FAXをスマホやPCに転送する3つの方法｜各方法のメリット・デメリットや注意点を解説

外出先やテレワーク中にFAXを確認できず、業務が滞ってしまった経験はありませんか。

本記事では、現在お使いの複合機や電話回線を利用して、FAXをスマートフォンやPCに転送する具体的な設定方法や、便利なサービスの種類について分かりやすく解説します。

FAXを転送するメリット

FAX転送とは、受信したFAXを指定した別のFAX番号、メールアドレス、クラウドストレージなどに自動で転送する仕組みです。

かつて主流だった紙媒体でのやり取りから、ビジネスのデジタル化が進む現代において、FAXで受信した情報をデータとして活用する需要はますます高まっています。

FAX転送のメリット

• ペーパーレス化: 紙やインクのコスト、印刷の手間を削減できます。
• 業務効率化: ファイリングや書類を探す手間がなくなり、過去の送受信履歴も簡単に検索可能です。
• 情報共有の迅速化: 受信データをすぐに社内やチームで共有でき、対応スピードが向上します。
• 多様な働き方への対応: テレワークや外出先でもFAXを確認でき、ビジネスチャンスを逃しません。

近年、多くの企業でペーパーレス化による業務効率化が進んでいます。紙のFAXをデータで受信できれば、印刷コストや手間を削減できるだけでなく、情報を一元管理し、社内での共有もスムーズになります。

特にテレワークの普及により、オフィス外でFAXを確認する機会が増えたことから、FAX転送は現代の多様な働き方を支える上で欠かせない機能と言えるでしょう。

受信したFAXを転送する3つの方法

次に、受信したFAXを転送するための具体的な3つの方法をご紹介します。

次に、受信したFAXを転送するための具体的な3つの方法をご紹介します。

方法1：複合機・FAX機からメールへ転送する

多くの業務用複合機やFAX機には、受信したFAXを指定のメールアドレスに自動転送する機能が備わっています。

設定方法は機種によって異なりますが、一般的には管理画面からSMTPサーバー（メール送信用サーバー）の情報や、転送先のメールアドレスを登録することで利用可能です。また、複合機・FAX機によっては、受信したFAXを複数のメールアドレスに一斉転送する設定が可能なものもあります。

詳細な手順は、お使いの機器の取扱説明書をご確認ください。

方法2：FAXソフトを利用して転送する

お持ちのパソコンにFAXソフトとFAXモデム（電話回線とパソコンを繋ぐ機器）を導入し、パソコン自体をFAX機として利用する方法です。

この方法では、パソコンが受信したFAXデータを、メールへ自動転送したり、指定したフォルダへ保存したりできます。ただし、FAXを受信するためには、常にパソコンの電源をONにしておく必要があります。

方法3：インターネットFAX（クラウドFAX）を活用する

インターネットFAX（クラウドFAX）とは、サービス提供事業者が管理するサーバーを通じて、インターネット経由でFAXの送受信を行うサービスです。

物理的なFAX機や電話回線は不要で、受信したFAXはPDFなどのデータとしてメールで受け取ったり、ウェブブラウザ上で確認したりできます。スマートフォンやPCがあれば、いつでもどこでもFAXの内容を確認できるため、テレワークに最適な方法と言えるでしょう。また、多くのサービスでは複数の宛先への一斉転送も可能です。

FAX転送方法のメリット・デメリット

これまで紹介した3つの転送方法について、それぞれのメリット・デメリットを比較してみましょう。

自社の環境や目的に合わせて、最適な方法を選択しましょう。

FAX転送時の注意点

最後に、FAXの転送をスムーズに活用するために、確認しておくべき注意点を解説します。

メモリーの保存先を確保しておく

FAX機には、用紙やインクが切れた際に、受信データを一時的に本体メモリに保存する「メモリー受信」機能があります。しかし、メモリ容量には限りがあるため、いっぱいになると新たなFAXを受信できなくなってしまいます。

FAX転送を導入し、受信データを直接PCやクラウドサーバーに保存する仕組みを構築すれば、容量を気にすることなく、全てのデータを確実に保存・管理できます。

情報漏洩や不正アクセスのリスクを考慮する

FAXは電話回線を通じて情報を送受信するため、盗聴のリスクが低く、安全な通信手段とされてきました。しかし、メールやクラウドサービスへ転送する際はインターネットを経由するため、情報漏洩や不正アクセスのリスクも考える必要があります。

サービスを選ぶ際には、通信の暗号化やアクセス制限といったセキュリティ機能が充実しているかを確認することが重要です。