ビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話とは？

ビジネスフォンとは、企業が利用するために転送・内線・保留などの機能が使える電話のことです。以前はこうした機能をりようするために、社内に専用機を設置する必要がありましたが、近年ではクラウドフォンと呼ばれる技術が発達し、自宅にいながら会社にかかってきた電話を取れるようになっています。

ビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話とは

ビジネスフォンとは、企業で利用される転送・内線・保留などの機能が使える電話を言います。ビジネスフォンは、会社内でしか利用できませんが、クラウドフォンはインターネット環境があればどこからでもビジネスフォンの機能を利用できます。

内線とは、社内や、遠く離れた場所にある部署とも無料で通話ができる機能です。ビジネスフォンやクラウドフォン、内線電話についてはこちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ合わせてご覧ください！

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ビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話のメリット・デメリット

ビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話のメリット

ビジネスフォンを利用すると、かかってきた電話を一旦保留にし、担当者へつなぐことができます。自分のデスクから動くことなく一連の電話業務が完結するのです。クラウドフォンなら自宅から出る必要もありません。

通常、電話回線は一回線しか利用出来ず、通話中は他の電話に対応することはできません。しかしビジネスフォンは一度に複数の電話を扱うことができます。

ビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話のデメリット

ビジネスフォンのデメリットのひとつに「初期費用が高額」という点があります。専用のサーバー機は数十万～数百万円になる上、ビジネスフォンに対応した電話機（1台1万円～）をスタッフの人数分用意しなければなりません。回線開通工事も必要です。

クラウドフォンであればサーバー機は不要ですが、初期導入費用が数万円～十数万円程度かかります。

ビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話の仕組み・機能

ビジネスフォンは、社内に「電話交換機（PBX）」と呼ばれる機器を設置します。すべての電話はこのPBX機を通じる仕組みになっており、社内の各電話機へ振り分けられます。

クラウドフォンでは、このPBX機をインターネット上に置くようなイメージです。インターネット回線を通じてPBX機を利用するため、世界中どこからでもアクセスでき、リモートワークが可能になります。

ビジネスフォンやクラウドフォン、内線電話の仕組みについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください！

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ビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話の導入目的・利用シーン

オフィス

オフィスでは、外部からの電話を受けるためにビジネスフォンやクラウドフォンが利用されます。受付で受けた電話をいったん保留にし、別の社員へ「1番へ○○様よりお電話です」と内線の上、電話を転送します。

飲食店

飲食店では、厨房とレジ、休憩所などを内線でつなぐほか、別の店舗と内線で連絡を取るなどの用途でビジネスフォンやクラウドフォンが利用されます。外部からの電話を別の店舗へ転送することも可能です。クラウドフォンであれば、自宅にいるスタッフにも内線連絡をしやすくなります。

予約システムと連携していることも多いです。

小売業

小売業では、店内の各部署や、別の店舗と内線をつなぐのにビジネスフォンが利用されます。コールセンターを設けていることもあり、コールセンターと内線がつながっていることも多いでしょう。

コールセンターでは顧客管理機能と連携されていることも多く、仕入れ先業者とのやり取りが記録されるようになっています。

病院・クリニック

病院・クリニックでは、受付や診察室、入院病室、処置室などが内線でつながるほか、看護師ひとりひとりが無線のビジネスフォンを常に携帯していることも多いです。

また、電子カルテや顧客管理機能、予約システムと連携していることも多く、電話履歴が自動的に記録される仕組みなども利用されています。

学校・教育業

学校や教育業においては、各教室が内線でつながっていることが多く、授業中の教員へ外線電話をつなぐこともあります。近年ではクラウドフォンを導入する教育機関も増えているようです。

ビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話の比較ポイント

費用で選ぶ

ビジネスフォンは、初期費用としてPBX機本体の費用、ビジネスフォンに対応した専用電話機の費用、回線開通工事費などがかかるほか、定期的なメンテナンス費用がかかります。

クラウドフォンは、初期導入費用と、毎月定額で利用料金がかかります。クラウドフォンは利用する人数が多いほど月額利用料が高くなります。

導入目的で選ぶ

ビジネスフォンやクラウドフォンを導入したい場合、なんのために利用したいのか目的をはっきりさせましょう。

コストダウンしたいのか、スタッフ同士のコミュニケーションを円滑にしたいのか、顧客管理機能と連携させたいのか。目的が違えば、導入すべきシステムも違います。

企業規模にあわせて選ぶ

ビジネスフォンは、数十人以上のオペレーターを抱えるコールセンターなど、大規模な電話部門に適したシステムです。

クラウドフォンであれば数名程度の規模から、数十人・百人超の規模まで、柔軟に対応ができるでしょう。

必要な機能にあわせて選ぶ

ビジネスフォン・クラウドフォンには、内線・保留・転送機能のほか、録音機能や顧客管理機能などの別システムと連携しているものがあります。

「後で使うかもしれないから」と、機能豊富なものを選ぶと、コストが高くついてしまったり、結局はほかのサービスを追加で利用することになる可能性も。始めは必要な機能を限定させた方が使いやすいでしょう。

導入のしやすさで選ぶ

大規模なコールセンターを作るならビジネスフォンを導入すべきかもしれませんが、導入のしやすさで選ぶなら、準備が不要なクラウドフォンが良いでしょう。インターネット環境とPC・スマホがあれば、すぐに使い始めることができるからです。

申し込んだその日から利用できるクラウドフォンや、事前に打ち合わせが必要になるなど、数か月の準備期間を要するクラウドフォンもあります。

ポイント別、おすすめビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話ツール

費用で選ぶビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話

• 電話自動音声サービスIVRy（アイブリー）

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、初期費用0円、月額2,980円～という低コストで利用可能なシステムです。スマホにアプリを入れることでクラウドフォンのように利用でき、自宅にいるスタッフに電話を転送することができます。

利用する人数が増えても料金は変わらず、すべての機能を使い放題できます。

• トビラフォンCloud

初期費用33,000円、5内線込みで月額3,300円と、シンプルながらもビジネスフォンの機能が詰まったクラウドフォンです。利用するスタッフ数が増えた場合も拡張プランが設定しやすくなっています。

• Comdesk Flat

PCやスマホにアプリを入れるだけで、ビジネスフォンシステムが完備するクラウドフォンです。月額1,980円～利用でき、通話料定額のかけ放題プランも用意されていることから、通話料削減にもなります。

導入目的で選ぶビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話

• IVRy

電話業務の負担を減らしたいなら、IVRyがおすすめです。IVRyの自動応答システムを使えば、営業時間や休業日などよくある質問には自動でお答えするほか、かかってきた電話番号へSMSを自動送信したり、担当者へ電話を自動で転送することができます。

• 03plus

市外局番から始まる電話番号が、スマホで利用できるクラウドフォンサービスです。内線電話も無料で使えるほか、内線機能、通話録音などの機能があります。

• ひかりクラウドPBX

PBX機能をスマホで使えるようにしたサービスで、拠点間の内線通話が無料になるほか、テレワークにも完全対応。ビジネスフォンのようなPBX機を複数構える必要がありません。

既存の設備とも連携がしやすいので、すでにビジネスフォンを利用しており、クラウドフォンに移行したい企業に最適です。

企業規模で選ぶビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話

• MOT/TEL

最大1,000内線まで増やせるクラウドフォンです。日本全国にデータセンターがあるため通話品質が安定しやすく、全国展開する企業に適しています。

勤怠管理システム、受付システム、顧客管理システム、自動応答システムなどと連携させることが可能です。

• VoiceX

1回線・1ユーザーの利用から、大規模コールセンターまで対応可能なクラウドフォンです。テレワークや在宅コールセンターにも適しており、電話業務を効率化するロボットツールが充実しています。

• クラコールPBX

100ユーザーまで月額4,980円で利用可能なクラウドフォンです。ビジネスフォンの基本的な機能が詰まっているほか、別途有料で追加オプションを利用できます。スマホ端末1台に複数アカウントを入れて利用することもでき、複数の店舗・拠点を持っている経営者にも使いやすいシステムです。

必要な機能で選ぶビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話

• IVRy

IVRyには、テキストを編集するだけでAIが自動で読み上げる音声ガイダンス機能がついています。流ちょうな日本語は、まるで実際に人が話しているように聞こえると好評です。

電話自動応答機能に加え、AI音声ガイダンス機能、顧客管理システム、音声録音機能、ブラックリスト機能、自動文字起こし機能など豊富な機能を合わせて利用したいなら、ぜひIVRyをお試しください！

• Arcstar Smart PBX

NTTコミュニケーションズが提供するクラウドフォンで、同社による別のソフトと連携させやすい点が大きな特徴です。データ分析、営業支援、マーケティング、IoT、Web会議など様々なソフトがあり、企業に合わせて最適なシステムをカスタマイズできます。

• INNOVERA

市外局番の利用や、現在利用中システムとの連携がしやすいクラウドフォンで、テレワークに完全対応しているほか、発信に特化しています。

留守番電話のメッセージを自動でテキスト化し、メールで受け取るサービスが好評です。

導入のしやすさで選ぶビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話

• IVRy

IVRyは、申し込んだその日から稼働できる電話自動応答サービスです。初期費用も0円で、お使いのPCやスマホにアプリを入れるだけで導入できます。

誰でも分かりやすい操作管理画面で、まるでスマホでゲームをするようにカンタンに自動応答が実現します。サポートも手厚いと評判なので、悩み事はなんでもご相談ください！電話業務の負担軽減を全力でお手伝いします！

• Good Line

単発利用できるクラウドフォンで、イベント期間だけの利用もOKです。過去1年間の受発信通話記録が残り、番号別に管理することができます。それぞれの顧客にふさわしい対応をすることができるでしょう。

• UNIVOICE

リモートワークに完全対応しながら、世界トップレベルの音声品質を実現したクラウドフォンです。24時間365日対応可能なサポート体制が整っており、クラウドフォンが初めての方でも安心して利用できます。

クラウドフォンアプリについてより詳しく知りたい方は、ぜひこちらの記事をご覧ください！

【2024年最新版】クラウドフォンアプリを比較！

ビジネスフォン・クラウドフォン・内線電話の活用事例

近年ではPCやスマホにアプリを入れるだけで利用できるビジネスフォンが人気です。在宅ワークが円滑になり、社員同士でビデオ会議をすることもできます。

外出中でも仕事の電話を受けたり、発信したりできるので、スキマ時間を利用した効率的な電話業務が実現し、残業が減った事例もたくさんあります。

ビジネスフォンやクラウドフォンの活用事例について、詳しくはこちらの記事にも紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください！

ビジネスフォンアプリを導入して在宅ワークを円滑に！

スマホをビジネスフォンとして利用する方法

まとめ

ビジネスフォンとは、内線電話を始め保留・転送・録音などができるようになるシステムです。近年ではPCやスマホにアプリをインストールするだけで利用できるクラウドフォンがよく利用されています。

顧客管理機能や予約システムなど、他の機能と連携したツールも多く、費用感や企業規模、目的に合わせて最適なシステムを選ぶのがポイントとなりますので、電話自動応答サービスIVRyも合わせてご検討ください！