休日や営業時間外の電話を自動で対応。営業日・営業時間で別ルールを設定できる機能とは?

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IVRyでは、営業日、営業時間を設定することができます。 この設定をすると、普段の自動応答の設定とは別で、 営業時間外で電話の自動対応の設定を用意することが可能です。

営業時間外の設定はこんな方におすすめ

・土日や祝日は、別の案内をさせたい

・終業後、営業時間外は電話対応をしたくない

・注文や予約の問い合わせは営業時間外も受けたい

・従業員の残業や長時間労働を減らしたい

・クレームを防ぎたい

1. 会社情報から営業日、営業時間を設定する

設定画面の左タブの「アカウント」を選択後、「会社情報」をクリックし、右上の編集ボタンから編集します。 会社情報の編集画面に移ったら、一番下にある、営業時間の欄で営業日営業時間の設定をしましょう。

営業する曜日はクリックで選択できます。営業する曜日は選択して緑色に、 お休みの日は、特に選択せず、グレーになっていればOKです。

※祝日がグレーになっていれば、国民の休日や元旦は休業の設定になります。

営業時間は30分単位で設定でき、 最大3部まで設定することができます。

午前中と午後の営業時間を分けたい場合などに活用しましょう。

2.分岐ルールの設定で、営業時間外のルール設定をする

左タブの電話設定から、ルール設定をクリックして、分岐ルールの作成画面へ進みます。 営業時間と営業時間外で別の対応をしたいルールを編集(クリック)します。

ルールの編集画面で下へスクロールすると 「営業時間による案内の出し分け」があるので 「営業時間外は別の案内をする」を選択しましょう。

選択後、設定項目が増えて、さらに下へスクロールできるようになります。

他の分岐ルールと同様に、ルールを選択肢し、自動応答のテキストを入力しましょう。

営業時間外設定の利用例

a.営業時間外は電話対応をしたくない場合

電話転送で担当者へ電話が繋がる設定で、営業時間外は電話を受けたくない場合、 音声案内で、明日の営業時間をお知らせするか、録音設定で、電話の用件を録音します。

b.注文や予約の問い合わせは営業時間外も受けたい場合

営業時間外の設定を、SMS送信の設定にすることで、注文・予約フォームの送信が可能です。 また、webのフォームがない場合は録音機能で、用件を録音することができます。

営業時間外の電話対応が減っている理由

企業の就業規則や暗黙の了解の中には、営業時間外でも電話に出ているところが少なくありません。しかし働き方改革によって長時間労働が問題視されるようになってきた昨今、営業時間外の電話対応が減っています。

働き方改革以前の日本企業では、夜遅くまで会社に残っていることが当たり前とされており、電話をかける方も営業時間を気にせずかける風潮がありました。

また、営業時間外なのに電話がかかってくると「緊急の電話なのでは?」「取引を逃すのでは?」「電話に出ないとクレームになってしまうのでは?」といった発想につながりがちです。

そこで時間外労働を減らしながら、取引を逃さず、クレームを防ぐ対策として、IVRyを活用するのがおすすめです。営業時間外に別ルールを設けることで、緊急の電話は転送し、新規の取引であれば留守電にメッセージを残してもらうなどの対応が可能になります。IVRyを通した対応により、安心感・信頼感が生まれ、クレームを防ぐことができます。

営業時間外の電話が問題な理由

残業が増える以外にも、営業時間外の電話にはビジネスに影響を与えると言われています。

たとえば作業効率や生産性の低下、従業員のストレス・負荷増大による過労や心の病気、プライベートと仕事の区別がつかなくなってしまう問題、パワハラなどが挙げられます。

こうした問題は、一度常態化してしまうとなかなか変えることができず、結果的に従業員の休職や離職につながります。企業としても大きな損失を被ることになり、時には訴訟問題に発展することも。

営業時間外の電話対応を減らすことで、従業員の健康を守り、ひいては会社全体の利益につながるのです。IVRyを活用して、休日や営業時間外の電話を自動で対応しましょう!

営業時間外の電話が多すぎる理由

もし営業時間外の電話が多いと悩んでいるなら、それには理由があります。

まず、相手が営業時間を知らない場合です。企業側は営業時間など常識の範囲と思いがちですが、人によって常識はそれぞれ。17時の企業もあれば20時の企業もあります。営業時間外に電話がかかってきたら「現在は営業時間外です。平日〇~〇時におかけ直し下さい」とアナウンスを流すことで、相手に営業時間を伝えることができます。

IVRyをすでにご利用中の皆様なら、WEB上の簡単な操作だけで、アナウンスを変更したり追加したりできますよ!

まとめ

電話自動応答サービスIVRyでは、営業日や営業時間によって、自動応答の内容を変更することができます。 また、設定はリアルタイムで反映されるので、急な変更にも対応できます。 その他にも、SMS送信機能や、自動転送機能、顧客管理機能など色々な機能が1日100からご利用いただけます。 営業時間外の対応以外の電話対応も見直して、業務効率化を成功させましょう。

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