学習塾の授業中の電話対応が不要に！営業電話が大幅に減り、必要な情報提供はSMS送信で完結【スタディスペースアンフィニ】

スタディスペースアンフィニについて

スタディスペースアンフィニは、茨城県の常陸太田市で、小学生から高校生までを対象とした個別指導塾をしています。対面とオンラインのそれぞれのメリットを活かした「ハイブリッド指導」を行っています。

志望校に合格したい。成績が伸びない。勉強で悩んでいる。など、目標とするゴールへ進むために、アンフィニは全力でサポートしています。

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ー小泉さんの業務内容について教えて下さい。

小泉さん：ワンオペで全部やっていて、経営者であるとともに教室運営、講師という形で仕事をしています。小規模なので人を雇って、というところまでは行ってないですね。

かかってくるのは9割が営業電話。授業中の対応が難しく対応に困っていた。

ー IVRy導入前の電話応対フローと課題について教えて下さい。

小泉さん：もとは自宅で学習塾をやっていたんですが、今年の1月半ばくらいからテナントに移して学習塾と並行して別の事業の事務所にしています。業務用の電話回線を引いていたんですが、教室移転に伴って学習塾の方の電話番号を分けようと考えていました。

ところが、SEO対策をしませんか、という広告営業の電話が非常に多くかかってくるんですよ。多い時は毎日3本くらいずつで、学習塾の方へかかって来る電話の9割は営業という状態でした。「この前もこの人断ったような…」という人から結構かかって来るんですよね。一方でこちらはワンオペですので、対応には時間もかかりますし、IVRサービスを利用してシャットアウトしようかな、と考えたのがきっかけです。

日中ならまだしも、授業中にかかってくることもあって。電話に出てみないと、生徒からの緊急の連絡と、区別ができないんですよね。電話番号をチェックすればいいんですが、授業中だとそれもなかなか難しくて。なのでIVRyさんのようなサービスはとてもありがたいです。

生徒が体調不良で休みます、という以外は、入塾したいです、というような電話もあります。すぐに入塾というわけではなく、体験授業をしたり、資料をいただきたい、というような問い合わせもあります。だれか電話の係の人がいればいいですが、それだけで人を雇うのもコストがかかりますので。授業中は講師を務めていますので、電話対応が難しい、という事情がありました。

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ー IVRyの導入の決め手は何だったのでしょうか。

小泉さん：もともとは行政書士事務所の対応で電話代行サービスを探していました。学習塾の方は通常の電話回線を引いて、営業電話には何らかの対策を考えよう、と思っていたんです。

それで色々と検討していたところ、IVRyさんを見つけて「これはいいな」と思った次第です。電話番号を発行してもらって、自動音声対応であれば、不要な電話を弾くのを、一気にやってもらった方がいいな、と。

ー導入時のサポートはいかがでしたか。

小泉さん：インターフェースが結構分かりやすくて、ほぼ障壁なく、手続きしてそのまま、提供してもらったフォーマットをある程度修正しながらやりました。1時間くらいで設定が完了しましたね。サンプルがいくつかあって、どれを選ぼうかな？と思って少し悩んだくらいです。

あらかじめある程度対応の分岐設定がされているテンプレートがなかったら、こんなに使いこなせていなかったと思います。意外とワンオペの学習塾ってあると思うので、同じ悩みを持っている方にぜひ使って欲しいなと思います。

営業電話のシャットアウトに成功！1時間ほどで設定が完了し、電話業務負担の低減を実感。

ー実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えて下さい。

小泉さん：営業電話が断れているのが、導入目的と一番合致していますね。

入塾希望の方はSMSへ誘導するようにしていて、それがうまく回ると電話に関するオペレーションがほぼなくなると思います。以前は電話での問い合わせは結構あったんですが、番号を新しくしてからチラシをまだ作っていないので、それからですね。新年度や講習期にチラシを入れるのが一般的なので、連休明けぐらいに入れるつもりです。

あとは、所在地がちょっと分かりにくい場所なので、地図へのリンクをSMSで飛ばすというのが役に立っているみたいです。