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よくある問い合わせを自動音声対応にすることで、電話に出るストレスから解放!【合同会社ハングアウト】

ー 深瀬さんの業務内容について教えて下さい。

深瀬さん:複数のレンタルスペースを遠隔運営しています。スペースの種類は撮影スタジオやパーティースペースとさまざまです。レンタルスペースの運営以外にも、レンタルスペース業の開業支援も行っています。

時間に関係なく問い合わせの電話を受ける日々。お客様の電話がモーニングコールになることも

ー IVRy導入前の電話応対フローと課題について教えて下さい。

深瀬さん:今までは、問い合わせの受付番号として、自分の携帯電話番号を設定していました。
ただ、レンタルスペースについての問い合わせのため、時間を問わず電話が鳴り、お客様からの問い合わせのお電話で朝、目を覚ますこともあったり、夜の時間ですと、飲み会やプライベートの時間にも電話が鳴り、対応が億劫になることも多々ありました。また電話に出ても、「鍵の開け方がわからない」「Wi-Fiの繋ぎ方がわからない」など、案内マニュアルに記載されている問い合わせがほとんどだったんです。
そのため、電話に出てもマニュアルに書いてあることを改めて説明したり、マニュアルを見ていただくよう促したりと同じような案内ばかりで、なんとか電話応対の手間をなくしたいと考えていました。

決め手はSMS送信機能と3000円から利用可能な格安コスト

ー IVRyの導入の決め手は何だったのでしょうか。

深瀬さん:電話の自動応答機能については、以前から気にはなっていたのですが機材の導入費用が高額だったり、そもそも自動応答が使いこなせるかどうかなど、いろいろと懸念があり検討している最中でした。そんな時に、すでにレンタルスペースで導入実績があったIVRyさんに出会いました。
決め手として最も大きかったのは「SMS送信機能」です。これまで電話を受けてもマニュアル通りの案内を口頭で説明したり、そもそもマニュアルを見てくれれば良いのに...。と思うことが多かったです。
そこでかかってきた電話にあった内容のURLをSMSで送信できる機能があることを知り、SMSでマニュアルを送ってしまえば電話応対しなくてもいいのではないか?と感じたところですね。
あとは費用面も魅力的でした。機材の導入や初期費用がかかるイメージだったのですが機材導入は必要なし、初期費用もなし、月々のサービス利用料が3000円と、非常に安価で使い始めることができることにはとても驚きました。

ー 導入時のサポートはいかがでしたか。

深瀬さん:そもそも初期設定や分岐の設定が非常に簡単で、設定を触って見ると、すぐに扱うことができました。また、分岐設定に関してですが、自動化するためのおすすめの分岐設定の提案などもサポートしていただけたので非常に助かりました。

SMSでのマニュアル送信と自動音声案内でよくある質問の自動応対に成功。その他の質問はSMSで専用問い合わせフォームを送信

ー 実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えて下さい。

深瀬さん:実際に使った中でも、やっぱりSMS送信機能が一番役立っています。
SMS機能を使って、要望に合わせたマニュアルを送信することで電話応対件数が激減しました。時間を問わず電話が来ていた状態から解放され、本当に助かっています。また、履歴データも残っているので、あとから問い合わせの内容を再度確認できるのも良いポイントです。
お客様からの問い合わせに対して、こちらの状況によっては電話を頂戴しても対応出来ない場合もあったのですが、IVRyが対応してくれるので、お客様と自分、双方にとって大変良いサービスだと実感しています。

ー 今後本格的に活用されていく上で期待している効果について教えて下さい。

深瀬さん:IVRyのおかげで電話の完全自動応答化が出来て、大変満足しています。
追加の機能としてアプリのリリースを楽しみにしています。アプリでいつでも気軽に履歴等を見られると嬉しいです。

ー IVRyの導入を検討している方に向けて一言あればお願いします。

深瀬さん:レンタルスペースを運営されている方のなかには、複数のスペース運営されていたり、中には副業でスペース運営をされている方もいらっしゃると思います。自分も複数のスペースを運営していますが、電話の問い合わせがなくなったことで業務効率化の効果を心から実感できています。
副業で運営されている方の中には本業中に電話がかかってきて対応できなかったりと、電話に対する問題は大きいのではないのでしょうか?
電話を自動化することで効率の良い運営が行えると思います。よくある電話でお悩みの方は、私と同じく電話の自動化による恩恵を大きく感じられると思います。

ー 最後にIVRyにメッセージをお願いします。

深瀬さん:電話を自動化できたことで、いつかかってくるかわからない電話のストレスから解放されて本当にありがたく思っております。今後も末長く、IVRyを続けていただきたく思います。
これからも機能がアップデートされるということで楽しみにしています。皆様の今後のご活躍に期待しております!

ー 本日は貴重なお話をありがとうございました!深瀬様のご期待に添えるよう電話DXを引き続きサポートして参ります!

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