体験入学など新規の電話の取りこぼし防止に成功！限られた人員体制での電話対応効率化を実現！【ミュージックアカデミーラファーレ】

ミュージックアカデミーラファーレについて

ミュージックアカデミーラファーレは、東京都豊島区のJR大塚駅から歩いてすぐのところにあるマンツーマン形式で行う音楽教室です。ピアノはもちろん、管楽器・弦楽器・打楽器・ボイストレーニングなど多様なメニューがそろっています。

この他、小さなお子様向けの少人数制のリトミック教室なども行っています。

日高さん：コロナ禍になって、小さなお子様同士が集団で触れ合う機会が少なくなったという声を受けて、個人レッスンに加えて少人数制のリトミッククラスを始めたところ、電話やWebからの問い合わせが急増したんです。

基本的には、問い合わせフォームで受け付けした後で、折り返し電話をかけて詳しくお話をする、というような形を取っていました。ですが、小さなお子様がいるご家庭だと、お子様がお昼寝中で電話に出てもらえない、ということが多く、逆に電話ができる時間がこちらがレッスン中になるということが多い状況でした。

レッスン中ですと電話に出られないですし、レッスンの合間には外出をすることもありますので、限られた人員体制における電話の対応は大きな課題でした。

日高さん：2021年頃から「秘書代行」でサービスを検討していて、無料お試し期間まで進めたんですが、秘書代行ですと導入前に応対フローなどを取り決める打ち合わせが必要で、その時間が取れなくなってしまい、結局、導入には至りませんでした。

うまく導入できたとしても、フローを変更するたびに打ち合わせが必要だったので、大変そうな印象でした。

そんなときに、プライベートで動画配信の自動音声を聞いて、自動応答の精度のよさを感じ、検討しはじめた時に、たまたまTwitterの広告でIVRyを拝見して、自動音声の精度も高いなと感じたので、興味を持ちました。

日高さん：秘書代行とさほど値段が変わらないので、試してみようと思いました。

使ってみて、IVRyは自動音声と録音データと、両方組み合わせて使えるのがよかったです。最初、社名のイントネーションが気になっていたんですが、録音と組み合わせたり、コロンや「ー（長音記号）」でテキストを細かく調整することで、今では気にならないようになりました。

他のサービスとも比較しようかと思ったんですが、試してみたらIVRyがあれば十分だな、という感じがしたので、導入を決めました。

日高さん：最初に分岐メニューを提案していただいたのがありがたかったです。そこから調整をする形で利用しています。

日高さん：営業電話をブロックできる機能が大変助かっています。生徒さんからの電話はダイレクトにつながってほしいので「ホワイトリスト機能」も活用しています。

問い合わせや電話番号の履歴が残るので、分析ができて、この番号の方は体験希望なんだなとか、取引先からだな、すぐに折り返し連絡しようとか、営業電話だなとか、電話がかかってきた時点である程度内容の予測ができるので、業務の効率にもつながりました。

ちょっとした外出時に電話対応できるのもいいですね。

日高さん：IVRyを導入してみて、私たちとお客様とのコミュニケーションが深められるサービスだなと感じています。今後もサービス向上を期待しています。

様々なサービスがあり、特徴が違うので、他のサービスをつなげるハブのようになってもらえると嬉しいです。