インターネットFAXのデメリット7つと回避策！導入前のチェックポイントも

この記事を読めば、インターネットFAXのデメリットと対策方法がわかります。

また、インターネットFAXの仕組みについては、「サクッと分かる！インターネットFAX（クラウドFAX）とは？メリットや選び方も解説」をご覧ください。

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インターネットFAXのデメリットと対策方法

インターネットFAXは、便利なツールですが、いくつかのデメリットがあります。

しかし、いずれのデメリットも以下の対策を講じることで解決できます。

高額な受信料金や送信料金が発生するリスクと対策

インターネットFAXサービスの中には、FAXの受信に特化したサービスや、大量に送信することに特化したサービスなどがあります。

もしも、自社の利用状況を考えずに契約してしまった場合、従来型FAXよりも高額になってしまう可能性があります。

対策方法

自社の利用状況（月に送信する枚数・受信する枚数）などを見積り、各サービスで見積もりを行うようにしましょう。

受信を見逃してしまうリスクの対策

紙のFAXと異なり、インターネットファックスでは用紙での出力がありません。

そのため、メール通知を確認手段とする場合は、大量のメールが届く環境で重要なファックスの通知を見逃すリスクが高まります。急を要する文書の場合、見逃しが業務に大きな支障をきたすおそれもあるでしょう。

対策方法

専用メールアドレスを設定するほか、重要度の高い通知を異なる着信音に設定することも有効です。定期的なメールチェックの担当者を決めるといった、組織的な運用体制の構築もポイントとなります。

また、チャットツールや専用アプリなど、自社にあった通知に対応しているサービスを選択することも1つの解決策です。

セキュリティリスクの対策

インターネットを介した通信であるため、情報漏洩や不正アクセスのリスクは避けられません。暗号化が不十分な場合や、アクセス管理が適切でない場合に危険性が高まります。クラウド上でのデータ保管に対するセキュリティ対策も課題です。

対策方法

対策としては、通信の暗号化やアクセス権限の設定などが一般的です。また、定期的なパスワード変更やセキュリティアップデートの実施も効果的な対策となります。

さらに、セキュリティ認証を取得している、信頼できるサービス提供会社の選択も安全性を確保するための重要なポイントです。

通信環境によるリスクの対策

インターネット回線の品質や速度が送受信に直接影響します。回線の状況によっては、ファイルの送受信に時間がかかるおそれがあります。

また、インターネット接続が不安定な場合、送受信が途中で中断されるリスクも考慮しなければなりません。

対策方法

インターネットFAX専用のネットワークを用意して冗長性を確保する、もしくは回線を太くして大容量の通信に耐えられるようにするなどの対策が必要です。

既存FAX番号を移行できないリスクの対策

既存のFAX番号をインターネットFAXに移行する際、番号を継続利用できないケースが存在します。新しい番号の取得が必要となれば、取引先への周知や印刷物の修正など、手間とコストが発生します。

また、「020・050番号しか対応していない」「希望の市外局番が使えない」などの制限があるサービスもあります。

対策方法

この課題に対しては、番号ポータビリティの利用や転送設定を利用することで、以前の番号のままインターネットFAXを利用できます。

詳しくは「番号そのまま使える！インターネットFAX導入メリットとおすすめサービスを紹介」をご覧ください。

手書き文書のデジタル化が必要となるリスクの対策

手書き文書を送信する場合、スキャンや写真撮影などの追加作業が必須です。紙のFAXで直接送信できた手書き文書も、デジタル化の手順が増えることで、かえって業務効率の低下を招くおそれがあります。

対策方法

サービス選定時に、受信したFAXを自動で文字起こししてくれるAI-OCR機能に対応しているか確認しましょう。

この機能があれば、FAXのテキストをコピーして利用できるようになります。

システムのダウンタイムが発生するリスクの対策

インターネットFAXサービスは、サービス会社側の定期点検や予期せぬ機器の故障により、突然使用できなくなる場合があります。急ぎの書類のやりとりが必要なときに、このような事態が発生すれば、業務が大きく滞りかねません。紙のFAXと違い、社内の機器だけではなく外部のシステムにも依存するため、トラブルが起こった際の影響範囲が広くなります。

対策方法

システムのダウンタイムや障害が少ない質の高いサービスを利用することにより、リスク回避を検討しましょう。

インターネットFAXのメリット

一方で、インターネットFAXの活用で次のようなメリットが得られます。

• 場所を選ばずに利用できる
• ペーパーレス
• コスト削減（FAX機の購入やメンテナンスが不要）
• 複数のユーザーで共有できる

インターネットFAXによるペーパーレス化や業務効率化のメリットについては、以下の記事でも解説しています。

参考：番号そのまま使える！インターネットFAX導入メリットとおすすめサービスを紹介

インターネットFAXならアイブリーがおすすめ！

「アイブリー」は、多彩な機能を備えたインターネットFAXサービスを月額2,980円～*というリーズナブルな価格で提供しています。FAX用の新規電話番号は最短即日で発行可能。現在利用中の番号をそのまま引き継ぐこともでき、業務を中断することなくスムーズな移行を実現します。

*料金はプランや利用状況により異なります。

ペーパーレスで管理の手間を大幅軽減

インターネットFAXの導入後は、PCやスマートフォンからデータの送受信が可能になり、用紙の管理やFAX機の故障・紙詰まりなどのトラブルに対応する手間を省けます。

また、オフィス外やリモート環境でも受信したFAXの内容を確認できるため、場所に縛られず業務を進められ、情報の管理や運用もスムーズに行えます。

コスト削減で経済的な運用を実現

インターネットFAXの導入により、用紙やインク、専用回線といった従来のアナログFAX機に必要だったコストを削減できます。アイブリーのインターネットFAXは月額2,980円から導入可能で、一般的なFAX機のリース費用よりも経済的です。

また、用紙の保管スペースやFAX機器の保守費用も不要になり、オフィスの経費削減につながります。

アイブリーならではの付加機能で業務効率を向上

アイブリーのインターネットFAXは、AIを活用したOCR（自動文字起こし）機能を搭載しており、受信したFAXを自動でテキスト化し、デジタルデータとして検索・編集を可能にします。さらに、IVR（電話自動応答システム）を活用することで、電話の一次受付や営業時間外の応答などを自動化できるため、電話業務の負担軽減と効率化を図れます。

料金プランについては下記からもご覧いただけます。

https://ivry.jp/pricing/