メール通知だけじゃない。電話代行の通知方法と特徴を紹介

電話代行サービスを導入するときは、費用や対応内容の他に、通知方法も確認しておきたいポイントです。この記事では、電話代行サービスの通知方法について、それぞれの特徴とメリット＆デメリットを詳しく解説します。どの通知方法が自社にとって最適なのか、導入前に検討しておきましょう。

電話代行サービスにおける通知の重要性

電話代行サービスを利用する際、受電の通知方法やタイミングがビジネスの成功に直結することがあります。たとえば、重要なクライアントからの連絡を逃さずキャッチできれば、ビジネスチャンスが拡がり、企業の信頼性も向上する可能性があるでしょう。

特に、外出が多い職種やテレワークを導入している企業では、オフィスにいなくても受電通知を受け取れることが、機会損失の防止や業務効率の向上に役立ちます。

電話代行サービスの通知手段は多様化しているため、自社のニーズに合った方法があるかを事前に確認しておくことが重要です。

電話代行サービスの主な通知方法と特徴

受電の通知方法は、電話代行サービスごとに異なります。以下に、主な通知方法を紹介します。

1. メール通知

もっとも一般的で広く利用されているのがメール通知です。フィルタリングやフォルダ振り分けを活用すれば、通知内容を効率的に整理できます。

メリット：

・詳細な情報を伝達でき、検索や保存が容易。

・PCやスマートフォンなど、幅広いデバイスで確認できる。

デメリット：

・過剰なメール受信による確認漏れのリスクがある。

・ウイルス感染やセキュリティリスクがあり、機密情報を扱う場合は追加の対策が必要。

2. SMS通知

SMS通知は即時性が大きな利点です。スマートフォンに直接通知が届くため、重要な通知を見逃すリスクが低いでしょう。ただし、文字数に制限があるため、詳細の伝達には向いていないというデメリットもあります。

メリット：

・即時性が高く、迅速な連絡が可能。

・通知がシンプルで、短時間で内容を確認できる。

・重要な通知を見逃すリスクが少ない。

デメリット：

・文字数に制限があり、詳細な情報を伝えるのに適していない。

・メッセージが短いため、誤解を招く可能性がある。

3. チャット通知

チャット通知は、リモートワークが普及する中で特に人気が高まっています。LINE、Slack、Chatwork、Microsoft Teamsなどのビジネスチャットツールと連携することで、仕事中でも素早く通知を受け取ることができ、チーム内での情報共有もスムーズに行えます。

メリット：

・専用のチャンネルで通知を受け取れるので、通知を把握しやすい。

・グループチャットで複数人に一斉に通知を共有できる。

・ファイル添付やメンション機能で、情報の共有や確認がスムーズに行える。

デメリット：

・通知が多すぎると、重要なメッセージが埋もれるリスクがある。

・チャットツールの導入に費用が発生する場合がある。

4. アプリ通知

電話代行サービスのアプリをインストールして通知を受け取ることも可能です。アプリ内で通知確認ができるため、管理方法がシンプルです。ただし、業者によってバナー広告やキャンペーンの告知などが送られてくる場合があります。

メリット：

・受電内容をアプリ内で一元管理でき、履歴の確認が簡単。

・通知内容を細かくカスタマイズできることが多い。

・専用アプリを利用することで、情報のセキュリティが強化される場合がある。

デメリット：

・専用アプリのインストールが必要で、デバイスが限定される可能性がある。

・アプリの使い勝手が悪い場合、業務効率が低下するリスクがある。

5. FAX通知

かつては多くの企業で利用されていたFAX通知ですが、現在は一部の企業がオプションとして提供しています。FAXで受信した情報はオフィスにいるときにしか確認できないため、導入前に利便性を十分に検討することが重要です。

メリット：

・紙面での記録が残せるため、一覧性が高く、視覚的に情報を把握しやすい。

・デジタルデータの扱いが苦手な人にも適しており、従来の通信方法に慣れている利用者にとって安心感がある。

・書類を物理的に保管することで、法的な証拠として利用できる場合がある。

デメリット：

・FAX機器のメンテナンスにコストがかかり、定期的な保守点検が必要。

・用紙やインク切れにより通知が届かないリスクがある。

・書類の保管に物理的なスペースが必要で、長期的には収納スペースが圧迫される可能性がある。

・デジタル通知に比べて即時性が劣る。

通知方法はカスタマイズできる

多くの電話代行サービスでは、通知内容をカスタマイズして使い勝手を向上させることができます。以下は、通知内容の一例です。

どの内容を通知してもらうかをあらかじめ設定しておくことで、情報の取りこぼしを防ぎ、効率的に業務を進められるようになります。

受電日時の通知

正確な受電日時が通知されることで、業務計画が立てやすくなります。たとえば、休日や営業時間外の着信があった場合、通知を確認して翌営業日に優先対応すべき案件として計画できます。緊急対応が必要なケースを見逃さず、迅速に対処できるでしょう。

発信者番号の通知

発信者番号が通知されることで、重要な顧客や取引先へ迅速に折り返し連絡ができ、作業計画を立てやすくなります。優先順位を考慮してスピーディーに対応できるため、顧客対応の質が向上し、ビジネスの最大化につながる可能性があります。

用件の通知

用件が通知されることで、電話の目的や内容を事前に把握できるため、適切な対応を選択しやすくなります。たとえば、『新規問い合わせ』や『クレーム対応』といった具体的な用件が分かると、必要な資料や人員をすぐに準備できるため、対応の質が向上します。

自社に最適な通知方法の選び方

自社に最適な通知方法を選ぶには、業務の特性や社員の働き方、そして顧客対応のニーズを考慮することが重要です。適切な通知方法を選ぶことで、業務の効率化や顧客対応の質を向上させ、ビジネスの成功につなげることができます。

業務の特性に合わせる

業務内容に合わせた通知方法の選択が、企業の対応スピードを大きく向上させます。たとえば、トラブル対応やシステムに関わる緊急対応が多い職場には、即時性の高いSMS通知、プッシュ通知、チャット通知が効果的です。一方、緊急性よりも詳細な情報確認が求められる職種には、メール通知が適しています。

社員の働き方に合わせる

リモートワークや外出が多い職種には、スマートフォンで簡単に確認できるプッシュ通知やチャット通知が理想的です。オフィス外でも重要な連絡を迅速にキャッチでき、業務がスムーズに進行します。反対に、オフィスに常駐している場合は、メール通知やFAX通知が適切な選択肢となるでしょう。

管理方法と予算に合わせる

通知方法によって管理の手間やコストが異なるため、自社のリソースや予算に応じた方法を選ぶことも重要です。たとえば、メール通知やSMS通知は比較的低コストで導入・運用できますが、チャットツールなどを新たに導入する際には、初期費用や運用コストがかかる場合があります。

利用者の人数に合わせる

少人数のチームであれば、シンプルなメールやSMS通知で対応可能ですが、大規模な組織では、チャットツールを使った通知が効果的です。大人数の場合、通知の一元管理や履歴の追跡が容易なシステムを選ぶことで、情報の共有や対応がスムーズになり、業務の効率化を図れます。

効率的な業務遂行のために最適な通知方法を選ぼう

通知方法は、業務の特性や社員の働き方、利用する社員数、企業規模などに合わせて選ぶことが重要です。また、電話業務を効率化し、受電通知をリアルタイムで受け取れるIVR（自動音声応答）サービスもおすすめの選択肢のひとつです。

IVRサービスを活用すると、顧客からの電話を適切な担当者に自動で振り分け、簡単な情報提供や質問回答も自動化できます。また、受電の通知をメールやチャットで知らせるだけでなく、顧客に対してSMSで簡単な返信を行う機能も備えています。

【参考記事】
IVR（電話自動音声応答システム）とは？ビジネスに必要な理由を解説！

電話対応の悩みはIVRyが解決

電話代行サービスはさまざまな企業が提供しているため、自社の課題に合ったサービス選びに迷うことがあるかもしれません。そこで、おすすめしたいのは電話課題を効率的に解決する電話自動応答サービス「IVRy（アイブリー）」です。

IVRyとは？

「IVRy」はIVR（Interactive Voice Response）を活用したサービスで、電話の着信に対して自動音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な内容を返答するクラウド型の電話受付代行・転送システムです。

日本全国どこからでも利用でき、初期費用不要かつ月額2,980円〜始められることから、電話業務の負担軽減や人手不足の解決法として利用されるケースが増えています。

通知方法はメールやチャットツールなど多彩

「IVRy」の受電通知は、着信があった際に「どの番号から着信があり、どのような流れで対応が完了したのか」をメールやチャットツールに即時通知します。

また、オプション機能として、通話音声を自動で文字に起こし、AIが要約して通知する機能も備えています。多彩な通知方法が揃っているため、自社のニーズに最適な選択できます。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで電話の一次対応を行います。自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

複雑な問い合わせや担当者への確認が必要な用件は音声録音（留守電）やAI電話（ボイスボット）が一次対応し、メールやSMSで通知を受け取ることができます。

有人電話代行サービスよりも簡単に導入できる

「IVRy」は導入の手間が少ないこともメリットのひとつです。有人の電話代行サービスの場合、オペレーターへの事前インプットや綿密なコミュニケーションが必要になり、運用開始までに時間がかかることが多くあります。

「IVRy」は申し込み手続き完了後、利用デバイスに応じてアプリをインストールするか、ブラウザからログインし、電話対応のルール（分岐作成）を設定するだけで利用開始できます。

月額2,980円~低コストで利用できる

「IVRy」は電話の自動受付の他にも、自動文字起こし機能や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。申し込み後は最短当日から使い始めることができるので、すぐに利用したいケースにも対応できます。

電話対応の効率化や品質向上をお考えなら、ぜひ「IVRy」をご検討ください。