休日や営業時間外の電話を自動応答。営業日・営業時間で別ルールを設定できる機能とは？

IVRyでは、営業日、営業時間を設定することができます。 この設定をすると、普段の自動応答の設定とは別で、 営業時間外で電話の自動対応の設定を用意することが可能です。

営業時間外の設定はこんな方におすすめ

• 土日や祝日は、別の案内をさせたい
• 終業後、営業時間外は電話対応をしたくない
• 注文や予約の問い合わせは営業時間外も受けたい
• 従業員の残業や長時間労働を減らしたい
• クレームを防ぎたい

IVRyで休日・営業時間外の電話を自動応答に設定する方法

1. 「会社情報」から営業日、営業時間を設定する

設定画面の左タブの「アカウント」を選択後、「会社情報」をクリックし、右上の編集ボタンから編集します。 会社情報の編集画面に移ったら、一番下にある、営業時間の欄で営業日営業時間の設定をしましょう。

営業する曜日はクリックで選択できます。営業する曜日は選択して緑色に、 お休みの日は、特に選択せず、グレーになっていればOKです。

※祝日がグレーになっていれば、国民の休日や元旦は休業の設定になります。

営業時間は30分単位で設定でき、 最大3部まで設定することができます。

午前中と午後の営業時間を分けたい場合などに活用しましょう。

2.プッシュルールの設定で、営業時間外のルール設定をする

左タブの機能設定から、ルール設定をクリックして、プッシュルールの作成画面へ進みます。 営業時間と営業時間外で別の対応をしたいルールを編集（クリック）します。

ルールの編集画面で下へスクロールすると 「営業時間による案内の出し分け」があるので 「営業時間外は別の案内をする」を選択しましょう。

選択後、設定項目が増えて、さらに下へスクロールできるようになります。

他の分岐ルールと同様に、ルールを選択肢し、自動応答のテキストを入力しましょう。

営業時間外設定の利用例

1.営業時間外は電話対応をしたくない場合

電話転送で担当者へ電話が繋がる設定で、営業時間外は電話を受けたくない場合、 音声案内で、明日の営業時間をお知らせするか、録音設定で、電話の用件を録音します。

2.注文や予約の問い合わせは営業時間外も受けたい場合

営業時間外の設定を、SMS送信の設定にすることで、注文・予約フォームの送信が可能です。 また、webのフォームがない場合は録音機能で、用件を録音することができます。

IVRで営業時間外の電話を自動応答に設定するメリット

残業を減らせる

IVRシステムを活用すると、営業時間外の電話には自動応答が可能になるため、残業して電話を受ける必要がなくなります。

電話対応に多くの時間を割いているために、長時間労働が常態化している企業も少なくありません。働き方改革への取り組みが求められる昨今、IVRシステムを活用し、時間外に限らず、営業時間内も電話対応を効率化する企業が増えています。

会社携帯でも休みの日や営業時間を設定することができる

IVRシステムを利用して代表電話から担当者の会社携帯に転送することも可能です。

会社携帯を利用していると、休日や営業時間外でも直接電話がかかってくることがあります。しかし、代表電話のIVRを介して担当者の会社携帯に転送することで、休日や営業時間外は電話を直接受けずに、録音で対応するような設定をすることができます。

電話の取りこぼしによる機会損失を減らせる

営業時間外や、スタッフの外出中、来客の対応中など、電話の取りこぼしが発生するケースは多々あります。IVRシステムを導入することで、手が離せない時でも自動対応が可能になり、電話の取りこぼしを防ぎ、機会損失を減らすことにつながります。

IVRyを始め、IVRシステムの多くは外出先からでも留守電の内容を確認したり、着信履歴や対応履歴を確認することが可能です。必ずしも本社にいなくても電話の内容をチェックでき、迅速な顧客対応が実現します。

電話が繋がらないことによるストレスを減らせる

どんな企業も休業日や営業時間については周知しているはずですが、それを知らずに電話をかけてくるお客様もおり、「いつかけても電話がつながらない」と不満に思われることもあるでしょう。

営業時間外に誰も電話に出ないのは当然ですが、それを知らない方にとっては「電話がつながらないこと」がストレスになりかねません。もし、営業時間外や休業日などにお客様が電話をかけてきた時に、営業時間外である旨や、営業時間について知らせる自動アナウンスがあれば、それだけで顧客に安心感を与えることができるでしょう。

IVRシステムの自動アナウンスを利用すれば、顧客満足度低下を防ぐこともできるのです。

休日・営業時間外の自動ガイダンス案内例

休日・長期休暇の案内例

休日を案内する時は、「いつからいつまで休みなのか」を案内するようにしましょう。日付だけでなく、営業開始の時間まで案内してください。

電話だけでなく、メールや問い合わせフォーム、SMSなど、他の連絡方法があることも知らせたり、別の店舗では営業していることを案内するのも良い方法です。

〜自動ガイダンスの具体例～

「お電話ありがとうございます。まことに恐れ入りますが、○月×日から△日まで休業となっております。営業開始は○月●日10時からです。改めておかけ直し頂くか、弊社ホームページのお問い合わせフォームよりお問い合わせいただきますよう、お願いします。」

この他、ゴールデンウィークやお盆、年末年始など、長期休暇のシーズンにふさわしい電話対応については、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください！

「GW・お盆・年末年始などの長期休暇前に設定したい休み中の電話の効率的な対応方法」

営業時間外の案内例

営業時間外の案内をするときは、まず営業時間外であることをわびた上で、翌営業時間を案内するのが一般的です。

「本日の営業は終了しました。」と案内することが多いですが、始業時間が遅い企業では営業時間前に電話がかかってくることもあります。その場合は「ただ今の時間は営業時間外となっております。」と案内しましょう。

〜自動ガイダンスの具体例～

「お電話ありがとうございます。大変申し訳ありませんが、ただ今の時間は営業時間外となっております。恐れ入りますが、営業時間内におかけ直し下さい。営業時間は、平日〇時から〇時です。」

営業時間外の電話対応が減っている理由

企業の就業規則や暗黙の了解の中には、営業時間外でも電話に出ているところが少なくありません。しかし働き方改革によって長時間労働が問題視されるようになってきた昨今、営業時間外の電話対応が減っています。

働き方改革以前の日本企業では、夜遅くまで会社に残っていることが当たり前とされており、電話をかける方も営業時間を気にせずかける風潮がありました。

また、営業時間外なのに電話がかかってくると「緊急の電話なのでは？」「取引を逃すのでは？」「電話に出ないとクレームになってしまうのでは？」といった発想につながりがちです。

そこで時間外労働を減らしながら、取引を逃さず、クレームを防ぐ対策として、IVRyを活用するのがおすすめです。営業時間外に別ルールを設けることで、緊急の電話は転送し、新規の取引であれば留守電にメッセージを残してもらうなどの対応が可能になります。IVRyを通した対応により、安心感・信頼感が生まれ、クレームを防ぐことができます。

営業時間外の電話が問題な理由

残業が増える以外にも、営業時間外の電話にはビジネスに影響を与えると言われています。

たとえば作業効率や生産性の低下、従業員のストレス・負荷増大による過労や心の病気、プライベートと仕事の区別がつかなくなってしまう問題、パワハラなどが挙げられます。

こうした問題は、一度常態化してしまうとなかなか変えることができず、結果的に従業員の休職や離職につながります。企業としても大きな損失を被ることになり、時には訴訟問題に発展することも。

営業時間外の電話対応を減らすことで、従業員の健康を守り、ひいては会社全体の利益につながるのです。IVRyを活用して、休日や営業時間外の電話を自動で対応しましょう！

営業時間外の電話が多すぎる理由

もし営業時間外の電話が多いと悩んでいるなら、それには理由があります。

まず、相手が営業時間を知らない場合です。企業側は営業時間など常識の範囲と思いがちですが、人によって常識はそれぞれ。17時の企業もあれば20時の企業もあります。営業時間外に電話がかかってきたら「現在は営業時間外です。平日〇～〇時におかけ直し下さい」とアナウンスを流すことで、相手に営業時間を伝えることができます。

IVRyをすでにご利用中の皆様なら、WEB上の簡単な操作だけで、アナウンスを変更したり追加したりできますよ！

営業時間外の電話対応自動化ならIVRy

営業時間外の電話自動化を簡単に設定できる

電話自動応答サービスIVRyでは、営業日や営業時間によって、自動応答の内容を変更することができます。また、設定はリアルタイムで反映されるので、急な変更にも対応できます。

こうした設定はそれぞれ保存ができるので、長期休暇シーズンが来るたびに文章を考えたりする必要はなく、分かりやすい管理画面で簡単に設定ができますよ。直感的に操作でき、迷う心配はありませんが、万が一困ったときは、IVRyのサポートサービスをご利用ください。迅速な対応には自信があります！

ビジネスに便利な機能が豊富

IVRyは、他にもビジネスに便利な機能が豊富に詰まっています。顧客管理機能や、電話転送機能、通話メモ機能、ホワイトリスト・ブラックリスト機能など、あなたの会社の電話業務を格段に効率化いたします！

最短5分、月額3,000円〜で利用できる

IVRyを利用するのに難しい操作や大掛かりな準備は必要ありません。普段、スマホやPCをお使いであれば、アプリを入れるだけで利用することができますよ。申し込んだら最短5分、月額3,000円～で利用できる手軽さもIVRyの魅力の一つ。ぜひ今日から電話業務を効率化しましょう！

その他にも、SMS送信機能や、自動転送機能、顧客管理機能など色々な機能が1日100円からご利用いただけます。 営業時間外の対応以外の電話対応も見直して、業務効率化を成功させましょう。