オートコールとは？自動発信で電話業務の手間とコストを削減する仕組み

架電業務にかかる手間やコストを削減したいと考える企業が増えるなか、注目を集めているのが「オートコール」です。リマインダー連絡や一斉通知、テレアポの自動化など、架電にまつわるさまざまなシーンでオートコールの活用が進んでいます。

この記事では、オートコールの仕組みや具体的な活用例、導入時の注意点、システム選定のポイントをわかりやすく整理します。音声ボット型の自動発信システムを活用すれば、人手を介さず業務効率を大幅に改善できるでしょう。

1.オートコールとは

オートコールとは、事前に登録した電話番号に対して、自動で音声メッセージを発信する仕組みです。音声は録音データまたはTTS（Text To Speech）による合成音声で構成され、発信のタイミングや内容を自由に設定できます。人手をかけずに架電が可能となり、業務の効率化に貢献します。

また、IVR（電話自動応答）との連携により、受電者からの応答を受け取ることができるサービスもあります。通知、顧客のフォローアップ、緊急連絡など多様なシーンで活用されており、ボイスボットを使ってオペレーターを介さずに発信業務を自動化できます。

2.オートコールの活用例とメリット

オートコールは単なる自動発信ツールにとどまらず、業種や業務内容に応じて多彩な使い方ができます。

ここでは、オートコールが活用されている代表的なケースを4つのカテゴリに分けて紹介します。オートコールの導入によってどのような業務課題を解決できるのか、具体的な効果も見ていきましょう。

リマインダー通知（病院・美容室・士業など）

オートコールは、予約確認や来店案内といったリマインダー連絡に活用されています。特に病院や美容室、士業のような予約制の業務では、無断キャンセルによる損失を防ぐうえで効果的です。

事前に自動で電話連絡することで、稼働率を安定させながら、人手をかけずに連絡業務を徹底できます。通知する時間帯やメッセージの内容を細かく調整し、顧客ごとに柔軟な対応が可能です。また、オートコールで電話を受けた側は「1」を押して確認、「2」でキャンセルといった簡単な操作で返答ができます。

一斉連絡・安否確認（学校・企業・自治体など）

災害や非常事態の発生時は、学校や企業、自治体で迅速な情報伝達が求められます。オートコールを使えば、数百件から数千件の電話を短時間で一斉に発信でき、安否確認や指示の周知に役立ちます。

受信者からの応答をプッシュ番号で取得し、「1」は「無事」、「2」は「要救援」といった形で記録・集計することも可能です。従来の手動による連絡に比べて大幅な時間短縮が期待でき、即時性の高い対応が実現できます。

また、SMSやメールと併用することで、より多くの対象者へ確実に情報を届けられます。

顧客満足度やアンケートの調査（サービス業・EC・行政など）

オートコールは通話形式のアンケートにも幅広く利用されています。インターネット環境が整っていない高齢者や電話中心の顧客にも対応でき、対象者の幅を広げられる点が特徴です。

サービス利用後のフォローコールに組み込めば、顧客からの信頼度向上にもつながるでしょう。質問は音声で案内され、電話機のプッシュ操作で簡単に回答できます。回答データは自動的に記録・集計されるため、分析作業の手間も省けます。短期間で多くの回答を得たい場面でも、費用対効果の高い手法として有効です。

営業活動（テレアポ・フォローコールなど）

営業分野では、テレアポの初回連絡や資料請求後のフォローにオートコールが活用されています。自動でアプローチすることで、担当者が確度の高い見込み客に集中できる体制を構築可能です。発信時間やメッセージ内容をリストの条件に応じて変更できるため、効率的な運用が実現します。

さらに、反応が得やすい時間帯に合わせて発信できる点もオートコールの強みです。通話内容は自動で記録され、CRM（顧客管理システム）と連携すれば顧客情報の一元管理にも対応できます。人手に頼らず、営業活動を仕組み化する手段として注目されています。

3.オートコール導入時の注意点

オートコールを導入する際は、活用メリットだけではなく、リスクにも目を向ける必要があります。一方的な自動発信は、受信者によっては迷惑電話だと受け取られるため、配信の内容や頻度には十分注意しなければなりません。

また、個人情報を含む電話番号リストを管理するために、セキュリティ体制の整備が欠かせません。通信障害や回線の混雑による遅延・発信ミスも想定し、対応策を準備しておくことも重要です。

さらに、高齢者や固定電話の利用者にも配慮した音声設計と、発信ログを残す体制を整えておくことで、運用上のトラブルを最小限に抑えられるでしょう。

4.オートコールサービス選定のポイント

オートコールを導入する際は、単に自動で発信できる機能だけではなく、自社の業務内容や目的に適したシステムかどうかを見極めることが重要です。

最大同時発信数

イベント通知や督促の連絡、販促キャンペーン、通販のリピート促進など、対象者が多い業務では架電の処理能力が業務全体のスピードと品質に直結します。

同時通話数が少ないシステムでは、処理が遅れたり混雑が発生したりするおそれがあります。需要の変動に応じて通話数を最適化し、回線の混雑を避けられる仕組みがあるかを確認しましょう。

また、架電先のリスト件数に応じて、柔軟にスケーリングできる構成であることも、選定時の大きな判断材料です。

音声の質とバリエーション

オートコールで使用する音声の印象は、受け手の反応率や信頼感に大きく影響します。ロボットのような機械的な音声ではなく、自然な合成音声（TTS）を採用しているシステムであれば、案内がよりスムーズに伝わるでしょう。

シナリオに応じて複数の声質や話者を選べる機能があれば、利用シーンに合った対応が可能です。感情や抑揚のある音声を活用することで、相手の興味を引きやすくなります。

料金体系（定額制・従量制）

月額型のオートコールシステムは、発信件数が多い場合にコストを抑えやすく、長期的な運用に適しています。

一方、従量課金型は利用量に応じて課金されるため、短期間や小規模な運用におすすめです。どちらのプランが自社の利用形態に合うかを考えてみてください。また、初期費用や最低利用期間、通話単価といった詳細な費用構成も比較しましょう。

「0570」から始まるナビダイヤルへの発信に対応しているかどうかも、業務内容によっては確認しておきたいポイントです。

具体的な内容は「自動音声システムと電話料金の仕組みを解説！」を参照してください。

既存システムと連携できるか

CRMやSFA（営業支援システム）、予約管理ツールなどとのAPI連携ができるオートコールシステムあれば、データの受け渡しがスムーズになり、運用負荷を軽減できます。CSVの手動アップロードだけでなく、自動連携に対応しているかどうかを事前に確認しましょう。

外部ツールとの連携を柔軟に行えるシステムであれば、将来的な拡張運用にも対応しやすくなります。

搭載機能（通話録音・SMS送信・オペレーター転送など）

オートコールに通話録音機能があれば、対応内容の確認や通話品質の分析に役立ちます。また、電話に出られなかった相手に対して、SMSで再通知する仕組みがあれば、到達率の向上につながるでしょう。

また、架電先の応答に応じてオペレーターへ自動転送できる機能があると、有人対応が必要なケースにも柔軟に対応できます。こうした機能が備わっているかを確認することで、運用上のミスマッチを防げる可能性が高まるでしょう。