取材、打ち合わせ中の電話対応による中断がゼロに。必要なものだけ対応でき、毎日1時間弱の電話対応削減へ【Webメディア『ものづくり新聞』／株式会社パブリカ】

株式会社パブリカについて

東京都江東区にある株式会社パブリカは、「あらゆる人が ものづくりを通して 好奇心と喜びでワクワクし続ける社会の実現」を目指し、製造業向けメディア事業「ものづくり新聞」の作成と製造業を中心とした企業向けコンサルティング事業を行っている企業です。

ー 伊藤さんの業務内容について教えて下さい。

伊藤さん：パブリカの代表をしています。

導入前は代表個人の携帯電話へ転送。電話対応で打ち合わせが中断することも...。

ー IVRy導入前の電話応対フローと課題について教えて下さい。

伊藤さん：当社に関わる方は業務委託が多く、社員でいうと4名ほどなので、総務や人事など専門のポジションがない状況です。ですから、03で始まる代表電話はあるんですが、電話がかかってくると、私の携帯電話に転送されるスタイルでした。

私が会議や打ち合わせ、出張で飛行機を降りたときも、新幹線に乗っているときも、代表電話が転送されて、携帯電話が鳴っていましたね。社員の誰かに電話を取ってもらおうと思ったこともあるのですが、設定を切り替える手間もかかり、かつ一時期は転送切り替えができない仕組みだったので、そもそも受けるしかないという状態でした。

件数は、プレスリリースなどを打った時は問い合わせが集中して1日5～6件かかってきて、平均すると1日3件前後かかってきていました。件数はそんなに多くないように見えるのですが、1回かかってくると対応に時間がかかるものが多くて、1回の電話で10～15分、手が取られてしまっていたんです。

すぐに終わるものはいいんですが、時間がかかるものが会議のときや打ち合わせのときにも容赦なくかかってきていたのと、営業電話もかかってきていて、切りたくても切らせていただけないものもあり困っていました。

ー IVRyの導入の決め手は何だったのでしょうか。

伊藤さん：どうにかならないかなと探していて、秘書サービスも考えたんですが、お値段がかかっていて、そこまで使うほどではないかなと思って我慢していました。

知り合いのITベンチャーの方から、IVRyの紹介をいただいて、電話応答してくれる仕組みがあることを知りました。

そこからIVRyを検索して、価格表を見せてもらったらお値段もそこまで高くなく、トライアルもできるということで試してみました。

ー 導入時のサポートはいかがでしたか。

伊藤さん：トライアルで触ってみたら、「こんなこともできるんだ」と説明も読まずに、サポートに頼ることも無く、自分で設定できましたね。

UIも問題なく、「これこれ！これがやりたかったんだ」というように思い、最初にあったサンプルを活用して、それを見てできることがわかったので、並べ替えたり、追加したりしました。

導入を決めて、自分で設定し、スタッフで試しに掛けてみて問題ないかをチェックしたり、Slackに設定した流れで、2日で設定を終えることができました！

1日の電話対応がほぼゼロへ。Slackと併用して、どこからでも確認が可能に

ー 実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えて下さい。

伊藤さん：一番は、文字を入力するとそのまま音声で読み上げてくれることです。わざわざ他の録音などを使わなくてもいいのは大変助かります。

加えて、そのまま読み上げたものも違和感なく聞けたので、それが一番便利だなと感じました。

スタッフも、代表がいつも電話にでているのが「どうにかならないかな」「忍びない」と感じてくれていたみたいで、IVRyを導入して電話に出なくなったので、ほっとしてくれているみたいです。

実際に、1日にかかってくる電話の8割ぐらいが営業目的です。営業の電話は留守番電話に録音を依頼しているのですが、ほぼ録音される方がいないので、助かっています。

他の取材依頼と取引のある方は、今でも私の携帯に転送がかかるようにしています。ですが、取材依頼などもそこまで多くないので、私の電話対応時間はほぼゼロになりました！

録音を確認することはしていますが、これまでの1日何十分も電話に使っていた時間が削減されましたし、また会議や誰かと話をしていたときに電話で割り込まれることが無くなったので、ご迷惑をお掛けしなくなったなって嬉しいです。

あと、予想外に良かったのは、Slack通知です。Slack通知があると、電話があったんだと分かるので、IVRyのアプリにいき内容を確認しています。この通知は便利ですね。

外出先でもどこでも確認でき、内容を確認して折り返しもできるので、会社にいなくても大丈夫というのはありがたいです。

ー 最後にIVRyにメッセージをお願いします。

伊藤さん：私の周りはまだまだIVRyさんを知らない方が多く、もっとメジャーになってほしいです。広報の方、頑張ってください！

ー 本日は貴重なお話をありがとうございました！ご担当者様のご期待に添えるよう電話DXを引き続きサポートして参ります！

※記事内のIVRyに関する情報はインタビュー時点での情報となるため、現在の情報とは異なる場合がございます。予めご了承ください。