電話自動応答サービス~動物病院での利用ケース

動物病院では、飼い主からの問い合わせ電話が多いと言われます。電話に対応していると、来院中の患者さんの応対・診察に支障が出たり、逆に診察・看護など対応をしていると電話に出られない、といった問題があるそうです。今回は、実際に自動電話応答サービスを導入した動物病院のケースを紹介します。

動物病院での電話自動応答サービス利用ケース①電話対応にかかるコストを7割削減!

ある動物病院では、飼い主からの問い合わせ電話が多く、来院中の患者への対応が思うようにできませんでした。電話による問い合わせは、診療時間や休診日、混雑状況などの問い合わせが大部分を占めており、動物病院の公式ホームページにも掲載していることを案内してはいましたが、なかなか問い合わせの電話は減らなかったと言います。

そこで、こちらの動物病院では、電話自動応答サービスを導入しました。診療時間や混雑状況など、よくあるお問い合わせに関しては自動音声による応答にしたところ、対応が必要な電話が7割も減少しました。電話をかけると、最初にスタッフの肉声ではなく、音声ガイダンスが流れるようになりましたが、患者からの不満の声は上がっていません。電話応答の手間が減ったことで、来院中の患者に十分な対応ができるようになったそうです。

動物病院での電話自動応答サービス利用ケース②すべての電話に対応できるように!

ある動物病院では、来院中の患者への対応を優先しており、かかってきた電話をほとんど受けることができませんでした。そのため、つねに留守電の状態で、メッセージを残してください、と伝えてはいたものの、メッセージが残っていることは少なかったと言います。また、すべての留守電に折り返し電話をするというのも無理があり、どうしたらよいか悩んでいたそうです。

そこで、こちらの動物病院でも電話自動応答サービスを導入。SMSで予約専用サイトを案内するようにしたところ、予約のためにわざわざ電話をせず、はじめから予約専用サイトを活用する患者が増えたと言います。また、折り返し電話が必要な方は留守電にメッセージを残すように案内したことで、メッセージを残してくれる件数も増加し、折り返し電話もしやすくなったそうです。

動物病院での電話自動応答サービス利用ケース③夜間・休日など診療時間外の電話にも対応!

ある動物病院では、夜間や休診日にかかってくる電話の対応について悩んでいました。診療時間外でも電話を受けるようにすると、十分な休日を確保できなくなってしまいます。また、せっかく電話を受けても「診療時間外です」とだけ案内するのでは、患者さんに申し訳なく感じていたそうです。

そこで、こちらの動物病院でも電話自動応答サービスを導入しました。診療時間外にかかってきた電話に対しては、やわらかい女性の声で、ていねいに、診療時間外であることや、時間外診療についての説明、診療時間を案内などをするようにしたところ、印象がよくなり、未然にトラブルを防ぐことができるようになりました。GWや年末年始など、休診日が不定期になるときも、自由に案内の音声を変更ができるなど、使い勝手がよいところも魅力だと言います。

電話自動応答サービス「IVRy」は、AIによる自動音声を好きな文章に編できます。よくある問い合わせに対してはSMSで返答したり、問い合わせの内容によって自動的に担当者を振り分けることも可能です。振り分けフローチャートも好きなようにルールを作ることができますよ。

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コロナ渦のリモートワーク実現のため、電話対応を自動化し、電話番のためのスタッフの出社や負担を軽減|株式会社トップライン

よくある電話質問を自動応答し、目の前の患者さんのケアへの集中や本当に必要な問い合わせのみを受けることを実現!|東京ビジョンアイクリニック阿佐ヶ谷

担当者への電話の取次や営業電話への対応を自動化し、スタッフがお客様への接客に集中できる環境作りに貢献!|すすむ屋茶店

しつこい営業電話の対応を自動化!電話対応の時間を8割削減し、業務効率化を実現|株式会社BiiiiiT

お客様の電話の取りこぼし削減。必要な電話だけ対応することで、業務改善を実現!|株式会社イコリス

動物病院の利用ケース

機能
自動応答、SMS返信、電話転送、音声録音
デバイス
PC・スマホ
ブラウザ
Google Chrome
  • ・よくある質問を自動化
  • ・要件に合わせて転送