ビジネス向けAI付き固定電話サービス9選｜業務効率化を実現する選び方

ビジネスにおける電話対応は、顧客との重要な接点ですが、多くの時間と人手を要する業務でもあります。「問い合わせに追われて他の業務が進まない」「担当者不在で顧客を待たせてしまう」といった課題は、多くの企業にとって悩みの種ではないでしょうか。

近年、こうした課題を解決する手段として注目されているのが、AIを搭載したビジネス向け電話サービスです。AIが自動で電話応対することで、業務効率化やコスト削減、さらには顧客満足度の向上まで実現します。

本記事では、AIで進化するビジネスフォンとは何か、そのメリットや具体的な機能、そして自社の課題解決に繋がるサービスの選び方までを、わかりやすく解説します。

AIを活用したビジネス向け電話サービスとは

AI搭載の電話サービスへの理解を深めるため、まずは従来の固定電話が抱える課題から見ていきましょう。AI電話サービスがそれらの課題をどう解決し、既存の電話システムとどう連携するのかを解説します。

従来の固定電話が抱える課題

従来のビジネスフォンは、オフィスでの利用を前提に設計されているため、多くの課題を抱えています。

例えば、着信のたびに社員が手を止め、電話を取り次がなければなりません。担当者が不在の場合は折り返しとなり、顧客を待たせるだけでなく、ビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。

また、営業時間外や休日の電話は受けられず、通話内容の記録や共有が難しい点も大きな課題です。これらの問題は、人手不足に悩む中小企業にとって、より深刻であるといえるでしょう。

AI搭載型電話サービスが解決できること

AI搭載型電話サービスは、こうした従来の課題を根本から解決します。

AIが24時間365日、人間に代わって電話に対応し、定型的な問い合わせには自動で回答、担当者への取り次ぎもスムーズに行います。これにより、社員は本来集中すべき業務に時間を使えるようになります。

さらに、通話内容を自動で文字起こし・録音することで、情報の共有や分析が容易になり、サービス品質の向上にも繋がります。まさに、電話業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を実現するサービスです。

クラウドPBXやIVRとの関係性

AI電話サービスの多くは、「クラウドPBX」や「IVR（自動音声応答）」といった技術を基盤としています。

クラウドPBXは、従来オフィス内に設置していたPBX（構内交換機）の機能を、インターネット経由で利用できるようにしたサービスです。物理的な機器が不要でコストを抑えられ、スマートフォンとの連携も容易な点が特徴です。

一方のIVRは、着信に対してあらかじめ設定された音声ガイダンスで応答するシステムです。AI電話サービスは、このIVRにAIによる高度な音声認識・対話技術を組み合わせることで、より柔軟で自然な自動応答を実現しています。

AI電話サービス導入のメリット

AI電話サービスの導入は、単なる業務効率化に留まらず、企業経営に多くのプラスの効果をもたらします。コスト削減から顧客満足度の向上、働き方の多様化まで、具体的なメリットを4つのポイントに分けて解説します。

業務効率化と生産性向上

AI電話サービスを導入する最大のメリットは、電話対応業務の大幅な効率化です。

AIが一次対応を自動で行うため、社員は問い合わせ電話に振り回されることなく、コア業務に集中できる時間を確保できます。用件に応じた担当者への適切な取り次ぎによって、社内のコミュニケーションロスも削減されます。

これにより、チーム全体の生産性が向上し、より創造的な業務に取り組むための土壌が生まれるでしょう。

人件費・通信コストの削減

電話対応専門のオペレーターを雇用する必要がなくなり、人件費を大幅に削減できる点も大きなメリットです。

特に、24時間対応や多言語対応を従来の方法で実現しようとすると、高額なコストがかかりましたが、AI電話サービスなら低コストで実現できます。

また、クラウドPBXを基盤とするサービスが多いため、高価なPBX機器の購入や維持管理も不要になります。社員個人のスマートフォンを内線化すれば、通信コストの削減にも繋がるでしょう。

顧客満足度の向上

「電話がなかなかつながらない」「担当者不在で待たされる」といった顧客の不満は、企業イメージを大きく損ないかねません。

AI電話サービスを導入すれば、24時間365日いつでも電話がつながる体制を構築でき、顧客を待たせることがありません。簡単な用件であればAIがその場で解決するため、顧客は迅速に必要な情報を得られます。

こうしたスムーズな対応は、顧客満足度の向上に直結し、企業の信頼性やブランドイメージの強化に貢献します。

多様な働き方への対応

クラウド型のAI電話サービスは、場所を選ばずに会社の電話番号で発着信できるため、テレワークやリモートワークといった多様な働き方に柔軟に対応できます。

社員は自宅や外出先からでも、オフィスの固定電話と同じように顧客対応が可能です。これにより、育児や介護といった事情を抱える社員も働きやすくなり、優秀な人材の確保・定着にも繋がります。

ビジネス向けAI電話サービスの主な機能

AI電話サービスと一言で言っても、その機能は多岐にわたります。ここでは、ビジネスの現場で特に役立つ代表的な4つの機能を取り上げ、それぞれが業務効率化や顧客満足度向上にどう貢献するのかを具体的に解説します。

AIによる自動応答・IVR（音声自動応答）

サービスの最も中核となる機能です。着信に対し、AIが人間のオペレーターのように自然な対話で応答します。

「〇〇に関するお問い合わせは1番を」といった従来のIVRとは異なり、AIが相手の話す内容を理解し、適切な回答や担当部署への振り分けを自動で行います。よくある質問への回答や、予約受付などを自動化することが可能です。

通話内容の自動文字起こしと分析

顧客との通話内容を、AIがリアルタイムでテキスト化して保存する機能です。

「言った・言わない」のトラブルを防ぐだけでなく、通話内容を後から簡単に検索・確認できるようになります。また、テキスト化されたデータを分析することで、顧客のニーズや問い合わせの傾向を把握し、商品開発やサービスの改善に活かすこともできます。

クラウド上での電話帳管理とCTI連携

多くのサービスで、顧客情報をクラウド上で一元管理できる電話帳機能も提供されています。

着信時にPCやスマートフォンの画面に顧客情報が自動で表示されるCTI機能と連携すれば、オペレーターは相手の情報を事前に把握した上で、よりスムーズで質の高い対応が可能になります。

スマートフォン連携と内線化

社員が使っているスマートフォンに専用アプリをインストールするだけで、会社の固定電話番号での発着信が可能になります。

オフィスにいる時と同じように、内線通話や取次、転送といった機能を利用できるため、テレワークや外出中でもスムーズな連携が可能です。プライベートの番号を業務で使う必要がなくなり、セキュリティも向上します。

AI電話サービスの料金体系

AI電話サービスの導入を検討する上で、最も気になるのが料金ではないでしょうか。ここでは、料金体系の基本的な構造から、自社に合ったプランを選ぶための比較ポイント、そして導入前にぜひ活用したい無料トライアルについて解説します。

初期費用と月額費用の内訳

AI電話サービスの料金は、主に「初期費用」と「月額費用」で構成されます。

初期費用は、アカウントの開設や基本的な設定にかかる費用で、数千円から数万円程度が相場です。キャンペーンなどで無料になるケースもあります。

月額費用は、利用する機能やID数（利用人数）、電話番号の数などに応じて変動する「基本料金」と、通話時間に応じた「通話料」の合計で決まります。サービスによっては、文字起こし機能や録音機能がオプション料金となる場合もあります。

料金プランの比較ポイント

料金プランを比較する際は、単純な月額料金の安さだけで判断しないことが重要です。

まずは自社の利用状況を想定し、「必要な機能は何か」「利用人数は何人か」「月々の通話時間はどれくらいか」を洗い出しましょう。その上で、複数のサービスの料金シミュレーションを行い、トータルコストで比較検討することが大切です。

特に、将来的な事業拡大を見越して、ID追加や機能拡張が柔軟に行えるかどうかも確認しておきましょう。

無料トライアルの活用法

多くのAI電話サービスでは、本格導入前に機能や使い勝手を試せる無料トライアル期間が設けられています。

無料トライアルを活用すれば、実際の業務でAIの応答精度や音声品質、管理画面の操作性などを確認できます。複数のサービスを試してみて、自社の業務フローに最もフィットするものを選ぶとよいでしょう。

サポート体制の対応品質も、この期間中にチェックしておきたい重要なポイントです。

【課題別】自社に合ったAI電話サービスの選び方

数あるAI電話サービスの中から自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。ここでは、失敗しないための選び方の基本フローと、特に確認すべき4つのチェックポイントを具体的に解説します。

選び方の基本フロー

AI電話サービスを選ぶ際は、以下の4ステップで進めるのがおすすめです。

1. 導入目的の明確化: まずは「なぜ導入するのか」を明確にします。業務効率化、コスト削減、顧客満足度向上など、最も重視する目的を定めましょう。
2. 必要な機能の洗い出し: 目的に合わせて、必要な機能をリストアップします。AI自動応答、文字起こし、CTI連携など、必須の機能と、あると便利な機能を整理します。
3. 複数サービスの比較検討: 洗い出した要件を基に、複数のサービスをピックアップし、機能、料金、サポート体制などを比較します。
4. 無料トライアルで試用: 候補となるサービスを実際に試用し、操作性や応答品質などを最終確認します。

Point1: 導入目的を明確にする

「人手不足を解消したい」「営業電話の一次対応を自動化したい」「顧客からの問い合わせ内容を分析したい」など、導入目的によって最適なサービスは異なります。

目的が曖昧なまま導入すると、使わない機能のために高いコストを払い続けることになりかねません。まずは自社が抱える電話業務の課題を、具体的に洗い出すことから始めましょう。

Point2: 既存の電話番号が使えるか確認する

長年利用してきた会社の固定電話番号は、企業の信頼の証でもあります。サービスを乗り換える際に、既存の番号を引き続き利用できるかは非常に重要なポイントです。

「番号ポータビリティ」に対応しているサービスであれば、同じ番号を使い続けることが可能です。対応可否や手続きの方法はサービスによって異なるため、必ず事前に確認しましょう。

Point3: 必要な機能が揃っているか

AIの応答シナリオをどこまで細かく設定できるか、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）といった外部ツールと連携できるかなど、必要な機能が搭載されているかを確認します。

特に、文字起こしの精度や専門用語への対応レベルは、サービスによって差が出やすいポイントです。無料トライアルなどを活用し、実際の業務で使えるレベルかどうかを見極めましょう。

Point4: サポート体制とセキュリティ

導入時の設定サポートや、トラブル発生時の対応窓口など、サポート体制が充実しているかどうかも重要な選定基準です。特に初めてクラウドサービスを導入する場合は、手厚いサポートがあると安心できます。

また、顧客情報などの機密情報を扱うため、セキュリティ対策が万全であることも必須条件です。ISMS認証の取得状況や、データの暗号化、アクセス制限といったセキュリティ機能を確認しましょう。

【業種別】AI電話サービスの活用シーン

AI電話サービスは、あらゆる業種で効果を発揮しますが、特に相性の良い業種が存在します。ここでは、4つの業界を例に挙げ、それぞれの現場でAI電話サービスがどのように活用され、どのような課題を解決しているのか、具体的なシーンを紹介します。

小売・EC業界での活用法

小売・EC業界では、商品の在庫確認や注文受付、配送状況の問い合わせなど、定型的な電話が数多く発生します。

AI電話サービスを活用すれば、これらの問い合わせに24時間自動で対応できるようになり、顧客満足度の向上とオペレーターの負担軽減を両立できます。繁忙期のコールオーバー対策としても非常に有効です。

クリニック・病院での活用法

クリニックや病院では、診療予約の受付・変更・キャンセルといった電話対応が、業務の大きな割合を占めます。

AI電話サービスに予約受付を任せることで、スタッフは窓口での患者対応や医療業務に集中できるようになります。休診日や診療時間外でも予約を受け付けられるため、患者の利便性も向上します。

不動産業界での活用法

不動産業界では、物件の空室確認や内見予約、入居者からの設備に関する問い合わせなど、多岐にわたる電話対応が求められます。

AI電話サービスを使えば、これらの定型的な問い合わせを自動化し、営業担当者は顧客への提案活動といったコア業務に専念できます。顧客からの電話をAIが一次対応し、用件に応じて担当者の携帯電話に直接転送することも可能です。

士業・コンサルティングでの活用法

弁護士や税理士などの士業、あるいはコンサルティング業では、専門的な相談の前に、初回相談の日程調整といった事務的な電話対応が発生します。

こうした定型業務をAIに任せることで、専門家は本来のコンサルティング業務に集中できます。相談内容の概要をAIがヒアリングして文字起こし・共有することで、事前の準備もスムーズに進みます。

AI電話サービス導入時の注意点

AI電話サービスは非常に便利なツールですが、導入を成功させるためには、いくつか注意すべき点があります。導入前の準備から社内への周知、そして万が一のトラブル対応まで、スムーズな運用を実現するために押さえておきたい3つのポイントを解説します。

導入までのスケジュールと準備

導入を決めてから実際に運用を開始するまでには、いくつかのステップを踏む必要があります。

まずは、利用する電話番号の準備やAIの応答シナリオ設計、社内電話帳のデータ移行など、必要なタスクを洗い出してスケジュールを立てましょう。特に、応答シナリオの設計は応答品質を左右する重要な工程なので、時間をかけて丁寧に行う必要があります。

社内への情報共有と教育

新しいツールを導入するには、現場の社員の協力が不可欠です。

なぜAI電話サービスを導入するのか、その目的とメリットを事前に社内で共有し、理解を得ることが重要です。また、管理画面の操作方法やスマートフォンアプリの使い方など、具体的な利用方法に関する研修会を実施し、全社員がスムーズに使えるようにサポートしましょう。

トラブル時の対応方法の確認

システムトラブルや予期せぬエラーが発生する可能性はゼロではありません。

「AIが応答しない」「管理画面にログインできない」といったトラブルが発生した場合に備え、サービス提供元のサポート窓口や連絡方法を事前に確認し、社内で共有しておきましょう。また、万が一サービスが停止した場合の代替連絡手段を確保しておくなど、BCP（事業継続計画）を立てておくと、より安心です。

アイブリーなら低価格で電話対応を任せられます

「アイブリー」は月額3,317円～（年払いの場合/電話番号維持費除く）から利用できるクラウド型のAI電話代行サービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来の電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「アイブリー」の導入はアカウント登録完了後、ブラウザやアプリから電話番号を発行するだけ。最短即日から利用開始できるため、迅速に導入したい場合にも対応できます。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをチャットに通知

「アイブリー」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字起こしします。更にメールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

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