よくある問い合わせを自動音声対応にすることで、電話に出るストレスから解放！【合同会社ハングアウト】

ー 深瀬さんの業務内容について教えて下さい。

深瀬さん：複数のレンタルスペースを遠隔運営しています。スペースの種類は撮影スタジオやパーティースペースとさまざまです。レンタルスペースの運営以外にも、レンタルスペース業の開業支援も行っています。

時間に関係なく問い合わせの電話を受ける日々。お客様の電話がモーニングコールになることも

ー IVRy導入前の電話応対フローと課題について教えて下さい。

深瀬さん：今までは、問い合わせの受付番号として、自分の携帯電話番号を設定していました。

ただ、レンタルスペースについての問い合わせのため、時間を問わず電話が鳴り、お客様からの問い合わせのお電話で朝、目を覚ますこともあったり、夜の時間ですと、飲み会やプライベートの時間にも電話が鳴り、対応が億劫になることも多々ありました。また電話に出ても、「鍵の開け方がわからない」「Wi-Fiの繋ぎ方がわからない」など、案内マニュアルに記載されている問い合わせがほとんどだったんです。

SMSでのマニュアル送信と自動音声案内でよくある質問の自動応対に成功。その他の質問はSMSで専用問い合わせフォームを送信

ー 実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えて下さい。

深瀬さん：実際に使った中でも、やっぱりSMS送信機能が一番役立っています。

SMS機能を使って、要望に合わせたマニュアルを送信することで電話応対件数が激減しました。時間を問わず電話が来ていた状態から解放され、本当に助かっています。また、履歴データも残っているので、あとから問い合わせの内容を再度確認できるのも良いポイントです。

ー IVRyの導入を検討している方に向けて一言あればお願いします。

深瀬さん：レンタルスペースを運営されている方のなかには、複数のスペース運営されていたり、中には副業でスペース運営をされている方もいらっしゃると思います。自分も複数のスペースを運営していますが、電話の問い合わせがなくなったことで業務効率化の効果を心から実感できています。

副業で運営されている方の中には本業中に電話がかかってきて対応できなかったりと、電話に対する問題は大きいのではないのでしょうか？