不動産・賃貸管理に特化したコールセンターとは？サービス内容と導入メリット

不動産業界において、顧客対応は極めて重要な業務です。特に、賃貸管理部門では、入居者や物件オーナーからの連絡が頻繁にありますが、すべてを自社で対応するのは業務効率や人材面で負担になることが少なくありません。

そんな中で注目されているのが、コールセンターの導入です。本記事では、不動産・賃貸管理に特化したコールセンターの具体的なサービス内容や導入メリットについて解説します。

不動産・賃貸管理業務の課題

不動産・賃貸管理業務では、顧客対応の質やスピードが会社の評判に直結します。例えば、問い合わせやクレームへの対応が遅れたり、不適切な対応をしてしまったりすると、会社の評価が下がり、新規物件や顧客の獲得にも悪影響を及ぼすことがあります。

また、頻繁に発生する問い合わせが他の重要業務の妨げとなることや、事務スタッフの採用や教育にかかるコストも無視できない課題です。

不動産・賃貸管理に特化したコールセンター導入で課題を解決

このような不動産・賃貸管理の課題に対する効果的な解決策として、コールセンターの導入が広がっています。

不動産・賃貸管理に特化したコールセンターへ電話業務をアウトソーシングすることで、迅速かつ高品質な顧客対応が可能となり、業務効率の大幅な改善が期待できます。さらに、スタッフの採用や教育にかかるコストを削減し、全体的な経営の効率化も可能です。

不動産・賃貸管理に特化したコールセンターとは？

不動産・賃貸管理に特化したコールセンターは、一般的なコールセンターとは異なり、不動産取引や賃貸管理に関する専門知識を持つオペレーターが在籍しています。

不動産に関する法律や契約の流れ、市場動向に関する知識を有した経験豊富なオペレーターが電話受付を担当するため、顧客からの複雑な質問やトラブルにも的確に対応でき、信頼性の高いサービスを提供できます。

また、不動産・賃貸管理に特化したコールセンターでは、単なる電話の一次受付を超えたサービスを提供し、管理会社、オーナー、入居者を包括的にサポートしています。具体的には、以下のような対応が可能です。

不動産・賃貸管理に特化したコールセンターのサービス内容

・入居者対応

入居者からの問い合わせやトラブルに迅速に対応します。契約や解約に関する案内、設備の修理依頼やクレーム処理など、入居者の快適な住環境を維持するための対応を適切に行います。

・物件オーナー対応

物件の契約更新や解約手続き、管理方法の提案など、物件オーナーからの問い合わせや依頼に対して、適切なサポートを提供します。オーナーとのコミュニケーションを円滑にし、物件管理がスムーズに進むよう支援します。

・内見予約とスケジュール調整

賃貸物件の内見予約やスケジュール調整を行います。営業担当者と内見希望者のスケジュールを合わせ、移動時間を考慮して最適な時間を設定することで、円滑な内見プロセスをサポートします。

※サービス内容は各コールセンターにより異なります。

不動産・賃貸管理に特化したコールセンター導入のメリット

業務効率と顧客満足度の向上

コールセンターへアウトソーシングすることで、電話対応にかかる時間を大幅に削減できます。不動産会社や管理会社のスタッフは他の重要な業務に専念できるため、企業全体の業務効率向上が期待できるでしょう。

また、入居者や物件オーナーへの対応が迅速に行われるため、顧客満足度や企業イメージの向上にもつながります。

人材コストの削減

コールセンターを活用すると、自社での人員確保や採用活動が不要となり、求人広告費や選考にかかる費用を削減できます。また、これまで教育や研修にかけていたコストも削減されるでしょう。

さらに、繁忙期に一時的に電話対応人員を増強することも容易となり、人材コストの削減と人員配置の最適化が同時に実現できます。

顧客データ分析とマーケティングの強化

コールセンターでは、顧客情報と対応内容をすべて記録し、データとして蓄積しています。データを活用して顧客ニーズを把握し、より効果的なマーケティング戦略を立案することが可能です。

例えば、顧客の問い合わせ内容を基にターゲットを絞り込んだキャンペーンを展開するなど、マーケティングの精度向上にもつながります。

不動産・賃貸管理に特化したコールセンター3選

エスティーメンテナンス株式会社

エスティーメンテナンス株式会社が提供する「アクセス24」サービスは、スターツグループとして30年以上の賃貸管理のノウハウを活かし、24時間365日対応の不動産・賃貸管理向けコールセンターを運営しています。

オーナー対応、入居者対応の他にも、設備トラブルや生活騒音やゴミ出しマナーのトラブルなどクレームにも対応しています。

オーナーズエージェント株式会社

オーナーズエージェント株式会社は、賃貸管理に特化したコールセンター「プロコール24」を運営しています。賃貸管理業務に精通したオペレーターが、契約・解約手続きや設備故障、生活トラブルなど幅広い内容に対応します。

特に、騒音トラブル、マナー問題、迷惑駐車といった「ソフトクレーム」の対応に強みがあります。

株式会社リロクリエイト

「株式会社リロクリエイト」のコールセンター代行サービスは、住まいのトラブルに特化した不動産管理会社向けのコールセンターです。24時間365日、物件の設備トラブルや居住者からのクレームに迅速に対応します。

さらに、英語、中国語、韓国語をはじめ最大7ヶ国語まで対応可能。外国人からの問い合わせにもスムーズに対応できるのが強みです。

コールセンター導入で業務効率化と顧客満足度向上を実現

不動産・賃貸管理業務において、コールセンターの導入は業務効率化と顧客満足度の向上に大きく貢献します。また、24時間365日対応や多言語対応など、自社では難しかった対応も可能になる可能性があります。

ただし、コールセンターの利用には初期費用と月額費用がかかります。初期費用は数万円から数十万円程度まで幅があり、月額費用は業者によって異なります。料金体系は月額固定制、従量課金制、成果報酬型などがあり、契約条件により変動します。

近年では、オペレーター対応によるコールセンター以外にも、IVR（自動音声応答）を活用した電話の一次対応サービスも普及しています。

IVRサービスは24時間365日対応可能で、簡単な質問への自動回答、担当者への転送、通話内容の録音、自動文字起こしなど、コールセンターと遜色のない多彩な機能を備えており、導入・月額費用も安価です。

電話対応の課題解決ならIVRyがおすすめ

コールセンターはさまざまな企業が提供しているため、自社の課題に合ったサービス選びに迷うことがあるかもしれません。おすすめしたいのは、不動産・賃貸管理における電話対応の課題を効率的に解決するIVRサービス「IVRy（アイブリー）」です。

IVRyとは？

「IVRy」はIVR（Interactive Voice Response）を活用したサービスで、電話の着信に対して自動音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な内容を返答するクラウド型の電話受付代行・転送システムです。

日本全国どこからでも利用でき、初期費用不要かつ月額2,980円〜始められることから、電話業務の負担軽減や人手不足の解決法として利用されるケースが増えています。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで電話の一次対応を行います。自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

複雑な問い合わせや担当者への確認が必要な用件は音声録音（留守電）やAI電話（ボイスボット）が一次対応し、メールやSMSで通知を受け取ることができます。

通知方法はメールやチャットツールなど多彩

「IVRy」では、電話の着信があった際に「どの番号から着信があり、どのような流れで対応が完了したのか」をメールやLINE、Slack、Chatworkなどのチャットツールに即時通知します。

また、オプション機能として、通話音声を自動で文字に起こし、AIが要約して通知する機能も備えています。多彩な通知方法が揃っているため、自社のニーズに最適な選択できます。

有人電話代行サービスよりも導入が簡単

「IVRy」は導入の手間が少ないこともメリットのひとつです。コールセンターの場合、オペレーターへの事前インプットや綿密なコミュニケーションが必要になり、運用開始までに時間がかかることが多くあります。

「IVRy」は申し込み手続き完了後、利用デバイスに応じてアプリをインストールするか、ブラウザからログインし、電話対応のルール（分岐）を設定するだけです。

月額2,980円~低コストで利用可能

「IVRy」は電話の自動受付の他にも、迷惑電話対策や英語をはじめとする多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。申し込み後は最短当日から使い始めることができるので、すぐに利用したいケースにも対応できます。

電話対応の効率化や品質向上、業務改善をお考えなら、ぜひ「IVRy」をご検討ください。