レンタルスペースへの問い合わせをSMS送信機能で完結！電話対応がゼロになりノーストレスへ【合同会社MAA】

合同会社MAAについて

合同会社MAAは、貸会議室を全国で運営しています。

会議やオンライン会議・面接はもちろん、ボードゲーム、撮影、ネイル、整体等のサロン、パーソナルカラー診断、語学教室、ワークショップなど様々な用途に対応しています。全てのスペースが駅から徒歩５分圏内（ほんとどが３分圏内）と好立地なうえにリーズナブルな料金でスペース提供をしています。

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ー宮崎さんの業務内容について教えて下さい。

宮崎さん：レンタルスペースを行っていますが、僕1人で対応をさせてもらっているので、スペースの管理から対応まで全ての業務を行っています。

サイトの詳細ページですべて完結できる電話が9割以上。電話が他の業務の集中の妨げに

ー IVRy導入前の電話応対フローと課題について教えて下さい。

宮崎さん：レンタルスペースを20件以上1人で管理しています。また、この事業以外にも、別事業も行っていて、本来レンタルスペースはそこまで時間を取られない想定でした。

1スペース辺りの問い合わせ件数はそこまで多くはないのですが、1スペースに1件問い合わせがあると、問い合わせ数の合計が20件あるということになってしまいます。

そうすると、別事業にも支障が出るという状況でしたが、外注するほどではないというレベルで、何とか自動化したいなと思っていました。

レンタルスペースにくる問い合わせ内容としては、WEBサイトの詳細に書いてある内容が9割9分なので、正直そこを読んでほしかったんです。

電話がくると作業を中断しないといけず、他の業務の集中の妨げになるのでどうにかしたいなと考えていました。

そんな時に、レンタルスペースの仲間と電話など自動化できないのかなという会話になり、友人がネットで調べてくれて、IVRyを知りました。

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ー IVRyの導入の決め手は何だったのでしょうか。

宮崎さん：電話に出る必要がないという点と、内容ごとに分岐を作った上でSMSを送れる機能が便利だと感じました。

他社の秘書センターみたいなものも見ていたのですが、こちらから折り返すのは避けたかったんです。

電話頂いた内容に、SMSを送ると必ず見てくれるので、電話をくれるお客様も私としてもそれで済むのが助かるなと思い、その機能があるIVRyに決めました。

ー導入時のサポートはいかがでしたか。

宮崎さん：担当スタッフさんとやり取りをさせていただきました。そのとき、こちらからこういう使い方はどうかなと確認をさせていただきました。その内容に対して、使いやすさやコストを抑えられるポイントなど確認していただき、アドバイスを頂きました。

電話に出なくてもSMS送信機能で全て解決！電話に対するストレスがゼロに

ー実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えて下さい。

宮崎さん：問い合わせがくるのはお客様からのみなのです。ですから、本当に一番役に立っているのはSMS送信機能で、それ以外の機能は使わずに済んでいます。

正直、感想を入れて頂くアンケートでスタッフの対応という項目に関しては厳しいお声を頂くこともあるのですが、それを回避するためには分岐の設定で直接会話できるようにすることも可能だと思っています。

ですが、電話が繋がらないことでのクレームも伝わってきていないので、転送をするよりも、自動応答で終わらせられる方がメリットがあると感じています。

電話応対にかかるストレスを掛けないということを目的に導入することにしたので、今は電話に対して本当にNoストレスなので非常にありがたく、満足して使わせてもらっています。

ー最後にIVRyにメッセージをお願いします。

宮崎さん：レンタルスペースという枠の中で言うと、僕は場所を20件扱っているので、メリットがかなりあるんです。ただ、1件の物件を管理しているメンバーであれば、利用するメリットがまだないのかなと思っています。レンタルスペースをあまり行っていないメンバーでも活用ができるようになるともっとありがたいなと思います。