電話代行サービスの活用事例一覧！効果的な活用法とは？

電話代行サービスとは、電話の一次対応を外部業者へ委託できるサービスです。電話業務の負担を軽減するとともに、通常業務に集中できるといったメリットが挙げられます。オフィスの電話業務を始め飲食店や美容サロンなど、様々な業界・業種で広く利用されています。

この記事では、電話代行サービスの活用事例や、効果的な活用法について紹介します。

電話代行サービス導入の具体的な事例

ECサイトでは、電話で注文を受けることが多い上に、返品やキャンセルなどの電話にも対応する必要があり、電話業務が煩雑になりがちです。電話対応業務は、どうしても多くの時間が取られ、人手も必要になります。

これらの電話業務をすべて自社でまかなおうとした場合、かなりのコストがかかるでしょう。電話代行サービスを利用すると、自社内で確保する人手・コストを最低限にできます。

医療機関では、よくある問い合わせの対応や、予約受付などで電話代行サービスが利用されています。季節の変わり目などは患者が急増しやすく、時には電話が殺到して回線がパンクしてしまうことも。そういう時は重要な電話がつながらなくなってしまう事態になります。

電話代行サービスを利用していれば、回線のパンクを心配する必要がなく、重要な電話を取りこぼす心配もありません。

不動産業界にかかってくる電話の大部分は、物件の内覧予約と、入居者からのトラブル連絡が占めています。特に入居者からのトラブル連絡は、営業時間外に電話が来ることも多く、電話代行サービスで24時間対応可能な体制を構築している不動産業者もあります。

合わせて内覧予約を電話代行サービスに委託することで、日々の業務負担を削減するのに役立つでしょう。

イベント運営企業では、情報解禁日やチケット発売開始日などに大量の電話が殺到します。できるだけ多くの電話に対応するために、電話代行サービスは大変有効です。

また、準備日数がごくわずかであることも多く、自社でコールセンターを用意するのは間に合わない可能性も高いです。電話代行サービスを利用すれば、短期間でイベントの準備ができます。

EC運営企業に限らず、電話で注文を受けることが多い企業なら、電話代行サービスを活用して業務負担を軽減できます。

期限があるサービスを提供している企業であれば、電話代行のアウトバウントサービスを活用し、期間継続をうながすのにも活用できます。

電話代行サービスでは、電話を受けたことをメールで連絡するのが一般的ですが、チャットツールやSNSなどのコミュニケーションツールで通知を受け取ることもできます。

電話代行サービスはアフターケアに利用されることも多く、購入後のヒアリングをしてニーズを把握したり、定期的にセールの案内をしたり、新商品・新サービスのお知らせをするなどの事例が挙げられます。

電話代行サービスを導入する場合、まずはどんなメリット・デメリットがあるか、よく整理しましょう。メリットとコストが見合っているか、デメリットを受け入れられるか、また、導入することでどんな効果を求めているか、といった点をまとめておきます。

導入後は定期的に評価し、必要であればプランやシステムの変更を検討してください。

電話代行サービスを選ぶ際は、導入する目的に優先順位をつけ、最大のメリットが得られるものを選びましょう。電話代行サービスは、基本的な機能に大差はありませんが、場合によっては特別な機能が必要になることもあります。

アウトバウンドや、24時間対応などのサービスは、別途追加料金が発生することも多いです。各業界に特化したサービスもありますので、数社で見積もりを取って比較検討するのがオススメです。

電話代行サービスの機能について、くわしくはこちらの記事で紹介しています。ぜひ参考にしてください！

電話対応を自動化させたいのであれば、電話代行サービス以外にも、電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）もオススメです！

IVRyは、電話をかけたときに「○○の問い合わせは1番をプッシュしてください…」と案内するシステムを提供しています。よくある質問には自動で回答したり、かかってきた電話番号へSMSを返送したり、担当者へ直接電話を転送する、といった使い方が可能です。

テキストを入力するだけでAIによる音声ガイダンスを作ることができ、月額3,000円～という低コストで利用できます。電話代行サービスを考えているなら、ぜひ合わせてIVRyもご検討ください！