テレワークとは

テレワークとは、インターネットなどを利用して場所や時間を限定せず働くことです。リモートワークとも呼ばれますが、意味は同じです。在宅勤務、ワーケーション、モバイルワーク、コワーキングなどもテレワークの一形態です。

2019年に働き方改革法が施行されたのち、コロナ禍をきっかけに急速に広まっています。

テレワークとは

テレワークとは「tele（離れた）」と「work（働く）」を組み合わせた造語で、場所にとらわれずに働くことを言います。

インターネットなどの技術を利用すれば、自宅や、リゾート地、電車内、コワーキングスペースなど、様々な場所から会社へアクセスでき、会社にいなくても仕事が可能です。

テレワークのメリット・デメリット

テレワークのメリット

テレワークにより、社員には通勤の負担が減り、企業側では交通費・オフィスの維持費などの経費を節約できるというメリットが出ます。子育てや介護などで通勤が難しい人もテレワークなら働ける可能性があり、より多様な人材を活用できるでしょう。

テレワークで女性が活躍しやすくなり、20兆円もの経済効果が得られる、という試算もあります。

テレワークのデメリット

テレワークはスタッフの働きぶりを実際に見られなくなることから、勤務状況を把握しにくくなる、というデメリットがあります。スタッフ同士のコミュニケーションが不足したり、業務過多に陥りやすくなるほか、環境構築にコストがかかる、という側面も。

また、飲食店・宿泊業など、一部テレワークが適さない業界・業種もあります。

テレワークを推進するため必要なことは

テレワークを推進する際は、いきなり全社的にテレワークに切り替えるというのではなく、部分的・限定的に導入し、少しずつ浸透させていくことがポイントとなります。

その一環として、まずは電話自動化から取り組むのもおすすめです。IVRシステムを利用することでかんたんにテレワークを始めることができます。IVRの詳しい機能については、こちらの記事をご覧ください！

IVRの機能一覧！ビジネスに必要な機能をまとめて紹介

テレワークの推進目的・利用シーン

飲食店

飲食店では、実際に調理する・接客するといった業務ではテレワークが難しいものの、食材の在庫管理、経理、企画、顧客管理など、裏方業務ではテレワークを導入することができます。

また、テレワークスペースとして飲食店が選ばれることも増えており、WiFi環境や充電環境の整備により売り上げ増加を狙うことができます。

病院・クリニック

医療機関では、医療事務、備品の在庫管理などの業務のほか、オンライン診察などでテレワークが導入されています。内勤医師の負担を減らすため、在宅医師に診療を集中させる、といった試みもあり、これからもテレワークの活用が期待されます。

ホテル・宿泊業

宿泊業界はテレワーク導入には不向きですが、空室管理、マーケティング、人事、経理など裏方業務では導入が可能です。

また、テレワークスペースとしてホテルを利用するケースが増えており、テレワーク用プランを用意する宿泊施設も増えています。

製造業

製造業においては、週5日勤務の内1回はテレワークにするなど、限定的なテレワークが導入されています。移動中に資料作成をするなど、時間を有効に活用できるようになり、残業時間の短縮、従業員のモチベーションアップといった効果が出ているようです。

オフィス

オフィスにおいては電話業務や事務業務をテレワーク化する企業が増えており、場合によってはオフィスを丸ごとテレワーク化することも可能です。出勤の回数を減らすことでコストダウンなどの効果を出している企業もたくさんあります。

テレワーク推進ツールの比較ポイント

費用で選ぶ

テレワークを推進するには専用のツールが必須となります。契約料や月額費用ばかりでなく、端末導入などで初期費用がかかる場合もありますので、総合的な費用感をチェックする必要があります。

共有機能で選ぶ

テレワークにおいては資料・データの共有機能が必須です。多くのテレワークツールに共有機能がありますが、容量制限や期間制限があるものも多いです。別途、データ共有ソフトと組み合わせる企業もあります。

セキュリティ性で選ぶ

テレワーク中には、企業の機密データや顧客情報を扱うこともあります。そのためセキュリティ性にも注目して選ぶと良いでしょう。

アカウントごとにアクセスレベルを設定できる機能もおすすめです。

アクセス性で選ぶ

ここで言うアクセス性とは、高速・かんたんにアクセスできるかどうか、を指します。接続までに時間がかからないかどうか、スマホやPC、タブレットなど様々な端末に対応しているかどうか、などがポイントになりますが、一方で外部からのアクセスには強固であるツールが良いでしょう。

コミュニケーション機能で選ぶ

テレワークでは、スタッフの働きぶりを直に見ることが難しくなります。また、スタッフが孤独感を感じやすくなるという問題もあるので、スタッフ間でコミュニケーションを取りやすいツールがおすすめです。

ポイント別、おすすめテレワーク推進ツール

費用で選ぶテレワーク推進ツール

• IVRy

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、月額3,500円～という低コストで電話対応を自動化できるサービスです。

社内のスタッフがいなくても、電話がかかってくると「○○の問い合わせは1番を押してください…」と案内し、よくある質問には自動で回答したり、かかってきた電話番号へSMSを返送したり、担当者へ電話を直接つなぐ、などの対応ができます。

• Chatwork

無料～利用できるビジネス用コミュニケーションツールで、過去40日間の5,000メッセージを保管できます。それ以上も、1ユーザー600円/月の有料プランへアップグレードすることで制限なしでの利用も可能です。

グループチャットやダイレクトチャット、ファイル共有、ビデオ通話、音声通話など基本的な機能を備えています。

• ジョブカン勤怠管理

無料～利用できる勤怠管理ツールで、機能を増やしたいときは1ユーザー当たり200円/月～の有料プランに移行できます。

出勤管理、シフト管理、休暇申請、工数管理などの機能があり、静脈認証、GPS打刻、LINE打刻など、働き方に合わせて様々な打刻方法を選べるツールです。

共有機能で選ぶテレワーク推進ツール

• IVRy

IVRyは、自動対応の電話もすべて履歴が残ります。履歴は顧客情報と紐づいて保管されるため、顧客の問い合わせ履歴を確認しながら対応ができるのです。対応中にメモを残すこともでき、これらの情報は社内全体で共有できます。

• Slack

無料～利用できるビジネス用コミュニケーションツールです。ファイルをドラッグ&ドロップするだけで共有できる手軽さで、社外との連携も簡単です。Windows、AppleOS、スマホなど、キャリアや端末を問わず利用できます。

• Confluence

無料で2GBまで利用できる社内情報共有ツールで、大容量のファイルやデータを共有する業種に適しています。有料プランでは250GB～無制限までの容量に対応しており、最大5万ユーザーまで対応可能です。

セキュリティ性で選ぶテレワーク推進ツール

• ZOOM

世界中で利用されているテレビ会議ツールです。ミーティングを保護する機能がいくつも用意されているほか、データは高度に暗号化されているなど、堅牢なセキュリティ性能になっています。常に安全なミーティングができるでしょう。

• Dropbox

世界中で利用されているデータ共有ツールです。データ転送時にもセキュリティで保護される仕組みになっており、 ネットワークの構成やアプリケーションの設計から徹底した管理が行われているなど、厳重な構築になっています。

• TeamViewer

離れた場所から端末を操作できるリモートアクセスツールです。認証されたセキュリティシステムになっており、IDごとにユーザーを管理できるほか、2段階認証やブロックリストなどで不正アクセスから保護できます。

アクセス性で選ぶテレワーク推進ツール

• IVRy

IVRyは、スマホやPCにアプリを入れるだけで利用できる電話自動化ツールです。会社にいなくてもインターネット環境があればどこからでもアクセスでき、電話の履歴や顧客情報、通話中に残したメモなどを確認できます。

• クラウドサイン

オンライン上で契約締結でき、その契約書を保管できる電子契約書システムです。メールアドレスで認証でき、契約相手がクラウドサインを導入していなくても契約締結ができます。高度認証にも対応しています。

• bellFace

金融業界を始め、多くの企業に導入されているオンライン商談システムです。ネットに不慣れな人でも簡単にアクセスでき、複雑な設定なしでアクセスができます。対面で個人消費者向けに商談をするような業種・業界に適したツールです。

コミュニケーション機能で選ぶテレワーク推進ツール

• V-CUBE ミーティング

小規模～大手企業、地方自治体、大学などで利用されているWEB会議システムです。映像や音声の品質が高く、途切れないWEB会議が実現します。最大50人まで参加でき、スマホでのアクセスも可能です。録画配信やセミナー配信にも対応しているなど、テレワーク中の社員に情報を届けやすいツールとなっています。

• Remotty

テレワーク中のコミュニケーション不足を解消するために開発されたツールです。ワンクリックでほかの社員とテレビ会議を始めることができ、誰と誰が話しているか、ほかの業務中なのか、といったことが一目で分かるようになっています。

• Sococo

バーチャルオフィスでアバターを操作するという新しいコミュニケーションツールです。実際に出社しているような感覚で業務ができ、気軽に連絡や相談しやすい環境が作れます。ZOOM、Teamsなどとの連携も容易です。

テレワーク推進ツールの活用事例

テレワークを円滑にするために、電話転送ツールをうまく活用する企業が増えています。こちらでは、会社の代表電話はそのままで、電話を自動化するなど、テレワークを推進する事例について紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください！

テレワークを電話転送で円滑に

まとめ

テレワークとは、インターネットなどの通信技術を利用して、場所・時間にとらわれず働くことです。働き方改革やコロナ禍をきっかけに広く浸透しました。テレワークを推進すると通勤負担が減り、多様な人材採用につながります。

テレワークを推進するには専用のツールを導入することになります。その際は費用、セキュリティ性、コミュニケーション機能などをポイントに選ぶのが良いでしょう。