実は中小企業で導入が増加中！電話対応の救世主、IVRとは？

中小企業にとって、電話は顧客対応や営業活動を支える重要な連絡手段です。しかし、電話対応に時間を取られ、本来の業務に集中できないと感じている経営者や担当者も少なくありません。こうした電話課題を解決する手段として、多くの企業に導入されているのがIVR（自動音声応答システム）です。

この記事では、IVRが中小企業の電話対応にどのように役立つのか、その仕組みや導入メリット、さらにおすすめのサービスを解説します。

実は大きな負担になっている？中小企業に潜む電話の負とは

多くの中小企業にとって、電話は顧客との重要な接点であり、日々の業務に欠かせないものです。しかし、限られた人員で他の業務と並行しながら対応しなければならず、電話が鳴るたびに作業が中断され、業務効率が低下することも珍しくありません。

同様の問い合わせが頻繁に寄せられる場合、何度も同じ説明を繰り返さなければならず、単調な対応が負担となって、疲労の蓄積につながります。また、営業時間外や外出中に電話対応できない場合は、商談の機会を逃すことや、対応の遅れが顧客の不満となるリスクも考えられます。

万が一、クレームが発生すれば、従業員の精神的負担が増すだけでなく、通常業務に割く時間が減少し、生産性の低下を招く可能性もあります。

このような電話対応の負担を避けられないものと考え、対策を講じていない企業も少なくないでしょう。しかし、近年は、IVR（自動音声応答システム）を導入することで、電話対応を効率化し、従業員の負担軽減に成功している中小企業も増えています。

IVRとはどのようなシステムなのか、以下で具体的に解説します。

電話に自動で対応してくれるIVRってどんな仕組み？

IVR（自動音声応答システム）という言葉を耳にしたことはあっても、具体的な仕組みを理解している人は少ないかもしれません。

IVRとは、電話の着信に対して自動音声ガイダンスが応答し、相手のプッシュボタン操作や音声認識によって適切な情報を提供したり、担当部署に転送したりするシステムです。

企業の問い合わせ窓口に電話をかけた際、「〇〇のお問い合わせは1を、△△は2を押してください」といった音声案内を聞いたことがある人は多いでしょう。これはIVRの代表的な活用例であり、企業の代表電話やカスタマーサポートをはじめ、飲食店、クリニック、美容室など、さまざまな業界で導入されています。

これまで、IVRは大企業向けのシステムと考えられていましたが、クラウド型のIVRサービスが登場したことで、中小企業や個人事業主が手軽に導入できるようになりました。

クラウド型IVRは、インターネット回線があればすぐに導入できるケースが多く、専用機器の設置や工事も不要です。さらに、企業の業務に合わせて柔軟に設定を変更できる点も、大きな特長の一つです。

IVR導入で何が変わる？中小企業にもたらす効果

では、IVRを導入することで、中小企業の電話対応はどのように変わるのでしょうか？具体的な導入効果を見ていきましょう。

電話の自動受付による業務効率化

IVRを導入すると、電話の一次受付を自動化できるため、従業員は電話対応に追われることなく、本来の業務に集中できます。事前の設定により、よくある問い合わせへの自動回答も可能になり、同じ説明を繰り返す負担や業務の中断も減少します。

電話の取りこぼしや機会損失の防止

IVRは、営業時間外や担当者が不在の場合でも自動応答できるため、顧客や取引先からの連絡を取りこぼすリスクを低減できます。緊急連絡や担当者への確認が必要な場合は、音声録音（留守電）やAI電話（ボイスボット）が一次対応し、メールやチャットで通知を送ることも可能です。
※オプションサービスの場合あり

24時間365日受付による顧客満足度の向上

IVRは24時間365日稼働し、休日や営業時間外でも自動音声による案内が可能です。電話がつながらない状況を防ぎ、問い合わせ対応のスピード向上や待ち時間の短縮に貢献します。スムーズな顧客対応につながるため、結果として顧客満足度の向上も期待できます。

人件費の最適化

IVRが電話の一次対応を担うことで、営業電話や迷惑電話を自動でフィルタリングできます。不要な電話への対応時間を削減し、限られたリソースを有効活用できるため、人件費の最適化につながる可能性があります。

多くの中小企業に支持される「IVRy」とは

IVRを導入したいと考えていても、「どのサービスを選べば良いかわからない」と悩む企業は少なくありません。

中小企業がIVRを導入する際には、「実用的な機能」と「導入しやすい料金」のバランスが重要です。これらを両立できるサービスを選ぶことが、電話対応の効率化と業務負担を軽減する鍵となります。

「IVRy（アイブリー）」は、中小企業や個人事業主が導入しやすいクラウド型のIVRサービスです。インターネット回線があれば日本全国どこでも導入でき、事業規模に合わせて選べる豊富な機能と複数の料金プランがあります。

IVRyが選ばれる理由

直感的で使いやすい管理画面

「IVRy」は、特別な知識がなくても簡単に操作できるシンプルで直感的な管理画面を採用しています。複雑な設定は不要なため、ITツールに不慣れな人でもスムーズに導入・運用が可能です。導入したその日からすぐに活用でき、電話業務の効率化を即座に実感できます。

不要な電話を遮断するホワイトリスト・ブラックリスト機能

「IVRy」には、電話を効率的にフィルタリングできる「ホワイトリスト・ブラックリスト」機能があります。
ホワイトリストは、特定の電話番号からの着信に対して自動音声案内をスキップし、電話をダイレクトに受け取れる機能です。一方、ブラックリスト機能は、登録した電話番号からの着信を自動でブロックするため、不要な営業電話や迷惑電話対策に効果的です。

適切な担当者へ振り分ける自動転送機能

「IVRy」の電話転送機能を活用すると、電話を適切な部署や担当者へ自動転送できます。例えば、営業に関する問い合わせは営業担当者の携帯電話に転送設定すれば、外出先でも対応できるため、折り返し対応の手間を省くことが可能です。顧客対応スピードが向上するとともに、商談や取引のチャンスを逃すリスクを最小限に抑えられます。

情報把握を効率化する自動文字起こし・要約機能

「IVRy」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、発話内容を正確にテキスト化したうえで、要点を自動要約する機能があります。必要な情報を短時間で把握できるため、対応の迅速化に貢献します。また、生成されたテキストデータは、クレーム対応や契約内容の管理など、正確な記録が求められる場面にも活用できます。

中小企業が導入しやすいIVRyの料金

「IVRy」は中小企業が導入しやすいリーズナブルな価格設定が魅力です。電話の自動応答に必要な最低限の機能を備えたスタータープランは月額2,980円から。手軽にIVRを導入したい企業に最適です。

また、1か月無料トライアルがあるため、実際に使い勝手を試してから本格導入を検討できます。さらに、業務内容に応じて必要な機能を追加できるオプションも充実しており、自社の電話対応に最適なプランを柔軟にカスタマイズできます。

IVRyの導入事例

「IVRy」はさまざまな業種の中小企業に導入され、業務効率化や電話対応の負担軽減に貢献しています。実際に導入した企業からは、「IVRyがなくてはならない存在になった」という声が寄せられています。

飲食店の導入事例

ある少人数運営の飲食店では、営業時間中の予約受付や問い合わせ対応が大きな負担になっていました。特に忙しい時間帯は余裕がなく、丁寧な電話対応ができないことでクレームにつながるケースもあり、電話対応の難しさを感じていたといいます。

そこで、電話自動応答「IVRy」のAI電話予約サービスを導入。予約受付を自動化したことで、スタッフの業務負担が軽減され、業務効率が向上しました。

現在では、電話の半数以上を自動対応できるようになり、スタッフが調理や接客に専念できる環境が整っています。電話対応の負担が減ったことで、より質の高いサービスの提供が可能になった好例です。

クリニックの導入事例

東京都内のあるクリニックでは、予約電話の増加により、既存の固定電話システムでは対応しきれない状況に直面していました。受付担当者は、電話による問い合わせや予約受付に加え、院内の案内や会計業務も並行して行っていたため、業務が煩雑化し、対応に追われる状況が続いていました。

そこで、電話自動応答「IVRy」を導入。診療時間や予約に関する案内を自動化し、スタッフは人による対応が必要な電話のみに集中できるようになりました。

その結果、受付業務の負担が軽減され、よりスムーズな患者対応が可能に。電話業務の効率化を実現したことで、患者満足度の向上にもつながっています。

IVRyの導入にリスクはないの？よくある疑問点を解説

Q1. IVRy導入時に今の電話番号を変更する必要がある？

A1. 「IVRy」は現在の電話番号をそのまま利用できるため、社員の名刺やパンフレット、Webサイトの情報などを変更する必要がありません。顧客への周知も不要なため、ビジネスへの影響を最小限に抑えながら、スムーズに導入できます。

Q2. IVRyに無料お試し期間はある？

A2. 「IVRy」では1か月の無料トライアルを提供しており、実際の使用感を確かめたうえで本格導入を検討できます。また、トライアル期間中に業務フローに合わせた調整やカスタマイズを行うことで、本格導入後のスムーズな運用につなげられる点も大きなメリットです。

Q3. ITツールを使いこなせる自信がないけど大丈夫？

A3. 「IVRy」の管理画面は直感的に理解・操作できるよう設計されており、ITツールやPC・スマホの操作に不慣れな方でも簡単に扱えます。さらに、専任スタッフが導入から運用までサポートするため、操作に不安がある方でも安心して利用できます。

まとめ

電話対応に追われて業務に集中できない、重要な電話を逃してしまう——。

こうした悩みは、多くの中小企業が直面している課題です。電話自動応答「IVRy」を導入すれば、不要な電話対応を減らし、必要な電話にだけ迅速に応答できる環境を整えられます。

まずは、1か月の無料トライアルで実際の効果をお試しください。また、詳しい機能や料金、導入事例をまとめた資料もご用意していますので、ぜひお気軽にご請求ください。