AI電話代行サービスでレンタルスペースと撮影スタジオへの問い合わせ応答工数を大幅に削減！スペースごとの分岐設定で業務効率化を実現【合同会社スタープラチナ】

合同会社スタープラチナについて

スタープラチナは、東京、大阪、京都などでレンタルスペースの代行運営を行っています。

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ー杉山さんの業務内容について教えて下さい。

杉山さん：基本的に代行運営が多いので、お客様対応やレビュー、電話の応答などを私が行っています。

毎日かかってくる利用に関する問い合わせ電話をどうにかしたいと考えていた

ー IVRy導入前の電話応対フローと課題について教えて下さい。

杉山さん：ホームページに記載がある内容でもお客様にとってはわからないことが多いようで、問い合わせの電話が毎日のようにかかってきていたため、どうにかしたいなと思っていました。

ダンススタジオの運営やパーティースペースの運営代行を行っているのですが、多い時は2～3日に1度ぐらいの頻度で、鍵の開け方がわからないと夜中に電話がかかってきました。

そうした状況のなか、同じ業界の知人から紹介され、IVRyを導入しようと思いました。

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ー IVRyの導入の決め手は何だったのでしょうか。

杉山さん：他社とは比較せずに、サポートのスタッフさんが親身になってくださったのと、メッセージが自分でつくれるのが汎用性があって良いなと思い決めました。

ー導入時のサポートはいかがでしたか。

杉山さま：最初は、分岐の仕組みの設定が分からなかったのですが、サポートの方にいろいろサポート頂いて解決しました。

スペースごとに分岐を分けて使用。SMS送信機能で利用ガイドやマップを送信し電話応答件数が減少

ー実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えて下さい。

杉山さん：今、レンタルスペースごとに分岐を設定して使用しています。

さらに、よくある問い合わせがレンタルスペースごとに異なるため、鍵の開け方や備品に関することなど、レンタルスペースの設備に合わせて分岐の内容を少し変え、自動応答とSMSでのご案内に分けています。

その中で役立っているのは、内容を音声だけではなくSMSでも送れる機能です。SMSで利用ガイドやマップのURLを送るようにしていますが、SMSは内容を見ていただきやすいので助かりますね。

これまでは夜間に電話がかかってくることもあったのですが、IVRyを導入したおかげで、夜中の電話の頻度は減りました。肌感覚でもしっかり減っていることを実感しています。折り返して応答する件数は月5件程度のイレギュラーな内容のものだけになり、助かっています。

また、IVRyの管理画面では、ダッシュボードで電話の削減時間が表示されるのですが、電話応答にどれくらいの時間を割いているかがわかるので、面白いです。

ーレンタル撮影スタジオでAI電話代行サービスをご導入いただきましたが、その背景を教えてください。

杉山さん：これまでもボタンプッシュ型の分岐でIVRyは使っていましたが、別店舗でAI電話代行サービスを利用し始めました。このレンタル撮影スタジオのスペースは、日中は撮影スタジオとして、夜間はバーとして運営しています。

日中、電話を受けるスタッフがいるのですが、間違い電話が多く、またバーに関する問い合わせ電話もありました。バーに関してはオーナーが別で、私たちは撮影スタジオの運営のみを行っているため、バーに関する質問には答えることができなかったのです。

そんな時にIVRyからメールが届き、AI電話代行サービスがスタートしたと知り、導入しました。

撮影スタジオへの問い合わせは、基本的に法人のお客さんからですが、メールではなく、電話での問い合わせが当たり前な状況です。人による応答が当たり前なので、これまでのボタンプッシュ型では対応が難しいかなという印象でした。AI電話代行サービスの場合、掛け合いのようになるので抵抗感が少ないのではないかと考えて、試験的に導入しました。