個人事業主におすすめのクラウドPBXサービス3選

時間や場所にとらわれずに仕事を進めたい個人事業主にとって、クラウドPBXは電話対応の効率化と顧客満足度向上に効果的なツールです。固定電話の制約から解放され、柔軟な働き方が実現できます。

本記事では、クラウドPBXの基本情報や導入メリット、選び方、さらに個人事業主向けのおすすめクラウドPBX サービスを紹介します。

クラウドPBXとは？個人事業主が知っておくべき基礎知識

クラウドPBXとはどのような仕組みなのか、なぜ個人事業主に適しているのか、以下でチェックしていきましょう。 

クラウドPBXとは？従来型PBXとの違い

クラウドPBXは、インターネット回線を利用して電話交換機（PBX）の機能を提供するクラウド型サービスです。従来型のPBXでは、オフィス内に物理的な装置を設置し、配線工事を行う必要がありましたが、クラウドPBXはクラウド上に構築されているため、専用機器の設置が不要です。導入コストや運用コストが大幅に削減でき、柔軟な運用が可能になります。

クラウドPBXは、通話を行う際にクラウド上のサーバーが通話先との接続を仲介します。インターネット環境さえ整っていれば、どこにいても電話の発信・受信が可能なため、個人事業主が自宅や外出先からでもオフィス番号で対応でき、場所に縛られることなく業務を進めることができます。 

クラウドPBXの便利な機能

クラウドPBXには以下のような代表的な機能があり、電話業務の効率化と顧客満足度の向上に貢献します。

• 内線通話：複数の拠点や複数の従業員間で、まるでオフィスにいるかのようにスムーズな通話を実現します。

• 転送機能：電話を適切な担当者や部署に自動転送し、顧客の問い合わせに迅速に対応できます。

• 通話録音機能：顧客とのやり取りを録音し、クレーム対応の改善や営業活動の分析に役立ちます。
  
• 自動音声応答（IVR）：顧客の問い合わせを自動で分類し、適切な部署や担当者につなぐことで、問い合わせ対応時間を短縮し、一次受付の負担を軽減します。
  
• インターネットFAX：紙媒体のFAXに代わるデジタルなFAXサービス。ペーパーレス化を実現し、環境にも配慮できます。
  
• クラウド電話帳：顧客情報をクラウド上で一元管理し、いつでもどこからでもアクセスできます。

個人事業主がクラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXがもたらす具体的なメリットには以下のようなものがあります。 

1. 低コストな導入と運用

クラウドPBXの最大の魅力は、低コストで導入と運用が可能な点です。専用ハードウェアが不要なため、設置や初期費用を大幅に削減できます。料金体系は月額制や従量課金制が多く、利用分だけの支払いで済むため、無駄なコストを抑えられます。

また、システムのメンテナンスやアップデートはプロバイダーが行うため、運用にかかる手間や費用も軽減されます。 

2. 場所を選ばない柔軟な運用

インターネット回線を活用するクラウドPBXは、固定電話の制約をなくし、どこでも業務を行える柔軟性を提供します。自宅、カフェ、外出先などから会社の電話番号で顧客対応が可能です。

特に、スマートフォンとの連携により、1台のスマートフォンでプライベートとビジネスの電話を使い分けられるため、便利さが格段に向上します。働き方の自由度が高まり、ワークライフバランスを重視する個人事業主に大きなメリットをもたらします。

3. 迅速で効率的な顧客対応

クラウドPBXに搭載される自動音声応答（IVR）、通話転送、通話録音などの機能は、顧客対応の迅速化と効率化を可能にします。IVRを使えば、顧客の問い合わせを自動的に適切な担当者に振り分けることができ、待ち時間を短縮できます。

通話転送機能は緊急性の高い問い合わせに迅速に対応するのに役立ちます。また、通話録音は顧客対応の質を向上させるための振り返りや改善に活用でき、クレーム対応にも効果を発揮します。

4. 拡張性とセキュリティの充実

クラウドPBXは、事業規模に応じて回線数や機能を柔軟に調整できるため、拡大するビジネスに対応するスケーラビリティを備えています。小規模からスタートし、事業が成長するにつれて段階的に機能を拡張することが可能です。

また、クラウド環境で運用されるため、暗号化通信やアクセス制限などの最新セキュリティ対策が施されており、顧客情報や通話データの保護も安心です。 

クラウドPBX導入で解決できる個人事業主の課題

1. 場所にとらわれない働き方を実現

クラウドPBXは、出先や自宅からでも会社の電話番号で顧客対応を可能にします。これにより、営業時間を拡大し、顧客の利便性を高めると同時に、働く場所や時間に縛られない柔軟な働き方を実現できます。 

2. 顧客対応の迅速化と効率化

自動音声応答（IVR）を利用することで、問い合わせ対応時間を短縮し、オペレーターの負担を軽減します。また、通話転送や通話録音を活用することで、迅速かつ適切な対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。

3. 業務プロセスの改善

通話録音機能は、顧客対応のプロセスを分析し、改善点を見つけるための貴重なデータを提供します。対応品質を向上させ、サービス全体の効率を高めることが可能です。 

4. 事業規模の変化への対応

クラウドPBXは、回線数や機能を必要に応じて増減できるため、事業の拡大や縮小に柔軟に対応できます。高い拡張性により、事業環境の変化にも迅速に対応でき、安定した運用を継続できます。 

個人事業主のクラウドPBXサービスの選び方

多くのサービスが存在する中で、最適なクラウドPBXを選ぶには、以下のポイントを押さえることが重要です。 

予算

クラウドPBXの導入には、初期費用や月額費用、オプション料金などが発生します。事業規模や利用人数、収益に見合ったプランを選択しましょう。

必要な機能

事業の性質に応じて必要な機能をリストアップしましょう。クラウドPBXにはさまざまな機能があるため、自分のビジネスにとって本当に必要なものを見極めることが大切です。

拡張性

現在の事業規模だけでなく、将来的な成長を見据えたシステム選びが重要です。クラウドPBXは回線数や利用者数を柔軟に増減できるため、拡張性のあるサービスを選びましょう。

使いやすさ

個人事業主にとっては、使いやすいシステムであることも重要です。日常的に利用するツールであるため、操作が煩雑では業務効率が下がってしまいます。

個人事業主におすすめのクラウドPBXサービス3選

ここでは、個人事業主におすすめのクラウドPBXサービスを3社紹介します。

OFFICE PHONE

OFFICE PHONEは、導入累計数20,000社を突破しており、多くの企業で導入されているクラウドPBXサービスです。初期費用は0円、月額費用も1端末あたり98円となっており、格安な料金設定になっています。

通話料は外線で3分あたり7.4円と格安です。電話で連絡を取る機会が多い個人事業主の方であれば、コスト負担が軽減する可能性があるでしょう。

ナイセンクラウド

ナイセンクラウドは、月額2,000円から利用できるクラウドPBXサービスです。留守番電話やメールなどの機能もオプションで利用できます。東京03や大阪06、ほかにも0120や0800などの市外局番やフリーダイヤルが取得可能です。導入は最短1日と、すぐに利用開始できるのも特徴です。

トビラフォンCloud

トビラフォンCloudは、外線電話1番号・外線同時通話数2ch・内線番号2番号の1セットが月額3,300円で利用できるクラウドPBXです。自分のスマホをビジネスフォンとして利用できます。通信内容や登録されている情報はすべて暗号化される点も特徴です。IPアドレス制限や2段階認証にも対応しています。

クラウドPBX導入を検討する個人事業主のよくある質問集

クラウドPBXの導入にあたって、個人事業主が知っておきたいFAQをまとめました。導入前の参考にしてください。

Q1：クラウドPBXを導入するには何が必要ですか？
A1：インターネット回線、スマートフォン（アプリ対応）、またはSIP電話機（IP電話）が必要です。 多くのサービスでは、専用アプリの利用でスマートフォンが電話機として機能します。

Q2：既存の電話機をそのまま使えますか？
A2：従来のアナログ電話機はそのままでは使用できません。クラウドPBXと連携可能なIP電話機（SIPフォン）か、スマートフォンアプリが必要です。一部のサービスでは、アナログ電話機を接続するためのゲートウェイ機能を提供している場合もあります。対応機種、接続方法については、サービスプロバイダーへ確認が必要です。

Q3：クラウドPBXの通話品質に問題はありませんか？
A3：一般的に、クラウドPBXはビジネスフォンと同等の通話品質を提供しています。しかし、利用環境（インターネット回線の速度や安定性など）によって、通話品質にばらつきが生じる可能性があります。サービスプロバイダの検証結果や利用者の口コミなどを参考に、利用環境を考慮した上で導入を検討しましょう。

Q4： 通話料金はどのくらいですか？
A4：サービスによって料金体系は異なります。基本料金に加えて、通話時間や通話数に応じて従量課金される場合と、固定料金制の場合があります。また、国際電話や海外からの通話、オプション機能（例えば通話録音）などは別途料金が発生する場合があります。サービス提供者の料金プランを比較検討し、自分の利用状況に合ったものを選びましょう。

Q5：クラウドPBXのセキュリティは？情報漏洩のリスクは？
A5：クラウドPBXのセキュリティは、サービス提供者のセキュリティ対策によって異なります。暗号化やアクセス制限といったセキュリティ対策が実施されているサービスを選びましょう。情報漏洩リスクについては、契約内容やサービスプロバイダーのセキュリティに関する情報を確認してください。

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クラウドPBXよりも手軽に導入できるため、海外に拠点を持つ企業におすすめの選択肢です。