個人携帯への問い合わせ電話が激減しストレスから解放！LINE通知や文字起こしでスタッフ間の情報共有が簡単に【株式会社ANWI】

株式会社ANWIについて

株式会社ANWIは、表参道、明治神宮、原宿、渋谷を跨ぐ日本有数のアート・ファッション・カルチャー通り、キャットストリートに位置するギャラリースペース"MIL GALLERY JINGUMAE"を運営しています。

池田さん：私は会社の役員として経営に携わっております。少し前まではお客様の対応などもすべて行っておりましたが、今はスタッフ3名で業務を分担しています。

池田さん：導入前は他社の電話転送サービスを利用していたのですが、オフィスから私の個人携帯に転送される仕様になっていて、私自身のストレスが大きかったんです。

その背景としては、かかってきた電話が私個人宛のものか、オフィスから転送されてきたものかが判別できない状況だったからです。それに、打ち合わせなどで電話に出られないとき、電話があったことを知っているのは自分だけなので、自分が折り返すのを忘れると誰もフォローできませんでした。

電話の件数は、1日5件前後でした。また、MIL GALLERY JINGUMAEでイベントが開催されている期間中は、電話の問い合わせがもっと多くなることもありました。

お問い合わせを多数頂くことは勿論大変ありがたいことなのですが、電話応答が増えると業務がストップしてしまうので、もっとスムーズにマネジメントできるようにしたかったんです。

そんなときに知り合いからIVRyのことを教えてもらい、資料請求をしました。

池田さん：資料を見て、やりたいことが全て揃っているなと感じました。

とにかく困っていたので、すぐにどうにかしたいなと思っていました。ですから、無料トライアルがあり、申し込んだらすぐに使えるようになるのはありがたかったです。

それに、管理画面のUIがかなり使いやすく、設定の変更などがしやすい点も決め手になりました。

池田さん：一番はLINEに通知がくることです。他のスタッフとのやりとりなどもLINEが多いので、そこに通知が来ると確認しやすくて助かります。

私が運用を考えて、最初の分岐などの設定を行いましたが、今はスタッフが運用してくれています。メインで電話応答をしているスタッフは、文字起こし機能を使うことでお客さまとの過去のやりとり内容が見返せるので、しっかり対応ができると言っていました。

スタッフが内覧の対応中などで電話に出られないときでも、受電の記録が残っていますし、チームにそれが共有されているので、漏れなく対応できます。

営業時間外でも、どうしても急ぎで解決が必要な場合には、私の携帯に転送するようにしています。このように、単に「営業時間外だから」で終わらせるのではなく、できる対応の幅が広がりました。

それに、管理画面のUIがシンプルなので、設定をはじめ、どこに何があるかが分かりやすいです。案内する音声の変更もテキストを入力することで即時に変えられたり、分岐も直感的に変えられたりするのですごく扱いやすいですね。

IVRyを導入して、私自身の電話に対するストレスがかなり減りました！今、別の新規事業の立ち上げをしているのですが、そちらに私自身のリソースをしっかり割けています。その事業でもIVRyを導入していこうと考えています。　

池田さん：こんなに使いやすいサービスを作っていただいてありがとうございます。日々、いろいろな改善をしてくださっているので、今後もさらなるバージョンアップを期待しています！

※記事内のIVRyに関する情報はインタビュー時点のものです。現在は異なる場合がありますので、予めご了承ください。