業務効率化ツールの種類まとめ！目的別におすすめツールを紹介

業務を効率化するためには、ツールを導入するのが手軽で、効果も期待できます。とは言え、たくさんあるツールの中から、一つのツールを選ぶのは難しいと感じるかもしれません。

この記事では、業務効率化ツールの種類を紹介しながら、目的に応じたおすすめツールを解説します。

業務効率化ツールとは？

業務効率化ツールとは、業務のムリ・ムダ・ムラを省いたり、コストダウンや時間短縮ができるツールを言います。主にPCやスマホ、タブレットなどを活用したITツール、DXツールを指すことが一般的です。

従来では人が行ってきた作業を機械化・システム化することで業務負担を削減したり、時短になった分、別の仕事に時間をかけたり、残業時間を短縮することも可能です。また、人為的ミスを減らす効果も期待できます。

業務効率化ツールの種類

業務自動化ツール

業務自動化ツールとは、文字通り業務を自動化できるツールです。顧客リストを作るときに何度もコピー&ペーストを繰り返す、といったマウス操作やキーボード入力などの単純作業を自動化できます。

RPA（Robotic Process Automation）と呼ばれるツールが多いです。

タスク・プロジェクト管理ツール

営業や企画の案件がどの程度進んでいるか、進捗が一目で分かったり、スケジュール管理ができ、これらの情報を共有できるツールを言います。

個々人でタスクが管理できるほか、タスクごと、チームごとの状況を確認するのもかんたんです。

社内コミュニケーションツール

LINEやSkypeのように、SNS感覚で社内コミュニケーションが取れるツールです。グループを作ったり、1対1でメッセージをやり取りしたり、ビデオ会議ができるツールもあります。

ファイル共有がしやすいので、他社との共同プロジェクトに使われる例も多いです。

オンライン会議・打ち合わせツール

ZOOMに代表されるような、オンラインで会議や打ち合わせをするためのツールです。PCばかりでなくスマホやタブレットにも対応しているほか、音質や画質が良く、長時間のオンライン会議でも通信料が多くなりすぎないという特徴があります。

「画面共有」と呼ばれる機能がついているのが一般的で、会議中に参加者のPC画面を共有でき、実際に操作しながら会議することができます。

ドキュメント管理ツール

ドキュメント、つまり文書を管理しやすくするツールを言います。保管だけでなく作成・共有・活用・廃棄など、従来は紙の書類を手作業で処理していた工程を、デジタル化・クラウド化できるツールです。

検索機能が充実しており、タイトルだけでなく内容やタグといった断片的な情報から書類を探すこともできます。紛失リスクを減らすことができ、ペーパーレス化でコスト削減にも役立つツールです。

電話業務効率化におすすめのツール

電話自動応答IVRy（アイブリー）

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は電話対応を自動化できるツールで、電話をかけると「〇〇の問い合わせは1番を押してください…」と案内する「IVRシステム」を提供しています。月額3,000円～という低コストで、申し込んだその日から稼働できるなど、手軽に始められる点が人気の理由です。

分かりやすく直感的に操作できるUIや、テキストを入力するだけでAIによる音声ガイダンスを作れる機能、通話録音機能、顧客管理機能などを活用することができます。

タスク・プロジェクト管理におすすめのツール

Notion

ホワイトボードにふせんメモを貼っていくような感覚でタスク管理ができるツールです。タイムライン形式でプロジェクトの進捗度を表示させたり、カレンダーに表示させたり、タスクごと、チームごとにまとめて表示させることもできます。

それぞれのメモにカテゴリやタグをつけて管理することで、カテゴリ別、タグ別の管理もかんたんです。

Mazrica Sales（旧senses）

マツリカセールスは、以前はセンシーズの名称で知られたタスク管理ツールです。特に営業支援機能が充実しており、AIを活用した受注予測機能など、商談成立につながるための仕組みが強みです。

日報提出、スケジュール管理、案件管理などの作業もカンタンにできる仕組みが整っており、作業効率もアップ。カスタマイズ性も高く、自ら使いやすく編集できます。営業の時間をより効果的に利用できるツールです。

Trello

世界中で最も多くのユーザーに使われているタスク管理ツールと言われています。Google Chromeの拡張機能が豊富で、多くの機能を無料で使うことができます。有料プランは大きなサイズのファイルを添付できるほか、セキュリティ性が強化されます。

タスク管理のほか、ミーティング管理、進捗管理のほか、ブレーンストーミングのための機能もあり、普段の業務をしながら新しい企画を練ることができます。

社内コミュニケーションにおすすめのツール

Chatwork

日本国内で開発されたビジネス用のコミュニケーションツールで、日本人にとって直感的に理解しやすいデザインや操作性になっていることが特徴です。グループチャット機能、タスク管理機能、ファイル共有機能、ビデオ通話・音声通話機能などがあり、スマホへ通知を送ることもできます。

オンライン会議・打ち合わせにおすすめのツール

ZOOM

世界中で広く使われているオンライン会議ツールで、最大1,000人までが同時接続可能です。会議の録画や文字起こし機能があり、ファイル共有や画面共有機能も備わっています。

外部アプリとの連携もしやすく、ウェビナー用のアプリとして利用されることも多いです。参加率を分析するなど、顧客管理ツールとしての側面も持ち合わせています。

Google Meet

Google Chromeのアプリや拡張機能との連携がしやすく、世界中で利用しやすいオンライン会議ツールです。Chrome上で利用できるので、別途、アプリをインストールする必要がありません。

無料プランであれば1対1のミーティングが無制限でできるほか、有料プランでは複数人でのWeb会議がほとんど時間無制限でできます。

Microsoft Teams

ビジネスチャットツールとして知られていますが、オンラインミーティングツールとしても利用ができます。Microsoftのアプリやツールと連携しやすく、複数人で同じ画面を見ながら、資料を同時に編集できるなど、Microsoftを利用することが多い企業にオススメです。

中小企業や大企業、教育機関など、幅広い業態で利用されています。PCで利用するイメージが強いですが、スマホでもかんたんに利用できます。無料プランでも60分、100人まで利用できるので、まずは試してみるのも良いでしょう。

ドキュメント管理におすすめのツール

invoiceAgent

文書や帳票などを仕分け・保管・検索でき、ほかのシステムとも連携しやすいツールです。紙文書をスキャンした情報を保管し、書類上での日付や取引先名、金額などの条件から特定の請求書や領収書を検索できます。

透かし、墨消し、マスク機能などを活用でき、原本には手を加えずにPDFファイルなどに加工ができます。

NotePM

ナレッジ管理ツールと言われる通り、社内の情報、とくに知識やノウハウなどの管理に長けたツールです。属人化しがちな情報をキーワードやタグ、カテゴリなどに分けて検索しやすくできるほか、Word、Excel、PowerPoint、PDFなどファイルの種類をまたぐことも可能です。

Wikipediaのように、社内の人がスレッどを立ち上げ、自由にナレッジを書き込み、どんどん積み上げることができます。問合せに対応する際に、同様の質問への回答方法として共有するといった使い方もあり、コールセンターやサポートセンターでも活用ができるでしょう。

TOKIUM

電子帳票システムと言われ、経理業務を効率化するツールです。請求書、経費精算などの書類や文書データをすべて電子データとして一元管理でき、電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応しています。

レシートをスマホで撮影するだけで経費精算ができる機能など、経費にかかる作業やコストが大きく削減されます。仕分けや承認などもオンラインで完結でき、すでに利用中の会計システムとも連携がしやすいです。

業務効率化ツールを選ぶ際のポイント

目的に合ったツールを選ぶ

まずは何のために業務効率化ツールを導入したいのか、目的をはっきりさせることが重要です。「ツールを導入する」ことが目的になってしまうと、成果が二の次になり、ただツールを入れるだけで満足してしまいます。

最終的には業務が効率化されることが重要ですので、目的にふさわしいツールを選ぶようにしましょう。

ツールの使いやすさ

実際にツールを日々使うことになるスタッフにとって、使いやすいツールを選ぶのがオススメです。そのためには、機能が複雑でなく、できるだけシンプルなツールを選ぶのが良いでしょう。

特に導入初期の内は、使い方に悩んだ時に使い方を相談できるよう、サポートがしっかりしているツールを選ぶのもポイントとなります。

セキュリティ対策

業務効率化ツールの多くは、「クラウド型」と言ってインターネット回線を通してサービスを利用するものです。そのため企業の機密情報や、顧客情報などを扱うときに、セキュリティ対策がしっかりしていることが求められます。

そのためには情報漏えいや不正アクセスへの対策がしっかりされているツールがオススメです。通信が暗号化されているほか、データへのアクセスレベルを個別に指定できるようなツールが良いでしょう。

コスト

業務効率化ツールのコストには、初期導入費用、月額利用料金、オプション使用料などが挙げられます。また、利用する人数（アカウント数）ごとに課金されるタイプも多いです。

これらのコストが目的に見合っているかどうか、よく吟味しましょう。ツールの選定に当たっては、いくつかのツールの見積もりをもらうなどして、比較検討するのがオススメです。

電話の業務効率化ツールならIVRy（アイブリー）

電話対応の自動化で業務時間を捻出

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）を活用すると、よくある質問に自動で回答したり、かかってきた電話番号にSMSを送信したり、担当者のスマホに電話を自動で転送するなどの使い方が可能です。

これにより電話対応の自動化ができ、時間が取られがちな電話対応時間を短縮できます。その分、業務時間を捻出できたり、業務の負担を軽減したり、電話にまずらわされず目の前の業務に集中できる、作業の手を止めなくて良い、といったメリットを得られるでしょう。

電話の問い合わせ管理もわかりやすく

IVRyは、すべての電話が録音されて保管され、着信履歴の一覧が一目で分かります。そのため「いつ誰から電話が来たか」「どの電話に優先的に対応するか」といった整理がとてもしやすくなるでしょう。

顧客管理機能を合わせて活用すれば、電話が鳴ったときに画面に情報が表示され、通話しながらメモを残すことも可能です。メモを振り返りながら会話できるので、ひとりひとりの顧客に寄り添うきめ細やかな対応ができるでしょう。

月額3,000円〜と導入しやすい

IVRyは月額3,000円～と、導入しやすい価格設定で、申し込んだその日から稼働できる手軽さも大きな魅力です。誰が見ても直観的に理解できる操作画面も大変好評です。もし使い方に悩んだ時は、サポートチームにお気軽にご相談くだされば、メール、チャット、電話など、ご都合のいい方法ですぐにご連絡いたします。

業務効率化ツールを考えているなら、ぜひ合わせてIVRyをご検討ください！