アウトバウンドコール業務の効率化は、多くの企業にとって重要な課題です。人手による架電業務には、人件費や時間的コストがかかるだけでなく、オペレーターの精神的負担が大きいという側面もあります。

本記事では、こうした課題を解決する手段として注目される「オートコールシステム」について、基本的な仕組みからメリット・デメリット、そして自社の目的に合ったサービスの選び方までを詳しく解説します。

オートコールシステムとは？

オートコールシステムとは、あらかじめ用意したリストに基づき、コンピューターが自動で電話を発信するシステムです。事前に録音した音声やテキストを読み上げた音声を流すことで、人手を介さずに多数の相手へ一斉に情報を伝えられます。

一方的なメッセージを送るだけでなく、IVR（自動音声応答）の技術を活用し、プッシュボタン操作による双方向の対話も可能です。これにより、簡単なアンケート調査や予約確認なども自動化できます。

オートコールシステムの主な機能

最新のオートコールシステムには、単に電話をかけるだけでなく、業務を効率化するための多彩な機能が搭載されています。

オートコールシステムの導入メリット

基本的な仕組みを理解したところで、次に導入によって得られる具体的なメリットを見ていきましょう。業務効率の向上からコスト削減まで、その利点は多岐にわたります。

業務効率の向上

最大のメリットは、架電業務の大幅な効率化です。人間のオペレーターが1日にかけられる電話の件数には限りがありますが、システムを使えば数万件単位の架電も可能になります。

これまでオペレーターが費やしていた「電話をかける」「相手が応答するのを待つ」といった時間を削減できるため、人はより創造的で高度な対応が求められる業務に集中できるようになります。

コスト削減の可能性

業務の自動化は、人件費の削減に直結します。多数のオペレーターを雇用する必要がなくなるため、採用や教育にかかるコストも抑えられます。

また、応答がない、話中、即時切断といった非生産的な通話をシステムが自動で処理するため、無駄な通話料の発生も防げます。

顧客対応の品質向上

オートコールは、オペレーターの負担を軽減する点でも大きなメリットがあります。特にテレアポや督促業務では、顧客からの厳しい言葉に精神的なストレスを感じることも少なくありません。

システムが初期対応を自動化することで、オペレーターは関心を示した見込み客との対話に集中でき、より質の高いコミュニケーションが実現します。結果として、従業員の満足度向上や離職率の低下にもつながるでしょう。

オートコールシステムのデメリット

多くのメリットがある一方で、オートコールシステムにはいくつかのデメリットも存在します。導入後に後悔しないためにも、事前に課題点を把握しておくことが重要です。

顧客の反応が薄い可能性

自動音声による一方的な案内は、相手によっては「迷惑電話」と捉えられ、すぐに電話を切られてしまう可能性があります。特に、若年層へのアプローチには向いていないケースもあるでしょう。

ターゲット層の特性を考慮し、メッセージの内容や発信する時間帯を工夫することが求められます。

柔軟な対応が難しい

事前に設定されたシナリオに基づいて応答するため、予期せぬ質問や複雑な要望に対して柔軟に対応することは困難です。

クレーム対応や詳細な商品説明など、人間によるきめ細やかな対応が求められる業務には不向きと言えるでしょう。必要に応じてオペレーターへ転送するフローを組み込むなどの対策が必要です。

セキュリティとプライバシーのリスク

クラウド型のサービスを利用する場合、顧客リストという重要な個人情報を外部のサーバーに預けることになります。

万が一の情報漏洩を防ぐためにも、サービス提供元のセキュリティ対策が信頼できるものか、事前にしっかりと確認する必要があります。プライバシーマークやISMS認証の取得状況も、信頼性を測る一つの指標となります。

オートコールシステムの選び方

メリットとデメリットを理解した上で、次に自社に最適なサービスを選ぶためのポイントを解説します。機能、料金、導入形態の3つの観点から比較検討しましょう。

機能面の確認ポイント

まずは、自社の利用目的に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。例えば、営業活動で利用するならCRM/SFA連携機能は必須でしょう。

アンケート調査が目的なら、複雑なシナリオ分岐を設定できるIVR機能が求められます。自社の課題を洗い出し、それを解決するために必要な機能をリストアップすることから始めましょう。

料金体系の比較

料金体系はサービスによって大きく異なります。主に「初期費用」「月額基本料」「通話料」で構成されています。

月額料金が安くても、通話料が従量課金制で高額になるケースもあります。逆に、月額料金が高くても一定の通話料が含まれているプランも存在します。自社の想定利用量と照らし合わせて、総所有コスト（TCO）で比較することが重要です。

導入形態の選択

オートコールシステムには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの導入形態があります。

• クラウド型: インターネット経由でサービスを利用する形態。サーバーなどの設備が不要で、初期費用を抑えて短期間で導入できます。現在の主流はこちらです。
• オンプレミス型: 自社内に専用のサーバーを設置する形態。高度なカスタマイズが可能でセキュリティも強固ですが、高額な初期投資と専門知識が必要です。

小規模オフィスやスモールスタートを検討している場合は、手軽に始められるクラウド型がおすすめです。

オートコールシステムの比較ポイント

自社に合ったサービスを選ぶためには、さらに具体的な比較ポイントを押さえておく必要があります。ここでは、特に重要な3つのポイントについて掘り下げて解説します。

最大コール数の比較

1時間に発信できる件数（最大コール数）は、サービスによって大きく異なります。数千件程度のものから、1時間で30万件以上発信できる強力なシステムまで様々です。

アンケート調査など、量を重視する業務であれば最大コール数の多いサービスが適しています。ただし、コール数が多くなるほど料金も高くなる傾向があるため、自社の業務規模に見合った性能のサービスを選びましょう。

音声の質とバリエーション

自動音声の品質は、顧客に与える印象を大きく左右します。機械的な音声だけでなく、プロのナレーターによる自然な音声を選べるサービスもあります。

また、テキストを読み上げて音声データを作成する「テキスト読み上げ機能（TTS）」の品質も重要です。実際にデモなどで音声の質を確認し、自社のブランドイメージに合ったものを選びましょう。

サポート体制の確認

特にIT専門の担当者がいない小規模なオフィスでは、導入後のサポート体制が非常に重要です。

トラブルが発生した際に電話やメールで迅速に対応してくれるか、設定方法について丁寧に案内してくれるかなど、導入前にサポート体制の充実度を確認しておきましょう。

おすすめのオートコールシステム

ここでは、数あるサービスの中から特徴的なものをいくつかピックアップしてご紹介します。自社の目的や規模に合わせて比較検討してみてください。

オートコールシステム導入後の運用

オートコールシステムは、導入して終わりではありません。効果を最大化するためには、継続的な運用と改善が不可欠です。

運用のポイント

成功の鍵は、PDCAサイクルを回し続けることです。まずはキャンペーンの目的を明確にし、ターゲットに合わせたメッセージを作成します。

実施後は、レポート機能を活用して接続率や応答率などのデータを分析し、課題を特定します。そして、メッセージの内容や発信する時間帯、ターゲットリストなどを見直し、改善を繰り返していくことが重要です。

効果測定の方法

運用の成果を客観的に評価するためには、KPI（重要業績評価指標）を設定することが不可欠です。

例えば、テレアポであれば「アポイント獲得率」、督促業務であれば「入金率」などがKPIとなります。これらの数値を定期的に測定し、改善活動が成果に結びついているかを確認しましょう。

オートコールを導入の際の注意点

オートコールシステムを導入する際は、特定商取引法などの法律を遵守することが絶対条件です。特に、消費者が「不要」という意思を示した場合の再勧誘は法律で禁止されています。

そのため、発信禁止リストを確実に管理できる機能を備えた、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。安価なだけのサービスに飛びつかず、コンプライアンス体制もしっかりと確認しましょう。

無料で電話業務の自動化を試すならアイブリー

「アイブリー」なら完全無料で、問い合わせ業務の自動化をお試しいただけます。

※無料でご利用いただけるのは30着電まで

便利な電話自動応答機能が多数

アイブリーは、電話自動応答システムとしての便利な機能を多数搭載しています。

よくある質問の自動回答や営業電話のブロック、担当者への振り分け、Webページへの誘導、電話内容の管理など、あなたの代わりに電話業務を効率化します。

上記の機能も30着電まで無料でご利用いただけます。

アイブリーのフリープランで今すぐ電話番号を取得しよう

アイブリーの無料アカウント登録フォームから基本情報を入力し、050番号の場合は即時発行、固定電話番号の場合は本人確認の手続き後の番号申請フォームよりご希望の市外局番を承ります。

※番号の在庫がない場合はご希望に添えない可能性があります

さらにアイブリーは基本料金・電話番号維持費が30着電まで無料で利用できます。

簡単に電話番号を取得したい、電話に関わる業務を楽にしたい、という方は、まずは無料でアイブリーをお試しください。

※2025年11月1日、料金プランの月額料金およびサービス内容を改定させていただきました。今後もお客さまに安心してご利用いただけるサービスを提供してまいります。

料金プランの改定内容について詳しくは、下記のURLからご確認ください。

https://ivry.jp/pricing/