AI電話代行と要約機能で業務効率化を実現！スムーズな折り返し対応が可能に【株式会社医療法務センター】

そんな同社では、お問い合わせの電話の折り返しをスムーズに行うためにIVRyを導入。電話に出られなくても、事前に準備をした上で折り返すことが可能になりました。

本記事では、株式会社医療法務センターの松丸大輝さんに、IVRyを導入した背景や活用方法、導入による効果について伺いました。

ー 松丸さんの業務内容について教えてください。

私は当社の代表を担っています。

具体的には、弁護士や法律事務所からの依頼を、どの診療科の医師に割り振るかを調整したり、スケジュール管理などを行っています。

また、普段は整形外科医として病院勤務もしています。

折り返し対応効率化のために、電話の用件を事前に把握する仕組みを探していた

ー IVRy導入前の電話応答フローと課題について教えてください。

IVRy導入前は、電話転送サービスを利用して、スマートフォンに転送していました。

当社には私の他に看護師を含め5名のスタッフがいますが、ほとんどが副業として関わってくれています。そのため、電話がかかってきても出られないことが多く、着信を確認し、折り返し対応を行うことがほとんどでした。

1日10件前後の電話があり、その内容のほとんどは依頼や相談に関するものです。

特に初回の対応では、依頼者に安心感を持ってもらうため、なるべく電話で話をし、その後メールでのやり取りに移行する流れを取っています。そのため、電話は欠かせないものでした。

また、仕事柄、急を要する内容も多く、初回の折り返しでスムーズにやりとりするために内容を事前に確認できる仕組みが必要だと感じていました。

周囲に相談したところ、知り合いの弁護士から「AIで文字起こしもしてくれて楽だよ」とIVRyを教えてもらいました。

ー IVRyの導入の決め手は何だったのでしょうか。

IVRyを導入する決め手になったのは、AI電話代行サービスと文字起こしのAI要約機能が備わっていた点が大きかったですね。この2つを使えば、持っている課題が解決できそうだと考えました。

また、IVRyの公式サイトで他社の導入事例を読み、便利そうだと感じたのも、導入を決める大きな要因となりました。

AIが用件を記録することで事前確認が可能に！スタッフの業務効率化にも貢献

ー 実際に導入してみていかがでしょうか。

予想通り、AI電話代行サービスとAI要約機能がかなり便利ですね！

電話をかけて来られた方のほとんどが用件を録音で残してくれるので、電話を折り返す前に内容を把握し、事前に準備ができることは非常に助かります。

初回の電話では1件につき10～20分ヒアリングをさせてもらうので、内容が事前に分かっていることで、効率よく会話ができるようになりました。

また、文字起こしの内容を確認し、判断しにくい場合や途中で通話が切れた際には、録音データを再生して詳細を確認してから折り返しています。

すぐに録音内容をチェックできるのも、とても便利ですね。

ー スタッフさんやクライアントさんの反応はいかがですか。

クライアントは、周りで同じようなサービスを利用しているところがほとんどないので、「面白いものを使っているね～！」とのお声をいただきました（笑）。

スタッフからは、手間が省けてすごく楽になったという声が出ています。

本当に不満なく、使わせてもらっています。

ー 最後にIVRyにメッセージをお願いします。

すごく便利なサービスで、いつも大変助かっています。今後も引き続き頑張ってください！よろしくお願いします。

ー 本日は貴重なお話をありがとうございました！ご担当者様のご期待に添えるよう電話DXを引き続きサポートして参ります！

※記事内のIVRyに関する情報はインタビュー時点のものです。現在は異なる場合がありますので、予めご了承ください。