業務効率化ツールの種類まとめ！目的別のおすすめツールや選び方を解説

業務の効率化は、企業の生産性向上やコスト削減に直結します。業務効率化を実現するためには、ツールを導入するのが手軽で、効果も期待できます。とは言え、たくさんあるツールの中から、一つのツールを選ぶのは難しいと感じるかもしれません。

この記事では、業務効率化ツールの種類を紹介しながら、目的に応じたおすすめツールを解説します。

業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールとは、PCやスマートフォン、タブレットなどを活用したITツール、DXツールで、作業効率化によるコストダウンや作業時間の短縮を実現するビジネスツールです。

業務効率化ツールの種類には、以下のようなものがあります。

特に、業務の自動化やタスク管理、社内コミュニケーション、オンライン会議、ドキュメント管理などの領域で活用されることが多く、近年ではクラウドベースのITツールが増えています。

業務効率化ツールを導入する3つのメリット

業務効率化ツールの導入により、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、代表的な3つのメリットを解説します。

生産性の向上

業務効率化ツールは、これまで手作業で行っていた定型業務や単純作業を自動化します。

• 付加価値の高い業務に集中できる：定型的な作業や単純な繰り返し作業をツールが自動化するため、従業員はより創造性や判断力を要するコア業務に集中できます。
• タスクの可視化と効率化：プロジェクト管理ツールなどを活用すれば、タスクの抜け漏れを防ぎ、チーム全体の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになります。
• 業務プロセスの標準化：属人化していた業務をツールで標準化することで、誰もが同じ品質で業務を遂行できるようになり、生産性のムラをなくします。 

これにより、従業員はより創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになり、チームや組織全体の生産性が向上します。

コスト削減

作業時間が短縮されることで、残業代などの人件費を削減できます。また、ペーパーレス化を進めるツールを導入すれば、紙やインク、書類の保管スペースにかかるコストも削減可能です。

オンライン会議ツールを使えば、交通費や出張費の削減にもつながります。

ヒューマンエラーの削減

手作業によるデータ入力や計算は、どんなに注意しても人的ミスが発生する可能性があります。ツールを導入し、作業を自動化することで、ヒューマンエラーを削減し、業務の正確性と品質を高められます。

【目的・課題別】業務効率化ツールの種類とおすすめ11選

ここからは、具体的な目的や課題に合わせて、おすすめの業務効率化ツールを11種類ご紹介します。自社の状況と照らし合わせながら、最適なツールを見つけてみてください。

電話業務を自動化・効率化したい【電話自動応答ツール】

電話自動応答ツールは、IVR（自動音声応答）を活用し、かかってきた電話への一次対応を自動化するツールです。営業時間外の対応やよくある質問への自動回答、適切な部署への振り分けを効率化し、電話業務の負担を軽減します。

アイブリー

電話自動応答サービス「アイブリー」は、完全無料で始められるクラウド型のIVRサービスです。電話をかけた際に「〇〇の問い合わせは1番を押してください…」と案内する「IVRシステム」を提供しています。

わかりやすく直感的に操作できるUIで、テキスト入力によりAIが自然に読み上げる音声ガイダンスを作成できるほか、通話録音機能、顧客管理機能などを活用できます。

チームの進捗を可視化したい【タスク・プロジェクト管理ツール】

タスク・プロジェクト管理ツールは、個人やチームの「誰が・何を・いつまでに行うか」を可視化し、進捗管理を円滑にするためのツールです。

タスクの担当者や期限を明確にし、抜け漏れを防ぐことで、プロジェクト全体の生産性を向上させます。

Trello

「Trello（トレロ）」は、カンバン方式を採用した、シンプルで直感的な操作が特徴のタスク管理ツールです。SlackやGmail、Salesforceなどのさまざまなアプリと連携が可能です。

タスク管理のほか、ミーティング管理、進捗管理、ブレーンストーミングのための機能もあり、普段の業務をしながら新しい企画を練ることができます。有料プランでは、ファイル添付容量の増加やセキュリティ機能の強化が可能です。

Notion

「Notion（ノーション）」は、メモ、タスク管理、プロジェクト管理、ドキュメント作成などを1つのプラットフォームで実現できるオールインワンのワークスペースツールです。柔軟なブロックエディタを採用しており、テキスト、画像、表、データベースなど、さまざまな要素を自由に組み合わせることができます。

それぞれのメモにカテゴリやタグを設定すれば、分類しやすくなり、必要な情報を素早く見つけ出せます。

社内の情報共有を円滑にしたい【社内コミュニケーションツール】

社内コミュニケーションツールは、ビジネスチャットを中心に、円滑な意思疎通を促進するツールです。

メールよりも気軽にやり取りできるため情報共有のスピードが向上し、部署や拠点を越えたコミュニケーションの活性化に役立ちます。

Chatwork

「Chatwork（チャットワーク）」は、日本国内で開発されたビジネス用のコミュニケーションツールで、日本人にとって直感的に理解しやすいデザインや操作性が特徴です。

グループチャット機能、タスク管理機能、ファイル共有機能、ビデオ通話・音声通話機能など、ビジネスに必要なコミュニケーション機能が充実しており、スマホへ通知を送ることもできます。

会議や打ち合わせを効率化したい【オンライン会議ツール】

オンライン会議ツールは、インターネットを通じて遠隔地の相手と映像や音声を共有し、会議や打ち合わせを行うためのツールです。

移動時間やコストを削減できるだけでなく、画面共有や録画機能を活用することで効率的に情報共有を進められます。

Zoom

「Zoom（ズーム）」は、世界中で広く使われているオンライン会議ツールで、無料版では100人まで、有料版では最大1,000人までが同時接続可能です。会議の録画や文字起こし機能があり、ファイル共有や画面共有機能も備わっています。

外部アプリとの連携もしやすく、ウェビナー用のアプリとしても利用されています。ウェビナーレポート機能を活用することで、会議の出席者数や参加率、入退室時間なども確認でき、顧客管理ツールとしての側面も持ち合わせています。

Google Meet

「Google Meet（グーグル・ミート）」は、Google社が提供するオンライン会議ツールです。Chrome上で利用できるので、別途、アプリをインストールする必要がありません。

Googleアカウントを持っていれば、1対1のミーティングが無制限でできるほか、参加者100人まで・最長60分のオンライン会議も無料です。有料プランでは複数人でのWeb会議を最長24時間継続でき、録音や文字起こし機能なども利用可能です。

Microsoft Teams

「Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）」は、ビジネスチャットツールとして知られていますが、オンラインミーティングツールとしても利用できます。Microsoftのアプリやツールと連携しやすく、複数人で同じ画面を見ながら資料を同時編集できるなど、Microsoftを利用することが多い企業におすすめです。

中小企業や大企業、教育機関などで幅広く利用されています。PCで利用するイメージが強いですが、スマホでも利用可能です。無料プランでも60分・100人まで利用できるので、まずは試してみるのも良いでしょう。

書類の管理・承認を効率化したい【ドキュメント管理ツール】

ドキュメント管理ツールは、契約書や請求書、社内マニュアルといったあらゆる文書を電子化し、一元管理するツールです。

検索性が向上し、必要な情報をすぐに見つけられるほか、ペーパーレス化によるコスト削減にもつながります。

invoiceAgent

「invoiceAgent（インボイスエージェント）」は、請求書、領収書などの帳票を電子化し、一元管理できるドキュメント管理ツールです。紙文書をスキャンした情報を保管し、書類上の日付や取引先名、金額などの条件から特定の請求書や領収書を検索できます。

透かし、墨消し、マスク機能など、電子帳簿保存法の要件を満たす機能が搭載されており、原本には手を加えずにPDFファイルなどに加工・保管ができます。

NotePM

「NotePM（ノートピーエム）」は、社内情報を共有・蓄積するためのナレッジ管理ツールです。ナレッジ管理ツールと言われる通り、社内の情報、特に知識やノウハウなどの管理に長けています。属人化しがちな情報をキーワードやタグ、カテゴリなどにわけて検索しやすくできるほか、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどファイルの種類をまたぐことも可能です。

Wikipediaのように、社内の人がスレッドを立ち上げ、自由にナレッジを書き込み、どんどん積み上げることができます。問い合わせに対応する際に、同様の質問への回答方法として共有するといった使い方もあり、コールセンターやサポートセンターでも活用できるでしょう。

TOKIUM

「TOKIUM（トキウム）」は、請求書、経費精算などの書類を電子データで一元管理できる電子帳票システムです。電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応しており、法改正にもスムーズに対応できます。

レシートをスマホで撮影するだけで経費精算ができる機能など、経費にかかる作業やコストが大きく削減されます。仕分けや承認などもオンラインで完結でき、すでに利用中の会計システムとも連携しやすいです。

営業活動を効率化したい【SFA/CRMツール】

SFA（営業支援）やCRM（顧客関係管理）は、顧客情報や商談の進捗、営業活動の履歴などを一元管理し、営業プロセス全体を効率化するツールです。

属人化しがちな営業ノウハウをチーム全体で共有し、データに基づいた戦略的な営業活動を可能にします。

Mazrica Sales（旧senses）

「Mazrica Sales（マツリカセールス）」は、営業プロセス全体を支援するSFA/CRMです。リード創出から顧客管理まで幅広く対応し、企業情報の自動収集、案件管理、受注確率予測などの機能が搭載されています。

AIが過去の案件の情報から学習し、各案件の受注確度、契約予定日、契約金額などを予測する機能も備えており、リスク分析や類似案件のアドバイスもしてくれます。

業務効率化ツールを選ぶ際のポイント

数多くの業務効率化ツールの中から、自社に合ったものを選ぶには、どのような点に気をつければ良いのでしょうか。

ここでは、ツール選定で失敗しないための5つの重要なポイントを解説します。

目的に合ったツールを選ぶ

まずは何のために業務効率化ツールを導入したいのか、目的をはっきりさせることが重要です。「ツールを導入する」ことが目的になってしまうと、成果が二の次になり、ただツールを導入するだけで満足してしまいます。

最終的には業務が効率化されることが重要ですので、目的にふさわしいツールを選ぶようにしましょう。

ツールの使いやすさを確認する

業務効率化ツールを導入する際は、実際にツールを日々使うことになるスタッフにとって、使いやすいツールを選ぶのがおすすめです。そのためには、機能が複雑でなく、できるだけシンプルなツールを選ぶことが重要です。

特に導入初期のうちは、使い方に悩んだときに使い方を相談できるよう、サポートがしっかりしているツールを選ぶのもポイントとなります。

既存システムと連携できるか確認する

すでに社内で利用している会計ソフトや顧客管理システム、チャットツールなどがある場合、新しく導入するツールと連携できるかを確認しましょう。

システム間の連携がスムーズに行えれば、データの二重入力の手間を省き、部署をまたいだ情報共有も円滑になります。API連携の可否や実際のツールとの連携実績などを事前に確認し、導入後の業務フロー全体が効率化されるかを検討しましょう。

セキュリティ対策をチェックする

業務効率化ツールの多くは、「クラウド型」と言ってインターネット回線を通してサービスを利用するものです。そのため企業の機密情報や、顧客情報などを扱うときに、セキュリティ対策がしっかりしていることが求められます。

そのためには情報漏えいや不正アクセスへの対策がしっかりされているツールがおすすめです。通信が暗号化されているほか、データへのアクセスレベルを個別に指定できるようなツールが良いでしょう。

コストを比較検討する

業務効率化ツールのコストには、初期導入費用、月額利用料金、オプション使用料などが挙げられます。また、利用する人数（アカウント数）ごとに課金されるタイプも多いです。

これらのコストが目的に見合っているかどうか、よく吟味しましょう。ツールの選定に当たっては、いくつかのツールの見積もりをもらうなどして、比較検討するのが良いでしょう。

業務効率化ツール導入で失敗しないための注意点 

導入プロセスやその後の運用を誤ると、かえって現場を混乱させ、コストだけが無駄になるケースも少なくありません。ここでは、導入前に押さえておきたい注意点を解説します。

導入が目的化していないか

業務効率化ツールは、あくまで課題解決のための手段です。「新しいツールを導入すること」自体が目的になってしまうと、本当に解決すべき課題が見えなくなり、導入しただけで満足してしまうケースに陥りがちです。

大切なのは「ツールを使って、どの業務の、どのような課題を解決したいのか」を明確にすることです。「残業時間を月平均5時間削減する」「書類の承認にかかる時間を半分にする」など、具体的なゴールを設定しておくとよいでしょう。

現場の意見を反映できているか

実際にツールを日々利用するのは、現場の従業員です。現場の意見を聞かずに導入を進めると、「操作が複雑で使いにくい」「実際の業務フローに合っていない」といった不満が噴出し、ツールが全く使われないという事態になりかねません。

ツール選定の段階から現場の従業員を巻き込み、ヒアリングやトライアルへの参加を促しましょう。当事者意識が芽生えることで、導入後のスムーズな活用へとつながります。

導入後の運用ルールを決めているか

高機能なツールを導入しても、社内で利用方法がバラバラでは効果は半減してしまいます。

例えば、チャットツールで重要な決定事項が雑談チャンネルに紛れてしまったり、ファイル共有ツールで命名規則がなく、どこに何があるか分からなくなったりするケースです。

このような事態を防ぐためにも、導入前に具体的な運用ルールを定め、社内へ周知しましょう。「ファイル名は【日付_案件名_作成者】の形式で統一する」といったシンプルなルールがあるだけで、ツールの定着率と活用度は向上します。

【独自調査】電話対応で「業務効率は悪化している？」15.2％が「非常にそう感じる」

編集部では、全国の企業で働き1日1回以上は電話に出る20歳〜65歳の男女200人を対象にアンケートを実施。「電話対応で業務効率が悪化していると感じるか」との設問に、「やや感じる」と回答した方が全体の37.8%、「非常に感じる」と回答した方が15.2％いました。

Q：電話対応により業務効率が悪化していると感じますか？

（調査名：企業の電話対応に関する課題調査、調査対象：企業で勤務する20〜65歳の男女、有効回答数：200件、調査実施日：2025年8月18日）

調査手法：インターネット調査、調査実施会社：株式会社IVRy

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