インターネットFAXのメリット・デメリットを完全比較！失敗しない選び方ガイド

「インターネットFAXの導入を検討しているけれど、デメリットはないのか？」という声をよく耳にします。確かに、インターネットFAXには業務効率化につながるメリットがある一方で、運用面でのデメリットも存在します。

そこで本記事では、インターネットFAXのメリットとデメリットを整理し解説します。また、デメリットの対策方法もあわせてご紹介します。

1.インターネットFAXのデメリットとメリットを再整理

はじめに、インターネットFAXのデメリットとメリットを整理します。

デメリット

大きく、以下6つのデメリットがあります。

それぞれの詳細と対策は後述します。

• 受信の見逃しリスク
• セキュリティリスク
• 通信環境による影響
• 既存番号を移行できない場合がある
• 手書き文書のデジタル化が必要
• システムのダウンタイムが発生する

メリット

一方で、インターネットFAXの活用で得られる主なメリットは次のとおりです。

• 場所を選ばずに利用できる
• ペーパーレス
• コスト削減（FAX機の購入やメンテナンスが不要）
• 複数のユーザーで共有できる
  

インターネットFAXによるペーパーレス化や業務効率化のメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。

参考：番号そのまま使える！インターネットFAX導入メリットとおすすめサービスを紹介

2.インターネットFAXにおけるデメリットの対策方法

インターネットFAXは、便利で効率的なツールですが、前述したようにいくつかのデメリットがあります。

しかし、いずれのデメリットも以下の対策を講じることで解決できます。

受信の見逃しリスク

紙のFAXと異なり、インターネットFAXでは物理的な用紙出力がありません。メール通知を確認手段とする場合は、大量のメールが届く環境で重要な通知を見逃すリスクが高まります。急を要する文書の場合、見逃しが業務に大きな支障をきたすおそれもあるでしょう。

対策

専用メールアドレスを設定するほか、重要度の高い通知を異なる着信音に設定することも有効です。定期的なメールチェックの担当者を決めるといった、組織的な運用体制の構築もポイントとなります。

また、チャットツールや専用アプリなど、自社にあった通知に対応しているサービスを選択することも1つの解決策です。

セキュリティリスク

インターネットを介した通信であるため、情報漏洩や不正アクセスのリスクは避けられません。暗号化が不十分な場合や、アクセス管理が適切でない場合に危険性が高まります。クラウド上でのデータ保管に対するセキュリティ対策も課題です。

対策

対策としては、通信の暗号化やアクセス権限の設定などが一般的です。また、定期的なパスワード変更やセキュリティアップデートの実施も効果的な対策となります。

さらに、セキュリティ認証を取得している、信頼できるサービス提供会社の選択も安全性を確保するための重要なポイントです。

通信環境による影響

インターネット回線の品質や速度が送受信に直接影響します。回線の状況によっては、ファイルの送受信に時間がかかるおそれがあります。

また、インターネット接続が不安定な場合、送受信が途中で中断されるリスクも考慮しなければなりません。

対策

インターネットFAX専用のネットワークを用意して冗長性を確保する、もしくは回線を太くして大容量の通信に耐えられるようにするなどの対策が必要です。

既存FAX番号を移行できない場合がある

既存のFAX番号をインターネットFAXに移行する際、番号を継続利用できないケースが存在します。新しい番号の取得が必要となれば、取引先への周知や印刷物の修正など、手間とコストが発生します。

対策

この課題に対しては、番号ポータビリティの利用や転送設定を利用することで、以前の番号のままインターネットFAXを利用できます。

手書き文書のデジタル化が必要

手書き文書を送信する場合、スキャンや写真撮影などの追加作業が必須です。紙のFAXで直接送信できた手書き文書も、デジタル化の手順が増えることで、かえって業務効率の低下を招くおそれがあります。

対策

サービス選定時に、受信したFAXを自動で文字起こししてくれる、AI-OCR機能に対応しているか確認しましょう。

この機能があれば、FAXのテキストをコピーして利用できるようになります。

システムのダウンタイムが発生する

インターネットFAXサービスは、サービス会社側の定期点検や予期せぬ機器の故障により、突然使用できなくなる場合があります。急ぎの書類のやりとりが必要なときに、このような事態が発生すれば、業務が大きく滞りかねません。紙のFAXと違い、社内の機器だけではなく外部のシステムにも依存するため、トラブルが起こった際の影響範囲が広くなります。

対策

システムのダウンタイムや障害が少ない質の高いサービスを利用することにより、リスク回避を検討しましょう。

3.メリットとデメリットどちらが大きいのか？

結論としては、メリットの方が大きいでしょう。

インターネットFAXは、コスト削減や業務効率化、ペーパーレス化などのメリットが大きく、特にリモートワークやデジタル化を推進する企業に適しています。

一方で、セキュリティリスクや通信状況による送受信の遅延や失敗など、前述したようなデメリットがありますが、これらは対策を実施することで容易に解決できます。

つまり、デメリットの対策を講じたうえで利用することが肝要です。

この記事では、インターネットFAXのデメリットと対策方法を解説しました。

前述したようにインターネットFAXにはさまざまなデメリットがあげられますが、対策を行うことでいずれもクリアできます。

対策は手間ではありますが、インターネットFAXにはそれ以上に多くのメリットがあるため、ぜひ活用してみてください。

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※料金はプランや利用状況により異なります。

ペーパーレスで管理の手間を大幅軽減

インターネットFAXの導入後は、PCやスマートフォンからデータの送受信が可能になり、用紙の管理やFAX機の故障・紙詰まりなどのトラブルに対応する手間を省けます。また、オフィス外やリモート環境でも受信したFAXの内容を確認できるため、場所に縛られず業務を進められ、情報の管理や運用もスムーズに行えます。

コスト削減で経済的な運用を実現

インターネットFAXの導入により、用紙やインク、専用回線といった従来のアナログFAX機に必要だったコストを削減できます。アイブリーのインターネットFAXは月額2,980円から導入可能で、一般的なFAX機のリース費用よりも経済的です。また、用紙の保管スペースやFAX機器の保守費用も不要になり、オフィスの経費削減につながります。

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アイブリーのインターネットFAXは、AIを活用したOCR（自動文字起こし）機能を搭載しており、受信したFAXを自動でテキスト化し、デジタルデータとして検索・編集を可能にします。さらに、IVR（電話自動応答システム）を活用することで、電話の一次受付や営業時間外の応答などを自動化できるため、電話業務の負担軽減と効率化を図れます。

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