FAX番号を簡単に取得する方法と注意点

取引先とのやり取りで急にFAX番号が必要になったものの、「物理的なFAX機は置きたくない」「できるだけコストをかけたくない」という悩みを抱えていませんか。

本記事では、そのような個人事業主や中小企業の担当者の方へ向けて、FAX番号を取得するための具体的な方法とそれぞれの費用、注意点をわかりやすく解説します。

FAX番号を取得する方法

FAX番号を取得するには、主に4つの方法があります。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に最適な方法を選びましょう。ここでは、物理的なFAX機が不要な方法も含めて解説します。

アナログ電話回線を利用する

従来から存在するアナログの電話回線を契約し、FAX番号を取得する方法です。NTTなどの通信事業者に申し込むことで利用を開始できます。

この方法の長所は、通信が安定していることや、市外局番から始まる番号が使えるため信頼性が高い点にあります。ただし、回線を引くための工事が必要になる場合があります。

ひかり電話を利用する

インターネット用の光回線を利用して電話やFAXを使うサービスです。すでに光回線を契約している、あるいはこれから契約する事業者におすすめの方法と言えるでしょう。

ひかり電話も市外局番から始まる番号が利用可能で、アナログ回線に比べて基本料金や通話料が安い傾向にあります。

クラウドFAXサービスを利用する

物理的なFAX機を必要とせず、PCやスマートフォンからインターネット経由でFAXの送受信ができるサービスです。近年、最も手軽な方法として急速に普及しています。

メールを送るような感覚でFAXが使える手軽さが魅力で、ペーパーレス化の推進にも貢献します。初期費用を抑えたい、場所を選ばずにFAXを使いたいといったニーズに最適なソリューションです。

IP電話を利用する

インターネット回線を利用する電話サービスで、050から始まる電話番号を取得してFAXに利用する方法です。

導入が簡単でコストを抑えられるのが特徴ですが、サービスによっては通信品質が不安定になる可能性や、市外局番が使えないことによる信頼性の課題があります。

FAX機なしで番号だけ取得する方法

前述の「クラウドFAXサービス」や「IP電話サービス」を利用すれば、FAX機本体を購入することなくFAX番号のみを取得できます。

これらのサービスは、受信したFAXをPDFなどのデジタルデータとして、メールや専用アプリで受け取る仕組みです。これにより、初期投資を大幅に削減し、ペーパーレスで効率的なFAX運用が実現します。

各取得方法のメリット・デメリット

FAX番号を取得する4つの方法には、それぞれメリットとデメリットが存在します。ここでは、それぞれの特徴を整理し、手軽さ・費用・信頼性の観点から比較検討してみましょう。

アナログ電話回線のメリット・デメリット

メリット:* 通信が安定しており、送受信エラーが少ない* 市外局番から始まる番号が利用でき、社会的信用が高い* 停電時でも使用可能な電話機がある

デメリット:* 回線工事が必要な場合があり、導入に時間がかかる* ひかり電話やIP電話に比べて基本料金や通話料が高い傾向にある* 物理的なFAX機が必要になる

ひかり電話のメリット・デメリット

メリット:* 市外局番から始まる番号が利用でき、信頼性が高い* アナログ回線より基本料金や通話料が安い* インターネットと回線を一本化できる

デメリット:* 光回線の契約が必須となる* 停電時には基本的に利用できない（別途対策が必要）* 導入に工事が必要な場合がある

クラウドFAXのメリット・デメリット

メリット:* 物理的なFAX機が不要で、初期費用を大幅に抑制できる* PCやスマートフォンがあれば場所を問わず送受信できる* ペーパーレス化を実現し、インク代や用紙代を削減できる

デメリット:* インターネット環境がなければ利用できない* サービスによっては通信が不安定になる可能性がある* 050番号の場合、市外局番に比べて信頼性が低いと見なされることがある

IP電話のメリット・デメリット

メリット:* 導入が容易で、初期費用や月額料金が安い* IP電話同士の通話が無料になるサービスもある

デメリット:* 通信品質がインターネット環境に大きく依存する* 基本的に050番号になるため、信頼性の面で課題がある* 停電時に利用できない

手軽さ・費用・信頼性の観点での比較

FAX番号取得時の注意点

FAX番号を取得する際には、いくつか事前に把握しておくべき注意点があります。特に、将来的な事業の拡張性やセキュリティについては、慎重に検討することが重要です。

他社への番号移行の制限

NTTのアナログ回線やひかり電話で取得した市外局番の番号は、多くの通信サービスへ引き継ぐことが可能です（番号ポータビリティ制度）。

しかし、クラウドFAXやIP電話サービスで独自に発行された050番号や一部の市外局番は、他のサービスに乗り換える際に引き継げないケースがあります。将来的にサービスを変更する可能性があるなら、契約前に番号ポータビリティの可否を確認しておきましょう。

取得までの時間と手続き

アナログ電話回線やひかり電話は、申し込みから開通工事まで数週間から1ヶ月程度を要する場合があります。事業開始に合わせてFAX番号が必要な場合は、余裕を持ったスケジュールで申し込む必要があります。

一方、クラウドFAXやIP電話サービスは、申し込みから最短即日で利用開始できるものが多く、急いで番号が必要な場合に適しています。

セキュリティに関する注意点

クラウドFAXやIP電話はインターネット回線を利用するため、不正アクセスや情報漏洩のリスク対策が不可欠です。

サービスを選ぶ際は、通信の暗号化やアクセス制限といったセキュリティ対策が十分に講じられているかを確認することが重要です。信頼できる事業者が提供するサービスを選び、安全な運用を心がけてください。

おすすめのFAXサービス

各取得方法の特徴を理解したところで、具体的なサービス選定の段階に入ります。特に人気の高いクラウドFAXサービスと、信頼性で選ばれるIP電話サービスを中心に紹介します。

人気のクラウドFAXサービス

クラウドFAXは、低コストと導入の手軽さから多くの個人事業主や中小企業に選ばれています。

信頼性の高いIP電話サービス

IP電話サービスでもFAXの利用は可能です。ビジネス利用で信頼性を重視する場合は、固定電話番号が利用できるサービスや、法人向けの実績が豊富なサービスを選びましょう。

NTTが提供する「ひかり電話」は、IP電話の一種でありながら、市外局番が利用でき、通信品質も安定しているため、ビジネス利用において非常に高い信頼性があります。

無料または格安で使えるサービスはある？

完全に無料で継続的に利用できるFAX受信サービスは、残念ながら存在しません。一部の海外サービスでは無料送信が可能ですが、広告が表示されたり、枚数制限が厳しかったりと、ビジネスでの利用には不向きです。

しかし、月額1,000円前後から利用できる格安のクラウドFAXサービスは多数存在します。これらのサービスを賢く活用することで、コストを抑えつつ、ビジネス要件を十分に満たすことが可能です。

FAX機器の選び方

クラウドFAXを利用する場合、物理的なFAX機は不要ですが、ひかり電話やアナログ回線を選択する場合はFAX機が必要です。その際の選び方について解説します。

家庭用と業務用の違い

家庭用FAXは、基本的な通話・FAX機能に特化しており、比較的安価に購入できます。一方、業務用FAX（ビジネスフォン）は、複数回線への対応や、保留・転送機能など、ビジネスに特化した機能が充実しているのが特徴です。

小規模オフィスであれば、高機能な家庭用FAXや、SOHO（Small Office/Home Office）向けのビジネスフォンで十分な場合が多いでしょう。

機能別のおすすめ機器

FAX機を選ぶ際は、印刷速度や画質、用紙サイズといった基本性能に加え、PCから直接送信できる「PC-FAX機能」や、受信したFAXをデータで保存できる「見てから印刷機能」があると非常に便利です。

これらの機能があれば、紙やインクのコストを削減し、業務のペーパーレス化を促進できます。

そもそもFAX機は購入すべきか？

もし物理的なFAX機を置くスペースがない、あるいは購入費用を極力抑えたいのであれば、クラウドFAXサービスの利用が最も合理的な選択と言えます。

FAX機を導入する場合でも、リース契約や中古品を利用することで初期費用を抑えることができます。自社の利用頻度や予算に合わせて、最適な方法を検討しましょう。