不正防止や法令遵守もスムーズに実現できます。今回ご紹介した3つのシステムは、AIの活用や自動化機能、法令対応に優れており、企業の課題や目的に合わせて選びやすい点が大きな魅力です。

経費精算の効率化は、コスト削減や従業員の業務負担軽減にも直結します。自社の状況やニーズに合ったシステムを選定し、経費管理の最適化と業務改善を実現しましょう。