個人が電話代行を利用するメリットは？具体的な活用シーンと確認すべきポイント5つ

電話対応はビジネスの中で重要な役割を果たしますが、個人事業主やスモールビジネスを運営している人にとっては大きな負担となりがちです。そんな中、効率的なソリューションとして電話代行サービスが注目されています。

この記事では、個人が電話代行サービスを利用するメリットやサービスの選び方、おすすめの活用シーンを紹介します。

電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは、電話対応のプロが企業や店舗に代わって電話対応を行うサービスです。電話代行サービスには、電話の取り次ぎ、クレーム対応、サービス説明など、さまざまな対応レベルがあります。

医療業界、不動産業界、士業など、特定の業界に特化したサービスもあり、専門用語の理解が必要な場合でも対応可能です。サービス内容や対応範囲はカスタマイズ可能で、企業や店舗のニーズに合わせたプランを選択できます。

個人が電話代行サービスを利用するメリット

電話対応は個人または小規模ビジネスにおいても重要なコミュニケーション手段のひとつです。電話対応の巧拙がビジネスの成果に影響を与えることもあります。

従来、電話代行サービスは大企業が利用するものというイメージがありましたが、近年はスモールビジネス向けのサービスも充実しており、個人での利用が増加しています。

個人が電話代行サービスを利用する場合、以下のようなメリットがあります。

電話の取りこぼしによる機会損失を防ぐ

個人で店舗やスモールビジネスを運営している場合、外部からの電話に対応するには、作業を中断した上で、用件を聞いたり予定を確認したりする手間と時間がかかります。忙しいときは電話を取りこぼしてしまうこともあるでしょう。

電話対応を電話代行サービスに任せることで、多忙な時間帯や会議中、外出中などの電話の取りこぼしがなくなり、機会損失を最小限に抑えることが可能です。

電話対応時間が減り本来の業務に集中できる

電話代行サービスを利用することで、迷惑電話や営業電話などの不要な電話対応に時間を取られることがなくなります。オペレーターが受電時に内容を確認するため、必要な電話だけを選択して受け取ることができます。

これまで電話対応にかかっていた時間を削減できるので、本来の業務に集中できる環境が整い、業務効率の向上も期待できるでしょう。

高品質な電話対応で信頼性が高まる

電話代行のオペレーターは組織化されたマニュアルに基づいて対応します。一貫性のある高品質な電話対応が可能となり、顧客対応品質や信頼性も向上するでしょう。

電話では、時に感情的な顧客の対応が必要になる場面があります。電話代行サービスに従事するオペレーターは、さまざまなシーンに冷静かつ的確に対応するスキルを持っているため、円滑なコミュニケーションを維持できます。

仕事とプライベートをしっかり区別できる

プライベートの時間に仕事の電話がかかってくることは大きなストレスですが、少人数でビジネスを運営している人や個人事業主は対応せざるを得ない場合もあるでしょう。

電話代行サービスを導入することで、営業時間外や休日の電話対応を専任のオペレーターに一任でき、私的な時間を確保できます。オンとオフをはっきり分離できるので、仕事の効率と生活の質を同時に向上させることが可能です。

個人が電話代行サービスを選ぶときのポイント5つ

個人が電話代行サービスを選ぶときには、料金やサービス内容の他にもいくつか注意したいポイントがあります。以下に具体的なポイントをまとめたので、参考にしてください。

①料金が事業規模に見合っているか

まずは、電話代行サービスの導入料金や月額料金が予算に合っているか確認しましょう。サービス内容が充実していても事業規模に見合った料金設定でない場合や、必要なサービスが不足している場合も考えられます。

電話代行サービスの料金プランはさまざまです。月額利用料に加えて、コール数に応じた従量課金制のプランあるため、あらかじめコール数を予測して、予算を超えない最適なプランを選びましょう。

②サービスや対応時間がニーズと合致しているか

サービス内容や対応範囲は各社で異なるため、詳細を必ずチェックしてください。電話の一次受付や転送だけでなく、クレーム対応や迷惑電話対応、予約管理、商品説明など、自社の事業に合った内容を提供しているかを確認します。

また、対応時間も重要なチェック項目です。ビジネスアワーのみの対応で良いのか、休日や営業時間外の対応も必要なのか、自社のニーズに合ったサービスを選択してください。

③連絡通知手段の使い勝手は良いか

電話対応の結果をどのように通知してもらうかは、業務効率や迅速な対応に直結します。受電通知の手段が豊富であることも重要なポイントになるので、忘れずにチェックしましょう。

例えば、メールや電話での通知に加えて、チャットツール（Slack、Chatwork、LINEなど）を利用してリアルタイムで通知・共有する方法もあります。使用可能なコミュニケーションルーツは各社で異なるため、自分が使いたいツールやアプリに対応しているかを確認してください。

④導入にかかる日数は適切か

すぐにサービスを利用できるかどうかも確認しておきたいポイントです。有人の電話代行サービスでは申し込みから設定、オペレーターのトレーニング、システムの連携などで数日～数週間かかることがあります。

また、導入前の準備や設定に関するサポート体制が整っているかどうかもチェックポイントのひとつです。迅速に導入できるサービスを選ぶことで、業務の中断を最小限に抑え、スムーズな運営を実現できます。

電話自動応答サービス「IVRy」は最短即日から利用可能

⑤セキュリティ対策は万全か

電話代行サービスを利用する際に見落としがちなのが、セキュリティの安全性です。有人の電話代行サービスを利用する場合、オペレーターが顧客の個人情報や機密情報に触れる機会が多いため、情報漏洩のリスクを最小限に抑える対策が求められます。

多くの電話代行サービスは、厳格な社内規定とコンプライアンスを遵守していますが、リスクは完全に排除できません。口コミや導入実績を参考に、信頼性の高いサービスを選びましょう。

個人の電話代行サービス活用シーン

電話代行サービスの利用を検討しているが具体的な活用法がわからないという方もいるでしょう。電話代行サービスを導入する際には、具体的な活用シーンをイメージしておくと、料金や対応範囲のミスマッチを防ぐことができます。

営業中の電話対応を任せる

営業時間中にかかってくるすべての電話を電話代行サービスに依頼することが可能です。

作業中に電話が頻繁にかかってくると、集中力が削がれ、生産性が低下してしまうこともあります。電話代行サービスでは、受電した内容をまとめて通知してくれるため、事業主は効率的に業務を進めることができ、顧客対応もスムーズに行えます。

営業時間外や休日の電話対応を任せる

個人事業主はやスモールビジネスを展開していると、業務時間外にも重要な電話がかかってくることがよくあります。

営業時間外や休日の対応を電話代行サービスに委託すれば、緊急の問い合わせや注文などに迅速に対応できるため、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。事業主は安心して休息を取ることができ、仕事とプライベートのバランスを保てるでしょう。

外出時や会議中の電話対応を任せる

個人ビジネスの場合、外出や会議中の電話に出られないことも悩みの種かもしれません。外出時や会議中の時間のみ、電話代行サービスを利用することも便利な活用法のひとつです。

電話代行のオペレーターは重要な内容を即座に通知してくれるため、外出先でも迅速に確認できます。顧客に対する返答が遅れることなく、ビジネスのスピード感や信頼性も高まるでしょう。

繁忙期の電話対応を任せる

キャンペーンやプロモーション期間中は、電話の問い合わせが増加することがあります。そのタイミングで電話代行サービスを活用すれば、急増する電話対応をスムーズに処理できるでしょう。

申し込みや問い合わせの対応を漏れなく行えるので、キャンペーンの効果を最大化することができます。

専門的な電話対応を任せる

クレーム対応や英語での電話対応などは、高度なスキルが求められます。専門知識を持つオペレーターが正確で丁寧な対応を行うことで、顧客の信頼を獲得し、企業やブランドの評価を高めることも可能です。

これまで悩みを抱えていた複雑な内容の電話対応も、専門知識と豊富な経験がある電話代行サービスであれば安心して任せることができるでしょう。

電話代行サービスは、忙しい個人事業主にとって非常に有効なツールです。コストを抑えつつ、業務効率を最大化するために、よく吟味して最適なサービスを選んでください。

手軽に電話対応を任せたいならIVRもおすすめ

電話代行サービスの利用を検討しているなら、IVR（自動音声応答）もおすすめの選択肢のひとつです。IVRは、電話の着信時に音声ガイダンスが応答し、顧客のボタンプッシュ操作や音声認識をもとに的確な情報を自動で提供するシステムです。

音声ガイダンス用のテキストは日本語や英語など、多言語で自由に作成できるため、業種や用件を問わず、どのようなケースにも柔軟に対応できるのが特徴です。

IVRyなら最短即日・低価格で電話対応を任せられます

「IVRy（アイブリー）」は月額2,980円から利用できるクラウド型のIVRサービスです。インターネット環境があれば日本全国どこでも利用でき、オペレーターが対応する従来の電話代行サービスと比較して、低コストで導入可能です。

「IVRy」の導入は申し込み手続き完了後、ブラウザやアプリから電話対応のルール（分岐）を設定するだけ。最短即日に利用開始できるため、迅速な導入を必要とするケースにも対応できます。

よくある質問は自動回答、用件ごとに担当者へ自動転送

「IVRy」は、事前に回答内容を設定することで、よくある質問に対して音声ガイダンスやSMSで自動回答が可能です。顧客はオペレーターを介さずに必要な情報を即座に得られるため、利便性や顧客満足度の向上が期待できます。

さらに、ガイダンスに従い番号を選択してもらうことで、適切な部署へ自動転送する機能も備えています。設定次第で電話の取り次ぎを完全に自動化でき、業務効率化に大きく貢献します。

AIが用件をヒアリング、文字起こしをしてチャットに通知

「IVRy」では、AI（ボイスボット）が顧客の用件をヒアリングし、通話内容を自動で文字に起こしてメールやチャットツールへ通知する機能も提供しています。

AIの音声認識技術を活用して顧客の声を正確にテキスト化し、理解・分析することで、適切な対応を自動で行います。顧客はまるで人と会話しているかのように自然でスムーズなやり取りを体験できます。

最短即日から利用できる、IVRy導入の流れ

電話自動応答システム「IVRy」は、クラウド型のIVRサービスです。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

STEP1：基本情報の入力

アカウント登録ページよりメールアドレス、パスワード、氏名などの基本情報を入力してください。

STEP2：会社情報の入力

会社名、住所などの会社情報を入力してください。アカウント登録が完了すると、すぐにIVRy設定画面を利用できます。

STEP3：分岐ルールの作成

電話対応のルール（分岐）を作成してください。業種やユースケースのテンプレートから作成することもできます。

STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。必要情報を入力し、本人確認書類と写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

手軽に電話対応を任せたいなら、IVRyにお問い合わせください。