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電話代行サービスとは?サービス内容、導入方法、料金など

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電話代行サービスとは、電話応対を業務委託できるサービスのことを指します。会社の代表電話にかかってきた電話を、コールセンターにいる代行オペレーターが受け、必要な電話だけを会社にいる担当者につないでくれます。営業電話やよくある問い合わせなどは、あらかじめ打ち合わせしたマニュアルに沿って回答してくれるので、社員を本業に集中させることができます。

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電話代行サービスとは?なにができるのか?

顧客からの電話だと思って出てみたら、口の上手い営業マンで時間を取られてしまった。顧客の世間話が長引いて、なかなか電話を切れない。問い合わせの電話が多く、本業がさっぱり進まない。このような経験はありませんか?電話代行サービスは、こうした電話を代わりに受けるサービスです。

外出中、休日・夜間でも24時間対応が可能になり、電話がつながらないクレームを未然に防ぐことができます。また、最近増加しているテレワーク・リモートワークなど在宅勤務にも活用できます。

電話代行サービスの導入方法

電話代行サービスを導入するには、電話代行サービス会社に申込が必要です。すでに使っている代表電話番号をそのまま使うこともできますし、新しく電話番号を取得することもできるため、新規立ち上げにも利用可能です。サービスを利用するために工事をしたり機械を設置する必要はなく、申込から数日で稼働できます。

電話代行サービスの料金

電話代行サービスの利用料金は、初期費用が無料~2万円、月額利用料金が3,000~5万円程度となっており、利用するプランや規模、電話件数やサービスの質などで異なります。

電話代行サービスのメリット

電話対応を業務効率化できる

電話代行サービスを利用することで、電話の対応に関する面倒ごとをシャットアウトできます。電話がたくさんかかって来るということは、知名度が高いということでもありますが、その反面、営業や勧誘などの電話が増えたり、1日に何度も同じ質問に答えなければならないこともあります。

しかし電話代行サービスを利用することで、そうしたわずらわしさに悩まされることがなくなり、作業の手を止める回数が減ります。その結果、本来の業務に集中でき、生産性がアップするなどの効果が見込めます。

人員コストの削減

電話代行サービスを利用すると、その分、電話番を雇い入れる必要がありません。電話番を雇い入れたり、新人に電話対応のスキルを身に着けさせるのは、かなりの労力です。

電話代行サービスを利用することで、そうした人員コストを大きく削減させることができます。

顧客満足度UP

実際に電話代行サービスを担うオペレーターは、電話対応の教育を徹底的に受けたプロ集団です。そのため自社で対応するより顧客満足度がアップする可能性もあるのです。

電話代行サービスのデメリット

対応の質がオペレーターに左右される

プロとは言えど、各オペレーターにも経験の差があります。そのため業者や担当オペレーターによっては対応の質に満足できない場合もあるでしょう。電話代行サービスの業者を選ぶときは、体験期間を利用するなど、慎重に決める必要があります。

事業の専門的な知識が乏しい

電話代行サービスは、自社で働いている社員ではないので、とても簡単と感じる質問にも答えられないことがあります。電話代行サービスを依頼した方が、かえって手間が増えてしまう可能性もあるでしょう。その場合は、自社の従業員に電話対応のスキルを学ばせた方が効率がいいかもしれません。

料金が高くなりがち

電話代行サービスでは、月額利用料金の中に「50コールまで」など、対応可能な電話件数がふくまれています。それを超える場合は割増料金がかかります。また、土日祝日や営業時間外、深夜、24時間対応などを追加するとオプション料が発生します。業態や利用形態によっては電話代行サービスがかなり割高になってしまうことがあるため、注意しましょう。

電話代行サービスを検討中なら電話自動応答サービスIVRyもいかがですか?

人ではなくAI音声で自動応答

IVRyはオペレーターではなくAIの音声が自動で電話に応答します。そのため対応の品質に差が出ることはありません。

また、電話を担当者につなぐ際はCRM(顧客管理機能)が使えるので、誰から電話が来たのか、相手と今までにどんなやり取りをしたのか、すぐに確認することができます。顧客管理機能をうまく活用すれば、顧客満足度をアップさせることができますよ。

さらにIVRyなら、時間外や深夜でも追加料金なしで自動対応。録音機能を活用し、翌営業日に担当者から折り返し連絡をすることが可能です。

自由なテキスト設定で専門的な対応も自動化

IVRyではテキストを自由に設定できるので、電話代行サービスのオペレーターでは回答できないような質問でも、自動で対応。本当に必要な電話だけを担当者へ転送することができるので、電話業務のストレスをぐっと下げることができますよ。

IVRyは1日100円〜利用可能!

これだけかゆいところに手が届くIVRyですが、なんと1日100円~ご利用いただけます。電話代行サービスと比べても、IVRyの料金はとってもお得だと思いませんか?ぜひ合わせてご検討ください!

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