士業向け電話代行サービスのメリット＆デメリットは？選ぶときの注意点も解説

弁護士・税理士・司法書士・行政書士など、法律や会計の専門知識を持ち、独立したビジネスを営む士業の方にとって、電話対応は避けられない重要な業務のひとつです。しかし、電話対応に時間を取られ、肝心の専門業務に十分な時間を割けないと感じている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、士業の電話対応の課題を解決し、業務効率化に寄与する電話代行サービスの導入について詳しく解説します。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、会社や事務所にかかってきた電話をプロのオペレーターが受け、メッセージの伝達や担当者への転送を迅速に行う電話対応支援サービスです。従業員が電話対応に時間を取られることなく、重要な業務に集中する時間を確保できます。

士業における電話代行サービス導入のメリット

士業にとって、電話代行サービスの導入には多くの利点があります。士業特有のニーズに対応したサービスも提供されており、以下のような導入メリットがあります。

本業に取り組む時間を確保できる

電話代行サービスを導入することで、煩雑な電話対応から解放され、貴重な時間を本来の業務に振り分けることができます。法律相談や税務処理といった専門的な業務により多くの時間を割けるようになり、業務効率化と質の向上が期待できます。

高品質な電話対応で顧客満足度が高まる

オペレーターが電話の一次対応をするため、顧客を待たせることなく、迅速に応答できます。さらに、電話対応のマナーに精通したオペレーターによる丁寧な対応は、事務所の評価向上に貢献するとともに、顧客との円滑な関係を維持しやすくなります。

電話の取りこぼしを防ぎビジネスチャンスを拡大

各種士業では、休日や時間外の対応は悩ましい問題です。電話代行サービスの利用により、休日や営業時間外、他の電話に対応中でも電話の取りこぼしを防ぐことができます。競合との差別化につながり、新規顧客を獲得する機会が広がるでしょう。

人材育成コスト削減で経営効率を向上

電話対応に必要な人材を雇用し、教育するには多大なコストがかかります。電話代行サービスの活用により人材育成にかかる費用を削減できるため、重要な業務や事業拡大にリソースを割くことが可能になり、経営効率の向上が期待できます。

士業における電話代行サービス導入のデメリット

電話代行サービスには多くのメリットがありますが、導入する際にはいくつかのデメリットも考慮する必要があります。以下の内容を事前に確認しておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

導入費用や月額費用が発生する

電話代行サービスを利用するには、月額料金や従量課金制の料金が発生します。特に、休日や営業時間外の対応や専門的な対応を追加する場合に、費用がかさむことがあります。

士業の業務においては、クライアント対応の質を保つためにコストをかける必要がありますが、導入メリットがコストを上回るかどうかを考慮し、ROI（投資対効果）を見極めることが大切です。

情報共有や知識のインプットが必要になる

電話代行サービスの導入時は、業務内容の詳細やクライアントに関する情報を電話代行サービス側と共有する必要があります。

そのために、資料作成や担当者と打ち合わせが必要な場合もあります。特に、士業の業務は専門的な知識や正確さが求められるため、オペレーターが正しく理解できるまでに時間がかかることがあります。

セキュリティリスクの懸念が高まる

士業はクライアントの個人情報や機密情報を扱うことが多いため、外部委託による情報漏洩のリスクは常に念頭に置かなければなりません。

電話代行サービス側がどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認しましょう。特に、データの管理体制やスタッフの教育体制など、情報セキュリティに関する具体的な内容をチェックしておくと安心です。

クライアントとの距離感が広がる

電話代行サービスの導入により、クライアントと会話する機会が減る可能性があります。クライアントとの信頼関係が重要な士業において、この距離感がネックになることもあります。

クライアントがオペレーターを介さずに話したいと感じる場合に備えて、重要な案件や緊急時は担当者に直接転送するなど、柔軟な対応を検討しておくと良いでしょう。

電話対応品質にばらつきがある

電話代行サービスによって、電話対応の品質にばらつきが生じる可能性もあります。対応品質が低いと、事務所の評判に悪影響を与えるリスクがあるため、注意が必要です。

代行サービスを選ぶ際には、実績や口コミを確認し、トライアル期間を利用してサービスの質を見極めると良いでしょう。また、必要に応じてフィードバックを提供すると品質を維持できる可能性が高まります。

士業が電話代行サービスを選ぶ際のポイントと注意点

1. 士業特有の業務に精通したサービスを選ぶ

士業には、法律や税務など専門的な知識が必要な業務が多く含まれます。そのため、電話代行を担当するオペレーターも士業特有の業務に対する理解度が高いことが重要です。

専門用語やクライアントのニーズを正確に把握し、適切に対応できるオペレーターが在籍しているサービスを選ぶことが成功の鍵です。

2. 柔軟な対応時間を提供するサービスを選ぶ

士業はクライアントの都合に合わせた対応が必要なため、休日対応できるか、営業時間外の対応がどこまでカバーされているかなどを確認することも大切です。

対応時間が長い場合、緊急の要望や問い合わせに応えられる可能性が広がります。対応時間の幅が広いサービスを選ぶことでビジネスチャンスを逃さずに済むでしょう。

3. 予算に合った料金プランがあるかを確認する

電話代行サービスの料金は継続的に発生するため、事務所の予算に合ったプランを選ぶことが重要です。月額料金やオプション料金などを総合的に検討し、自社のニーズに最適なものを選びましょう。

また、サービス内容と料金のバランスを見極めることが、長期的なコスト効率を考慮する上で肝心です。

4. 堅牢なセキュリティ体制のある企業を選ぶ

士業が扱う情報は機密性が高いため、セキュリティ対策が必須です。電話代行業者がどのようなセキュリティ対策を講じているかを事前に確認しましょう。

データの暗号化、厳重なアクセス管理、スタッフの教育体制など、信頼性の高いセキュリティ対策を実施しているサービスを選ぶことで、情報漏洩のリスクを抑えられます。

5. サポート体制の充実度を確認する

電話代行サービスを利用する際には、緊急時に迅速なフォローが受けられるかも重要です。停電やシステム障害などで電話が使えない場合に、どのようなサポートが提供されるかを確認しておくと安心です。

万が一の事態に備えた信頼できるサポート体制があることで、事務所の運営が途切れることなくスムーズに進行します。

士業別の電話代行サービス活用シーン

士業にはそれぞれ特有の業務があり、電話対応の内容も多岐にわたります。以下に、各士業ごとに発生しやすい電話対応の種類と、具体的な電話代行サービスの活用シーンを紹介します。

・弁護士

【電話対応例】
法律相談の予約：クライアントからの法律相談の予約を受ける。
案件の進捗確認：進行中の案件についてクライアントへ最新情報を提供する。
緊急連絡：クライアントから緊急事態に関する連絡を受ける。

【電話代行の活用シーン】
予約の受付代行：弁護士の不在時もクライアントからの相談予約を確実に受ける。
進捗報告の管理：クライアントからの進捗確認に対して詳細を伝達。
緊急対応のフィルタリング：緊急性の高い連絡のみ即時転送し、通常の連絡は優先順位をつけて管理。

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・税理士

【電話対応例】
税務相談の予約：クライアントからの税務相談の予約を受ける。
確定申告に関する質問：クライアントから確定申告に関する質問を受ける。
税務書類に関する質問や期限確認：税務書類に関する質問や期限の問い合わせを受ける。

【電話代行の活用シーン】
スケジュール管理：繁忙期の税務相談の予約対応など、税理士のスケジュールを効率的に管理。
一般的な質問対応：確定申告に関する基本的な質問は電話代行サービスが回答し、専門的な内容は税理士に転送。
期限のリマインド：書類提出の期限に関する問い合わせやリマインダーを税理士の代わりに送信。

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・司法書士

【電話対応例】
登記手続きの相談：クライアントから不動産や会社の登記に関する相談を受ける。
相続手続きの相談：クライアントから相続に関する手続きの相談を受ける。
書類作成依頼：クライアントから各種書類の作成依頼を受ける。

【電話代行の活用シーン】
相談予約の管理：登記や相続手続きの相談予約を受け、司法書士のスケジュールに合わせて管理。
一般的な質問対応：一般的な登記手続きや相続手続きに関する質問は電話代行サービスが回答し、専門的な内容は司法書士に転送。
書類作成依頼の受付：書類作成の依頼を受け、必要な情報を聞き取って司法書士に伝達。

・行政書士

【電話対応例】
許認可申請の相談：クライアントから各種許認可申請に関する相談を受ける。
書類作成の依頼：クライアントから行政手続きに関する書類作成の依頼を受ける。
行政手続きに関する質問：クライアントから行政手続き全般に関する質問を受ける。

【電話代行の活用シーン】
申請相談の一次対応：許認可申請に関する相談を電話代行サービスが受け、行政書士に適切な内容を伝達。
書類依頼の管理：書類作成依頼の内容を聞き取り、必要な情報を正確に行政書士へ引き継ぐ。
一般的な質問対応：行政手続きに関する基本的な質問には電話代行サービスが対応し、複雑な案件は行政書士に転送。

・社会保険労務士

【電話対応例】
社会保険・労働保険手続きの相談：クライアントから各種手続きに関する相談を受ける。
就業規則作成の依頼：企業から就業規則の作成や更新の依頼を受ける。
給与計算に関する質問：クライアントから給与計算に関する質問を受ける。

【電話代行の活用シーン】
相談の一次受付：社会保険や労働保険に関する基本的な相談を受け、社会保険労務士に詳細を連絡。
規則作成依頼の管理：就業規則の作成依頼を受け、必要な情報を確認して社会保険労務士に伝達。
給与計算の基本対応：給与計算に関する一般的な質問には電話代行サービスが対応し、専門的な問い合わせは社会保険労務士に転送。

最適な電話代行サービスを導入して本業に集中

電話代行サービスの利用により、煩雑な電話対応をプロに任せることができ、専門業務に専念する時間を確保できるメリットがあります。

ただし、士業特有の高度な電話対応や、休日・時間外の電話対応を依頼する場合、月額料金の相場は2万円以上のことが多く、安定した運用までに時間がかかることも少なくありません。

電話代行はオペレーターによる有人対応以外にも、IVR（自動音声応答）を活用したサービスも普及しています。

IVRサービスは24時間365日対応可能で、簡単な質問への自動回答、担当者への転送、通話内容の録音、自動文字起こしなど、有人の電話代行サービスと遜色のない多彩な機能を備えており、導入・月額費用も安価です。

電話代行サービスのメリットとデメリットを確認し、自社に最適なサービスを選びましょう。

電話対応の悩みはIVRyが解決

電話代行サービスやIVRサービスはさまざまな企業が提供しているため、事務所の課題に合ったサービス選びに迷うことがあるかもしれません。

そこで、おすすめしたいのは、士業の電話対応の課題を効率的に解決するIVRサービス「IVRy（アイブリー）」です。

IVRyとは？

「IVRy」はIVR（Interactive Voice Response）を活用したサービスで、電話の着信に対して自動音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに適切な内容を返答するクラウド型の電話受付代行・転送システムです。

日本全国どこからでも利用でき、初期費用不要かつ月額2,980円〜始められることから、電話業務の負担軽減や人手不足の解決法として利用されるケースが増えています。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

電話代行・転送サービスと言えば、オペレーターが一次受付を行う有人のサービスが知られていますが、「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで一次対応を行います。

自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。士業の複雑な問い合わせや担当者への確認が必要な用件は音声録音（留守電）やAI電話（ボイスボット）が一次対応し、メールやSMSで通知を受け取ることも可能です。

有人電話代行サービスよりも簡単に導入できる

「IVRy」は導入の手間が少ないこともメリットのひとつです。有人の電話代行サービスの場合、オペレーターへの事前インプットや綿密なコミュニケーションが必要になり、運用開始までに時間がかかることが多くあります。

また、インプット用の資料作成やオペレーターからの質問対応など、安定した運用までに予想外の手間や労力が発生する場合も。

「IVRy」は申し込み手続き完了後、利用デバイスに応じてアプリをインストールするか、ブラウザからログインし、電話対応のルール（分岐作成）を設定するだけです。

月額2,980円~低コストで利用できる

「IVRy」は電話の自動受付の他にも、自動文字起こし機能や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。申し込み後は最短当日から使い始めることができるので、すぐに利用したいケースにも対応できます。

電話対応の効率化や品質向上、業務改善をお考えなら、ぜひ「IVRy」をご検討ください。