電話自動応答×AIインターネットFAXでバックオフィス業務を効率化！事務部門撤廃を実現【株式会社TMオフィス】

FAX業務のための出社と、バックオフィスの人手不足。DXを阻むアナログな体制に課題

ー 「アイブリー AI FAX」に先んじてアイブリーの電話サービスを以前からお使いいただいていますが、その際の導入の決め手は何でしたか？

非常にリーズナブルな価格だったのと、奥西さんの動画が決め手でした。
沖縄のビジネスコンテストの発表の中で、「中小企業の電話事情は大変なんだ！」と熱弁されているのを拝見し、「この方はよく分かっていらっしゃる」と共感しました。その後すぐに問い合わせを行い、即導入となりました。

現在では、もうアイブリーなしの業務環境は考えられなくなりました。本当に感動しています。

ー 電話サービスについて、実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えてください。

特に役立っている機能は、「ブラックリスト機能」と「携帯電話への転送機能」です。

クライアントからの連絡は、基本的には各担当者の携帯電話で直接応答するようにしています。会社の代表電話はアイブリーに任せ、状況に応じて柔軟に対応できるよう設定しています。転送機能、録音機能などを活用することで、外出先でもスマートフォンですべてに対応できる点は、非常に便利だと感じています。

また、代表番号に自動音声が流れるようになったことで、会社に対する印象が良くなったと感じています。

以前のように事務員が対応していた頃よりも「会社の規模が大きくなった」という印象を持たれるようになり、むしろお得意様との関係性はより親密になったと感じます。一方、課題であった営業電話については、メッセージを残していただくようにご案内していますが、録音だと分かった段階でほとんどは途中離脱しているようです。ブラックリストも活用することで、月300件以上あった営業電話への応答は実質的になくなり、大変助かっています。

今回の業務改革を機に、当社は経理を外部に委託し、電話番のための事務スタッフを置かない体制へと移行しました。社員は全員がPR業務に専念し、電話応答はすべて「アイブリー」が担ってくれています。その結果、人件費を大幅に削減でき、その費用を社員の給与へ還元できるようになりました。

導入当初は決断に勇気が必要でしたが、少し考え方を変えるだけで、これほど良い変化が生まれるのかと実感しています。

7割を占める営業FAXをデータ化。コスト削減とペーパーレス化を全社で歓迎

ー 「アイブリー AI FAX」導入前のFAX業務では、どのような点に課題を感じていましたか？

以前は、コピー機能と一体型の複合機をずっと使っていました。当然ですが、オフィスに来なければFAXの送受信ができないため、それが大きな課題でした。

弊社では、以前から人手不足の課題があり、アイブリーの電話サービスを導入したのを機に、事務員を置くことをやめ、事務部門そのものを撤廃しました。
総務や経理といったバックオフィス業務もクラウドサービスに移行し、実際に現場で動くメンバーだけで業務を回すという、大幅な構造改革を行ったのです。

これにより、どこでも仕事ができる体制が整ったのですが、唯一FAXだけがネックになっていました。オフィスに行かないと見られない、送れないという状況が続いていたところに、アイブリーからAI FAXのお話をいただき、すぐに導入を決めました。今ではスマートフォンで送受信ができるので、非常に助かっています。

ー FAXが紙からデータに変わったことで、従業員の皆様の反応や働き方に変化はありましたか？

特に戸惑うこともなく、今ではFAXをスマートフォンで確認することが当たり前になっています。送信作業についても、操作がシンプルなので受け入れやすかったようです。

それから、受信FAXの7割は営業目的のものだったので、それらがデータ化されたことで、紙代を節約できるようになりました。内容の確認も簡単になったことで、業務効率の向上が実感できています。

「送ったはず」のFAXトラブルを解消。クラウド管理で紛失リスクゼロへ

ー 「アイブリー AI FAX」を実際に利用してみて、使い心地やメリットはいかがでしょうか？

これまで紙でFAXを管理していた頃は、受信したFAXを紛失してしまうことがありましたが、AI FAXでは送受信の履歴がすべて記録として残るので助かっています。クライアントから送信されたはずのものが見当たらない、といったことが以前は頻繁にありましたが、そうしたトラブルは一切なくなりました。

また、FAXの送信業務でよくあるミスですが、原稿が裏返しで送信され、こちらには白紙で届くというケースがあります。そうした場合でも、「こちらには白紙で届いています」という送受信履歴がデータとして残るので、先方にも状況を伝えやすくなりました。紛失リスクがなくなる点、すべてが記録される点。この2点は、非常に効率的だと感じています。

「アイブリー」が組織改革のきっかけに。場所に縛られない働き方を実現

ー 電話とFAXの両方にアイブリーを導入したことで、会社全体にどのような良い影響がありましたか？

コロナ禍を経てリモートワークが浸透してきた流れもありましたので、従業員はアイブリーを「新しい働き方の一環」というより、「より効率的に働くためのツール」として自然に受け入れてくれています。今では、オフィスは単に仕事をする場所ではなく、「みんなと顔を合わせるための場所」という位置づけに変わりつつあります。そういったオフィスの利点を最大限に活かすためにも、DXを進めるのは良いと感じています。

もともと、事務員の離職率の高さにはずっと頭を悩ませていました。採用や引き継ぎにかかるコストや労力は、本当に大きな負担でした。何とかしたいと思っていた時にアイブリーに出会い、まず一番の悩みだった電話業務の課題が解決されたのです。これをきっかけに、総務や経理もアウトソーシングを進めることができ、今回のAI FAXの導入で、さらなる業務改革が実現できました。アイブリーとの出会いが、弊社の構造改革の大きなきっかけになったことは間違いありません。

日本のDXを牽引するリーダーへ。「アイブリー」がスタンダードになる未来に期待

ー 最後に、今後のアイブリーに期待することを教えていただけますか。

私たちは、アイブリーのおかげで本当に助かっています。アイブリーは、もはや日本のDX改革を牽引するリーダーのような存在だと思っています。

電話もFAXもお願いしていますが、これ以上、何かを望むことが思いつかないくらい満足しています。中小企業はもちろん、最近では大企業にも導入が進んでいると伺っていますが、このままもっと発展して、あらゆる企業にとっての「DXのスタンダード」と呼べるようなサービスになってほしいと心から願っています。

ー 本日は貴重なお話をありがとうございました！ご担当者様のご期待に添えるようAI活用を引き続きサポートして参ります！

※記事内のアイブリーに関する情報はインタビュー時点のものです。現在は異なる場合がありますので、予めご了承ください。