会社の電話番号を変更する時はどうする？必要な手続きやメリット・デメリットなど

会社が移転するなどのケースでは、電話番号変更が必要なことがあります。その際は取引先や顧客に新しい電話番号を周知したり、関係各所への届け出などが必要です。この記事では、会社の電話番号を変更するときに必要な手続きや、電話番号を変更するメリット・デメリットを紹介します。

！！ご注意ください！！
ポイント活動（ポイ活）、懸賞応募、SNSの新規アカウント作成・認証などを目的とした電話番号の取得は、固く禁じております。

会社の電話番号を変更する時の手続き

各所へ変更届を出す

日本では会社を設立・立ち上げる際に、住所や電話番号を登録することになっています。登記を行う法務局には電話番号を登録する必要はないものの、税務署、市区町村役場、社会保険事務所、年金保険事務所などへ届け出を行っているはずです。税務署は、次の申告書を提出するときに合わせて電話番号の変更手続きが可能ですが、そうでないものは早めに変更手続きをしておきましょう。

顧客・取引先・社内へ周知する

すでに取引のある顧客や取引先、銀行などへ周知・変更手続きをするのはもちろん、地域住民への周知も必要です。他の営業店舗・事務所などへの周知や、パンフレット、会社HPサイトの修正をしたり、必要に応じて新聞広告やチラシ、CMなどを利用しましょう。

しばらくは電話番号が変わった案内ガイダンスを流す

周知を十分に行っても、以前の電話番号へかけてくる人はいます。そのためしばらくは、「株式会社○○は電話番号が変更になりました。新しい番号は…」とガイダンスが流れるようにしておくと安心です。これは「番号移転アナウンス」と言ってNTT東西各社で提供しているサービスですので、詳しくはお問い合わせください。

電話会社が変更になる場合は情報を移行させるなどの手続きも

もし電話会社が変更される場合は、旧電話番号使用時時に管理されていた顧客情報や電話帳などの情報が失われてしまう可能性があります。あらかじめデータのバックアップをとり、新電話番号でも問題なく使えるよう整備しておきましょう。

会社の電話番号を変更するケースとメリット

市外へ移転

設立当初はともかく、会社が成長してくると従業員が増えてオフィスが手狭になったり、家賃が思ったより高かった、などの問題が発生します。会社を移転することは、問題を解決するだけにとどまらず、「新たな風を入れる」「心機一転」といった意味合いも持ち合わせており、会社にとって重要な転記となる可能性もあります。さらなる拡大や繁栄の足掛かりとなるでしょう。

電話会社を変えるとき

電話料金のコストダウンをねらって、電話会社を変更したり、インターネットとの抱き合わせプランを変更するといったケースも考えられます。最近ではNTTの電話番号に限らず、IP電話など利用料を抑えた電話運用も可能です。月額基本料が無料になる、通話料が格段に安くなる、などの効果も考えられるので、一度検討してみるのはいかがでしょうか。

フリーダイヤルなどの特殊な電話番号を利用する時

フリーダイヤル（0120）、ナビダイヤル（0570）など、特殊な電話番号を利用する際も電話番号が変更になります。なお、フリーダイヤルとは発信元ではなく、電話を受けた側・フリーダイヤル契約者側が通話料を負担するサービスです。

ナビダイヤルとは、全国各地に拠点があっても、すべて同一の0570で始まる電話番号でつなぐことができ、発信元から最も近い拠点へ自動的に電話をつなぐサービスです。

迷惑電話が多すぎる場合

会社の代表電話番号へ、営業電話や迷惑電話が多すぎる場合など、電話番号を変更することで対応する場合があります。このケースだと迷惑電話から逃れることはできますが、ほかの手続きを考えるとコストの方が多くなってしまう可能性もあります。

会社の電話番号を変更するデメリット

手続きが面倒

移転に伴う電話番号の変更手続きは仕方ありませんが、それ以外の理由で会社の電話番号を変更するのは、手続など労力・お金がかかってしまうのでおすすめできません。電話工事や印刷物の再発行など、別の費用が発生することも多く、慎重に考える必要があるでしょう。

情報消失などのリスク

携帯電話だとイメージしやすいかと思いますが、電話番号を変更することでアカウントそのものが凍結してしまうことがあります。また、旧電話番号で迷惑電話ブロックや転送電話などのサービスを利用していた場合、登録していた電話帳データは消失します。新たにゼロからデータを作り直す必要があるでしょう。

顧客・取引先の協力が必要

会社の電話番号を変更する場合、顧客や取引先の協力が絶対に必要です。電話番号の変更には、手続きなど面倒な作業が伴いますが、周囲にも少なからず迷惑をかけることを心得ておきましょう。

アイブリーなら電話番号を変更しても履歴が残ります

電話自動応答サービスアイブリーは、電話をかけたときに「○○の問い合わせは1番を押してください…」と案内するサービスを提供しています。アイブリーのサービスは電話番号を変更しても履歴が残るようになっていますので、データ消失の心配がありません！

アイブリーには顧客情報管理機能が備わっていますので、顧客の住所・電話番号・性別などのデータのほか、過去の電話履歴、やり取りのメモなどをずっと保存しておけます。もちろん移転に伴う電話番号の変更があっても、データは残ります。将来的に電話番号の変更を考えているが、データの移管が面倒…と思っているなら、ぜひアイブリーをご検討ください！

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PC・スマホで固定電話が使えるようになる

アイブリーで電話番号を取得することで、PC・スマホからフリーダイヤルや固定電話番号で発着信ができるようになります。

外出先やリモートでも会社の電話番号での発信や、固定電話がなくても固定電話番号の利用ができるため、電話業務の利便性向上や固定電話機のコスト削減が可能です。

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アイブリーは電話番号の取得だけでなく、電話自動応答システムとしての便利な機能も多数搭載しています。

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