ビジネスホンで同時通話は可能？クラウドPBXをすすめる理由も解説

現代のオフィスにおいて、ビジネスホンは重要な役割を果たしています。特に、複数の電話に同時対応できる「同時通話」は、業務効率を向上させ、顧客満足度を高めるうえで欠かせない機能です。

本記事では、同時通話機能の概要や、会議機能との違い、回線の種類ごとの特徴を解説します。また、クラウドPBXを活用するメリットも紹介しますので、自社に最適な電話システムを選ぶ際の参考にしてください。

1.同時通話とは？

同時通話は、円滑なコミュニケーションが求められる現代のビジネスに欠かせない機能です。この章では、同時通話の定義や仕組み、メリットについて解説します。

同時通話の定義

同時通話とは、複数の電話番号から同時にかかってきた電話を受けられる機能です。複数の着信に対応することで、業務効率の大幅な向上につながります。

例えば、1つの代表番号に複数の着信が発生した場合でも、同時通話機能を備えたビジネスホンがあれば、各電話端末で着信を受けられます。

ただし、電話機の数による制約の考慮が必要

同時通話の性能は、電話システムに接続されている電話機の台数に依存します。電話機が対応できる通話の数が上限を超えると、以降の着信は「話し中」となり、受信できなくなる点に注意しましょう。

同時通話機能のメリット

同時通話機能には、以下のようなメリットがあります。

• 顧客対応の効率化
  一度に複数の通話を処理できるため、顧客対応の時間を短縮できます。

• 顧客満足度の向上
  顧客が「話し中」の状態に遭遇する確率が減少します。つながりやすくなることで、信頼感を得られるでしょう。

2.ビジネスホンの会議機能との違い

ビジネスホンには、複数の通話を並行して処理する「同時通話」と、複数人が同じ通話に参加できる「会議機能」があります。各機能の特徴や業務での活用方法を見ていきましょう。

同時通話と会議機能の違い

「同時通話」と「会議機能」の特徴は以下のとおりです。

同時通話

• 複数の電話番号から同時にかかってきた着信を独立して処理する機能
• 通話は1対1で行われ、ほかの通話に干渉せず並行して通話できる
• 顧客対応や複数部署間のやり取りなど、外部との接点で多く活用される

会議機能

• 1つの通話に複数人が同時に参加し、グループ通話する機能
• 全員が同じ会話を共有できるため、プロジェクトの意思決定やミーティングに最適
• リモートワークや拠点間の会議で有用

  同時通話は独立した複数の通話を処理するのに対し、会議機能は1つの通話に複数人が参加する仕組みです。

用途の違い

同時通話と会議機能は、用途も異なります。

同時通話

同時通話は、問い合わせや苦情対応、予約の受付など、顧客とのコミュニケーションに利用します。

会議機能

チーム全員が参加する場で進捗状況を共有する会議や部署内コミュニケーション、リモートワーク時の会議など、主に社内コミュニケーションで利用します。

3.ビジネスホンは同時通話できるのか？

ビジネスホンは、基本的に同時通話に対応しています。同時通話が可能な数は、使用する回線の種類によって異なるため、事前にチェックしておきましょう。

回線の種類ごとの特徴と同時通話数の制約

アナログ回線

• 制約：アナログ回線では、回線数がそのまま同時通話の上限となります。例えば、3本の回線があれば3件の同時通話が可能で、それ以上の着信があると「話し中」になります。

• 特徴：・通話品質が高く、安定した通信が可能

  　　　・物理的な回線増設が必要なため、規模が拡大するほど設置や運用コストが増大する

• 適した環境：小規模オフィスや通話件数が少ない企業に向いています。

インターネット回線（IP電話、クラウドPBX）

• 制約：物理的な制限がなく、理論上は無制限の同時通話が可能です。ただし、通信環境や契約内容に依存します。

• 特徴：・初期費用を抑えられるほか、回線を容易に拡張できる

  　　　・通話品質は一般的に高いものの、インターネット回線の状況に左右される

• 適した環境：多数の通話を効率的に処理したい企業に最適です。

回線選択のポイント

電話回線を選ぶ際のポイントは以下のとおりです。

業務規模と通話ニーズ

• 小規模オフィスでは、アナログ回線でも対応可能です。
• 拡張性や通話件数が多い企業には、ネット回線やクラウドPBXが適しています。

コスト

• アナログ回線は増設のたびに費用が発生します。
• クラウドPBXは初期費用が低く、月額料金での運用が可能です。

将来的な成長を考慮

• 拡張性が高いクラウドPBXは、成長企業にとって大きなメリットがあります。
• 人員増加やリモートワークへの対応も容易です。

通話品質の優先度

• 高品質な通話を求める場合は、アナログ回線が安定します。
• インターネット回線でも基本的には高い通話品質ですが、インターネット環境に左右されます。

ビジネスホンとクラウドPBXの組み合わせが主流に

近年では、ビジネスホンを構築する際にクラウドPBXを利用する企業が増えています。クラウドPBXは、柔軟な同時通話が可能なほか、コストや拡張性の面でも優れています。

特に、大企業や多拠点展開する企業では、クラウドPBXによる同時通話機能を活用することで、業務効率の大幅な向上が期待できるでしょう。

4.ビジネスホンにクラウドPBXを活用するメリット

クラウドPBXは、従来の電話システムを進化させます。この章では、ビジネスホンにクラウドPBXを活用するメリットについて解説します。

拡張性

クラウドPBXは、利用台数を柔軟に変更できるため、事業拡大や人員増加に素早く対応できます。

また、スマートフォンやPCでも利用できるため、リモートワークやサテライトオフィスにも対応しやすいでしょう。

コスト削減と運用効率の向上

クラウドPBXは、初期費用や運用コストの削減にも貢献します。通話料金の削減効果も大きく、長距離通話や国際電話を頻繁に行う企業に最適です。

• 初期投資の削減：専用の設備が不要で、導入にかかる費用を大幅に削減
• 低コストな維持管理：月額料金での運用が可能なため、予算管理がしやすい
• IT部門の負担軽減：システム管理が容易で、専門知識がなくても運用可能。IT部門の負担が軽減され、本来の業務に集中できる環境を構築できる

品質向上と顧客満足度の向上

クラウドPBXは業務効率を高めるだけではなく、企業の競争力を強化するツールとしても重要な役割を果たします。

通話録音やAIデータ解析

通話内容を録音し、AIを活用してデータを分析することで、応対スキルの向上やトラブル時の証拠記録として活用できます。

また、録音データを振り返ることで、顧客のニーズを正確に把握し、次回以降の対応に活かせるでしょう。

CRMとの連携

クラウドPBXは、CRM（顧客関係管理システム）と容易に連携できるサービスがほとんどです。着信時に顧客情報をもとにした迅速かつ適切な対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。

ビジネスホンの同時通話機能は、業務効率と顧客満足度を向上させる重要な要素です。

また、クラウドPBXは、拡張性やコスト、品質向上の観点から、現代の企業が直面するさまざまな課題を解決する優れたソリューションです。同時通話をはじめ、リモートワークや顧客対応を強化したい企業にとって、導入する価値は大いにあるでしょう。

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