失敗しない電話伝言メモの正しい書き方とは？

会社での電話対応において、伝言メモを利用する場面は多くあります。伝言メモは誰が見てもわかりやすく、適切な内容を記載する必要があるため、電話対応に不慣れな場合は戸惑うことがあるかもしれません。

この記事では、電話の伝言メモを書くときの重要なポイントや注意点などを解説します。効率的な伝言メモの作成にぜひ役立ててください。

電話の伝言メモの役割とは？

電話の伝言メモは、正確な情報共有と伝達ミスの防止において重要な役割を果たします。正確でわかりやすい伝言メモがあれば、担当者は迅速に対応でき、業務が円滑に進みます。

また、伝言メモは後から用件を正しく把握するためにも役立ちます。特に、担当者が不在のときに複数の電話を受けた場合、伝言メモがあることで優先順位をつけやすくなり、効率的に対応できるようになります。

電話の伝言メモに記載する項目

伝言メモには、以下の基本項目を記載します。電話対応に慣れていない場合は聞きそびれてしまうこともあるため、あらかじめ項目をチェックして、急な電話にも落ち着いて対応できるように準備しましょう。

・電話の受信日時：電話を受けた日時を記載します。明確な日付と時間を書くことで、担当者が時系列で確認しやすくなります。

・相手の会社名と名前：相手の会社名と名前を正しく記載します。復唱確認することで聞き間違いを防ぎ、正確な情報を伝達できます。

・相手の連絡先：相手の電話番号やメールアドレスを記載します。折り返し連絡が必要な場合に備えて正確に記載することが重要です。

・用件：相手が伝えた内容を簡潔に記載します。具体的でわかりやすい表現を使い、伝達ミスや誤解を防ぎます。

・折り返し連絡の要否：相手が折り返し連絡を希望している場合は、「折り返し連絡希望」のように端的に記載します。

・電話を受けた人の名前：電話対応者の名前を記載します。誰が対応したかを明確にすることで、後の対応や確認がスムーズになります。

電話の伝言メモを書くときのポイント

電話の伝言メモを書く際には、以下のポイントを押さえることで記載漏れや失敗を減らし、伝言メモの質を高めることができます。

1. 箇条書きで簡潔に書く

電話の要点を明確にして誤解を防ぐために、伝言メモには通話内容を箇条書きで簡潔に記載します。誰が読んでも正しく理解できるように、わかりやすい表現を心がけます。

2. 相手の名前はカタカナで書く

漢字表記のミスや誤認識を避けるため、相手の名前はカタカナで記載します。カタカナにすることで、読み間違いがなくなり、正確な情報を伝達できます。

3. 受電日時を分単位で書く

電話を受けた日時は「受電日時：7月5日 14:45」のように分単位で記載します。担当者がその時点の状況をより正確に把握でき、適切な対応がしやすくなります。

4. 重要なことは目立たせる

伝言メモの中で特に重要な情報は、色を変えるなどして目立たせます。例えば、緊急性の高い重要な伝達事項は、視覚的に強調しておくと良いでしょう。

5. 電話の後すぐに作成する

通話が終了したら、内容を忘れないうちにできるだけ早く伝言メモを作成します。時間が経過すると記憶が曖昧になるため、迅速に対応しましょう。

電話の伝言メモ作成時に知っておきたい注意点

情報漏洩のリスクがある

電話の伝言メモには個人情報が含まれることがあるため、適切に管理しないとプライバシーの侵害や情報漏洩のリスクがあります。特に、伝言メモが他人の目に触れる可能性がある場合は注意が必要です。

伝言メモを机の上に放置したり、無造作に扱ったりすることは避け、正しいセキュリティ対策を講じましょう。

情報伝達が遅れることがある

電話の伝言メモを残しても、担当者が長時間不在の場合は確認や対応が遅れてしまうことがあります。特に緊急の用件のときは、対応が遅れることで問題が大きくなる可能性も考えられます。

担当者が長時間不在の場合は、メールやチャットで連絡するなど、臨機応変な対応が求められます。

緊張でミスが生じることがある

電話対応の経験が少ない場合、相手の話を聞きながらメモを取るのは難しいものです。会話の内容を丁寧に記録しようとするあまり、メモが追いつかずに記載ミスや聞き逃しが発生することもあります。

また、慣れない作業に緊張感が増大し、電話対応に対する心理的な負担を感じる場合もあるでしょう。伝言メモ作成のプロセスにストレスを感じて作業が雑になると、業務全体の効率が低下する恐れもあります。

電話対応の負担を軽減して業務を効率化する方法

電話対応はビジネスにおいて重要な役割を果たしますが、時間と労力を要する業務でもあります。特に近年は、電話対応の経験が少なく、苦手意識を持つ人が増えているため、適切な言葉遣いや対応手順をマニュアル化して明確にする必要があり、企業にとって大きな負担となりがちです。

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アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにIVRy設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから作成することもできます。

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