FAXをスマホやPCに転送する方法とそれぞれのメリット・デメリットを解説

外出先やリモートワーク中でもFAXをできればと思うことがあります。

この記事を読めば、すでに使っている複合機や電話回線を利用して、FAXで受信した書類をスマートフォンやPCに転送する方法や、転送サービスがわかります。

受信したFAXを転送する方法3つ

受信したFAXを転送する方法を3つご紹介しましょう。

複合機・FAX機からメールへ転送する

業務用複合機やFAX機には、受信したFAXを指定したメールアドレスに転送する機能が備わっていることがあります。

設定方法は機種によって異なりますが、一般的には管理画面からSMTPサーバー（メール送信用サーバー）の情報や、転送先のメールアドレスを登録することで利用できます。機種によっては、受信したFAXを複数のメールアドレスに一斉転送する設定ができるものもあります。

詳しい手順は、お使いの機器の取扱説明書をご確認ください。

FAXソフトを利用して転送する

お持ちのパソコンにFAXソフトと電話回線とパソコンをつなぐFAXモデムを導入し、パソコン自体をFAX機として利用する方法もあります。

この方法では、パソコンが受信したデータを、メールに転送したり、指定したフォルダに保存したりできます。

インターネットFAXを活用する

インターネットFAXとは、インターネット経由でFAXの送受信を行うサービスです。

サービス提供事業者が管理するサーバーを通じて送信するため物理的なFAX機や電話回線は不要で、受信した書類はPDFなどのデータとしてメールで受け取ったり、ウェブブラウザ上で確認したりできます。

スマートフォンやPCがあれば、いつでもどこでもFAXの内容を確認できます。

FAX転送方法のメリット・デメリット

これまで紹介した3つの転送方法について、それぞれのメリット・デメリットを比較してみましょう。

自社の環境や目的に合わせて、最適な方法を選択しましょう。

FAXを転送するメリット

FAX転送とは、受信したFAXを指定した別のFAX番号、メールアドレス、クラウドストレージなどに自動で転送する仕組みです。

かつて主流だった紙媒体でのやり取りから、ビジネスのデジタル化が進む現代において、FAXで受信した情報をデータとして活用する需要はますます高まっています。

FAX転送のメリット

• ペーパーレス化: 紙やインクのコスト、印刷の手間を削減できます。
• 業務効率化: ファイリングや書類を探す手間がなくなり、過去の送受信履歴も簡単に検索可能です。
• 情報共有の迅速化: 受信データをすぐに社内やチームで共有でき、対応スピードが向上します。
• 多様な働き方への対応: テレワークや外出先でもFAXを確認でき、ビジネスチャンスを逃しません。

近年、多くの企業でペーパーレス化による業務効率化が進んでいます。紙のFAXをデータで受信できれば、印刷コストや手間を削減できるだけでなく、情報を一元管理し、社内での共有もスムーズになります。

特にテレワークの普及により、オフィス外でFAXを確認する機会が増えたことから、FAX転送は現代の多様な働き方を支える上で欠かせない機能と言えるでしょう。

FAXの業務効率化ならアイブリー AI FAXがおすすめ

「アイブリー」は、多彩な機能を備えたインターネットFAXサービスを月額2,980円～*で利用できます。

FAX用の新規電話番号は最短即日で発行可能。現在利用中の番号をそのまま引き継ぐこともでき、業務を中断することなくスムーズな移行を実現します。

*料金はプランや利用状況により異なります。

ペーパーレスで管理の手間を大幅軽減

インターネットFAXの導入後は、PCやスマートフォンからデータの送受信が可能になり、用紙の管理やFAX機の故障・紙詰まりなどのトラブルに対応する手間を省けます。また、オフィス外やリモート環境でも受信したFAXの内容を確認できるため、場所に縛られず業務を進められ、情報の管理や運用もスムーズに行えます。

コスト削減で経済的な運用を実現

インターネットFAXの導入により、用紙やインク、専用回線といった従来のアナログFAX機に必要だったコストを削減できます。アイブリーのインターネットFAXは月額2,980円から導入可能で、一般的なFAX機のリース費用よりも経済的です。また、用紙の保管スペースやFAX機器の保守費用も不要になり、オフィスの経費削減につながります。

アイブリーならではの付加機能で業務効率を向上

アイブリーのインターネットFAXは、AIを活用したOCR（自動文字起こし）機能を搭載しており、受信したFAXを自動でテキスト化し、デジタルデータとして検索・編集を可能にします。

また、IVR（電話自動応答システム）を活用することで、電話の一次受付や営業時間外の応答などを自動化できるため、電話業務の負担軽減と効率化を図れます。

よくある質問

Q：FAXを転送する際の注意点は？

FAXを転送する際の注意点としては次の2点が挙げられます。

メモリーの保存先を確保しておく必要がある

FAX機には、用紙やインクが切れた際に、受信データを一時的に本体メモリに保存する「メモリー受信」機能があります。しかし、メモリ容量には限りがあるため、いっぱいになると新たなFAXを受信できなくなってしまいます。

FAX転送を導入し、受信データを直接PCやクラウドサーバーに保存する仕組みを構築すれば、容量を気にすることなく、すべてのデータを確実に保存・管理できます。

情報漏洩や不正アクセスのリスクを考慮する必要がある

FAXは電話回線を通じて情報を送受信するため、盗聴のリスクが低く、安全な通信手段とされてきました。しかし、メールやクラウドサービスへ転送する際はインターネットを経由するため、情報漏洩や不正アクセスのリスクも考える必要があります。

サービスを選ぶ際には、通信の暗号化やアクセス制限といったセキュリティ機能が充実しているかを確認することが重要です。

料金プランについては下記からもご覧いただけます。

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