士業向け電話代行サービスのメリット＆デメリットは？選ぶときの注意点も解説

弁護士・税理士・司法書士・行政書士など、法律や会計の専門知識を持ち、独立したビジネスを営む士業の方にとって、電話対応は避けられない重要な業務のひとつです。しかし、電話対応に時間を取られ、肝心の専門業務に十分な時間を割けないと感じている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、士業の電話対応の課題を解決し、業務効率化に寄与する電話代行サービスの導入について詳しく解説します。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、会社や事務所にかかってきた電話をプロのオペレーターが受け、メッセージの伝達や担当者への転送を迅速に行う電話対応支援サービスです。従業員が電話対応に時間を取られることなく、重要な業務に集中する時間を確保できます。

士業における電話代行サービス導入のメリット

士業にとって、電話代行サービスの導入には多くの利点があります。士業特有のニーズに対応したサービスも提供されており、以下のような導入メリットがあります。

本業に取り組む時間を確保できる

電話代行サービスを導入することで、煩雑な電話対応から解放され、貴重な時間を本来の業務に振り分けることができます。法律相談や税務処理といった専門的な業務により多くの時間を割けるようになり、業務効率化と質の向上が期待できます。

高品質な電話対応で顧客満足度が高まる

オペレーターが電話の一次対応をするため、顧客を待たせることなく、迅速に応答できます。さらに、電話対応のマナーに精通したオペレーターによる丁寧な対応は、事務所の評価向上に貢献するとともに、顧客との円滑な関係を維持しやすくなります。

電話の取りこぼしを防ぎビジネスチャンスを拡大

各種士業では、休日や時間外の対応は悩ましい問題です。電話代行サービスの利用により、休日や営業時間外、他の電話に対応中でも電話の取りこぼしを防ぐことができます。競合との差別化につながり、新規顧客を獲得する機会が広がるでしょう。

人材育成コスト削減で経営効率を向上

電話対応に必要な人材を雇用し、教育するには多大なコストがかかります。電話代行サービスの活用により人材育成にかかる費用を削減できるため、重要な業務や事業拡大にリソースを割くことが可能になり、経営効率の向上が期待できます。

士業における電話代行サービス導入のデメリット

電話代行サービスには多くのメリットがありますが、導入する際にはいくつかのデメリットも考慮する必要があります。以下の内容を事前に確認しておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

導入費用や月額費用が発生する

電話代行サービスを利用するには、月額料金や従量課金制の料金が発生します。特に、休日や営業時間外の対応や専門的な対応を追加する場合に、費用がかさむことがあります。

士業の業務においては、クライアント対応の質を保つためにコストをかける必要がありますが、導入メリットがコストを上回るかどうかを考慮し、ROI（投資対効果）を見極めることが大切です。

情報共有や知識のインプットが必要になる

電話代行サービスの導入時は、業務内容の詳細やクライアントに関する情報を電話代行サービス側と共有する必要があります。

そのために、資料作成や担当者と打ち合わせが必要な場合もあります。特に、士業の業務は専門的な知識や正確さが求められるため、オペレーターが正しく理解できるまでに時間がかかることがあります。

セキュリティリスクの懸念が高まる

士業はクライアントの個人情報や機密情報を扱うことが多いため、外部委託による情報漏洩のリスクは常に念頭に置かなければなりません。

電話代行サービス側がどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認しましょう。特に、データの管理体制やスタッフの教育体制など、情報セキュリティに関する具体的な内容をチェックしておくと安心です。

クライアントとの距離感が広がる

電話代行サービスの導入により、クライアントと会話する機会が減る可能性があります。クライアントとの信頼関係が重要な士業において、この距離感がネックになることもあります。

クライアントがオペレーターを介さずに話したいと感じる場合に備えて、重要な案件や緊急時は担当者に直接転送するなど、柔軟な対応を検討しておくと良いでしょう。

電話対応品質にばらつきがある

電話代行サービスによって、電話対応の品質にばらつきが生じる可能性もあります。対応品質が低いと、事務所の評判に悪影響を与えるリスクがあるため、注意が必要です。

代行サービスを選ぶ際には、実績や口コミを確認し、トライアル期間を利用してサービスの質を見極めると良いでしょう。また、必要に応じてフィードバックを提供すると品質を維持できる可能性が高まります。

士業が電話代行サービスを選ぶ際のポイントと注意点

1. 士業特有の業務に精通したサービスを選ぶ

士業には、法律や税務など専門的な知識が必要な業務が多く含まれます。そのため、電話代行を担当するオペレーターも士業特有の業務に対する理解度が高いことが重要です。

専門用語やクライアントのニーズを正確に把握し、適切に対応できるオペレーターが在籍しているサービスを選ぶことが成功の鍵です。

2. 柔軟な対応時間を提供するサービスを選ぶ

士業はクライアントの都合に合わせた対応が必要なため、休日対応できるか、営業時間外の対応がどこまでカバーされているかなどを確認することも大切です。

対応時間が長い場合、緊急の要望や問い合わせに応えられる可能性が広がります。対応時間の幅が広いサービスを選ぶことでビジネスチャンスを逃さずに済むでしょう。

3. 予算に合った料金プランがあるかを確認する

電話代行サービスの料金は継続的に発生するため、事務所の予算に合ったプランを選ぶことが重要です。月額料金やオプション料金などを総合的に検討し、自社のニーズに最適なものを選びましょう。

また、サービス内容と料金のバランスを見極めることが、長期的なコスト効率を考慮する上で肝心です。

4. 堅牢なセキュリティ体制のある企業を選ぶ

士業が扱う情報は機密性が高いため、セキュリティ対策が必須です。電話代行業者がどのようなセキュリティ対策を講じているかを事前に確認しましょう。

データの暗号化、厳重なアクセス管理、スタッフの教育体制など、信頼性の高いセキュリティ対策を実施しているサービスを選ぶことで、情報漏洩のリスクを抑えられます。

5. サポート体制の充実度を確認する

電話代行サービスを利用する際には、緊急時に迅速なフォローが受けられるかも重要です。停電やシステム障害などで電話が使えない場合に、どのようなサポートが提供されるかを確認しておくと安心です。

万が一の事態に備えた信頼できるサポート体制があることで、事務所の運営が途切れることなくスムーズに進行します。

士業別の電話代行サービス活用シーン

士業にはそれぞれ特有の業務があり、電話対応の内容も多岐にわたります。以下に、各士業ごとに発生しやすい電話対応の種類と、具体的な電話代行サービスの活用シーンを紹介します。

・弁護士

【電話対応例】
法律相談の予約：クライアントからの法律相談の予約を受ける。
案件の進捗確認：進行中の案件についてクライアントへ最新情報を提供する。
緊急連絡：クライアントから緊急事態に関する連絡を受ける。

【電話代行の活用シーン】
予約の受付代行：弁護士の不在時もクライアントからの相談予約を確実に受ける。
進捗報告の管理：クライアントからの進捗確認に対して詳細を伝達。
緊急対応のフィルタリング：緊急性の高い連絡のみ即時転送し、通常の連絡は優先順位をつけて管理。

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・税理士

【電話対応例】
税務相談の予約：クライアントからの税務相談の予約を受ける。
確定申告に関する質問：クライアントから確定申告に関する質問を受ける。
税務書類に関する質問や期限確認：税務書類に関する質問や期限の問い合わせを受ける。

【電話代行の活用シーン】
スケジュール管理：繁忙期の税務相談の予約対応など、税理士のスケジュールを効率的に管理。
一般的な質問対応：確定申告に関する基本的な質問は電話代行サービスが回答し、専門的な内容は税理士に転送。
期限のリマインド：書類提出の期限に関する問い合わせやリマインダーを税理士の代わりに送信。

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・司法書士

【電話対応例】
登記手続きの相談：クライアントから不動産や会社の登記に関する相談を受ける。
相続手続きの相談：クライアントから相続に関する手続きの相談を受ける。
書類作成依頼：クライアントから各種書類の作成依頼を受ける。

【電話代行の活用シーン】
相談予約の管理：登記や相続手続きの相談予約を受け、司法書士のスケジュールに合わせて管理。
一般的な質問対応：一般的な登記手続きや相続手続きに関する質問は電話代行サービスが回答し、専門的な内容は司法書士に転送。
書類作成依頼の受付：書類作成の依頼を受け、必要な情報を聞き取って司法書士に伝達。

・行政書士

【電話対応例】
許認可申請の相談：クライアントから各種許認可申請に関する相談を受ける。
書類作成の依頼：クライアントから行政手続きに関する書類作成の依頼を受ける。
行政手続きに関する質問：クライアントから行政手続き全般に関する質問を受ける。

【電話代行の活用シーン】
申請相談の一次対応：許認可申請に関する相談を電話代行サービスが受け、行政書士に適切な内容を伝達。
書類依頼の管理：書類作成依頼の内容を聞き取り、必要な情報を正確に行政書士へ引き継ぐ。
一般的な質問対応：行政手続きに関する基本的な質問には電話代行サービスが対応し、複雑な案件は行政書士に転送。

・社会保険労務士

【電話対応例】
社会保険・労働保険手続きの相談：クライアントから各種手続きに関する相談を受ける。
就業規則作成の依頼：企業から就業規則の作成や更新の依頼を受ける。
給与計算に関する質問：クライアントから給与計算に関する質問を受ける。

【電話代行の活用シーン】
相談の一次受付：社会保険や労働保険に関する基本的な相談を受け、社会保険労務士に詳細を連絡。
規則作成依頼の管理：就業規則の作成依頼を受け、必要な情報を確認して社会保険労務士に伝達。
給与計算の基本対応：給与計算に関する一般的な質問には電話代行サービスが対応し、専門的な問い合わせは社会保険労務士に転送。

手軽に電話対応を任せたいならIVRもおすすめ

電話代行サービスの利用を検討しているなら、IVR（自動音声応答）もおすすめの選択肢のひとつです。IVRは、電話の着信時に音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに的確な情報を自動で提供するシステムです。

音声ガイダンス用のテキストは日本語や英語など、多言語で自由に作成できるため、業種や用件を問わず、どのようなケースにも柔軟に対応できるのが特徴です。

IVRyなら最短即日・低価格で電話対応を任せられます

「IVRy（アイブリー）」は月額2,980円から利用できるクラウド型のIVRサービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来の電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「IVRy」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから電話対応のルール（分岐）を設定するだけ。最短即日に利用開始できるため、迅速な導入を必要とするケースにも対応できます。

よくある質問は自動回答、用件ごとに担当者へ自動転送

「IVRy」は、事前に回答内容を設定することで、よくある質問に対して音声ガイダンスやSMSで自動回答が可能です。顧客はオペレーターを介さずに必要な情報を即座に得られるため、利便性や顧客満足度の向上が期待できます。

さらに、ガイダンスに従い番号を選択してもらうことで、適切な部署へ自動転送する機能も備えています。設定次第で電話の取り次ぎを完全に自動化でき、業務効率化に大きく貢献します。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをしてチャットに通知

「IVRy」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字に起こしてメールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

最短即日から利用できる、IVRy導入の流れ

電話自動応答システム「IVRy」は、クラウド型のIVRサービスです。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにIVRy設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから作成することもできます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

手軽に電話対応を任せたいなら、IVRyにお問い合わせください。