【シーン別】英語の電話対応ですぐに使える！便利な定番フレーズ56選

日常英会話はできる人でも、海外からの電話や英語での問い合わせに対応する場面では、緊張してしまうことが少なくありません。しかし、英語の電話対応では、よく使うフレーズが決まっているため、定番の表現を身につけておけば電話対応がぐっと楽になります。

この記事では、英語の電話対応をスムーズに行うために、ビジネスシーンで頻繁に使われる英語のフレーズをシーン別に紹介します。

電話を受ける時の英語

英語の電話対応は日本語より簡潔な傾向があります。英語が流暢に話せなくても、いくつかの基本的なフレーズを覚えておけば対応できる場合も多いでしょう。

英語の電話を受ける時によく使われるフレーズは下記です。

1.　電話を受ける時のフレーズ

電話を受けたらまず、会社名と自分の名前を名乗ります。

名乗った後に「How can I help you？」「How may I help you？」など、一言添えて用件を確認するとスムーズなやり取りができます。

2.　相手の会社名と名前を確認するフレーズ

社名や名前が聞き取れなかった時は、上記のように丁寧に聞き返すかスペルを確認すると良いでしょう。

「どちら様ですか？」と聞きたい時に「Who are you？」と言ってしまうと、「あなたは一体誰なの？」のようなニュアンスになるので注意してください。

3. 　担当者名を確認するフレーズ

電話対応時には、担当者の名前を確認する場面や転送先の希望を聞く場面がよくあります。

また、同じ名前の社員が複数いる場合には、上記のようなフレーズで担当部署を確認することもできます。

4.　担当者に取り次ぐ時のフレーズ

相手を待たせる際には、保留時間が長くならないように注意しましょう。担当者が不在の場合や不明の場合は、折り返し電話などの代替手段を提供する準備も必要です。

5.　自分が担当者の時の返答フレーズ

自分が担当者だった場合は、上記のように返答することができます。または、シンプルに「This is me」と言っても良いでしょう。

6.　担当者が電話に出られない時のフレーズ

担当者が不在の時には状況に応じて上記のように伝えることができます。

より丁寧な表現で伝えたい時には、文頭に「I’m afraid～（あいにくですが・恐れ入りますが）」や「I‘m sorry～（申し訳ございませんが）」などと付け加えます。

7.　担当者の予定を伝えるフレーズ

担当者の不在時はスケジュールに関する情報を的確に伝えましょう。また、「不在だがメール連絡は可能」など、相手に対して適切なフォローアップを提案することも大切です。

8.　電話を切る時のフレーズ

電話を切る時のフレーズは「Thank you for calling」が一般的ですが、「Have a nice day」と付け加えたり、他に質問がないかを確認したりすることで、親切で礼儀正しい良い印象を残すことができます。

英語の電話を受ける時の会話例

A：Good morning, ABC Corporation. This is Kato speaking. How may I help you?

（おはようございます。ABC社の加藤です。どのようなご用件でしょうか？）

B：Good morning, this is Evans from XYZ Inc. May I speak to Mr. Kondo, please?

（おはようございます。XYZ社のエヴァンスです。近藤さんとお話しできますか？）

A：Certainly, Ms. Evans. May I know the purpose of your call?

（かしこまりました。ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか？）

B：I'm calling about the meeting on Wednesday.

（水曜日のミーティングの件でお電話しました）

A：OK. I will transfer your call. Just a moment, please.

（わかりました。おつなぎしますので、少々お待ちください）

電話をかける時の英語

次に、自分から英語で電話をかける時によく使うフレーズを紹介します。以下の定番フレーズを覚えて、自信を持って英語の電話をかけられるようになりましょう。

1.　電話をかける時のフレーズ

電話をかける時には、日本語と同じようにまず自分の会社名と名前を名乗ります。名前を名乗る時に使えるフレーズとして「This is〜」の他にも「My name is〜」があります。

2.　担当者に取り次いでもらう時のフレーズ

担当者に取り次いでもらう時には、「May I～」や「Could you～」を使うことで、丁寧な印象になります。その他の依頼をする時にも使える言い回しです。

3.　用件を伝える時のフレーズ

英語で電話をかける時には、名乗った後に「I’m calling to〜」と電話の目的を伝えるとよりスムーズに取り次いでもらえるでしょう。

4.　担当者が不在の時のフレーズ

折り返しの連絡をお願いするフレーズやかけ直すことを伝えるフレーズは頻出するので覚えておくと便利です。

5.　電話を切る時のフレーズ

担当者と話すことができた場合は、「It was nice talking to you」や「Talk to you soon」などと伝えても良いでしょう。「Good bye」の代わりに「Have a nice day」と言うこともできます。

英語の電話をかける時の会話例

A：Hello. This is Miyamoto of ABC Corporation. May I speak to Mr. Johnson, please？

（こんにちは。ABC社の宮本です。ジョンソンさんとお話できますか？）

B：I’m afraid Johnson is out of the office now. He will not be coming back to the office today.

（申し訳ございませんが、ジョンソンは外出中です。本日は会社には戻りません）

A：Alright, I’ll call again tomorrow. Could you please tell him that I called？

（わかりました。明日またご連絡いたしますので、彼に電話があった旨をお伝えいただけますか？）

B：Certainly, I’ll let him know. 

（かしこまりました。彼に伝えます）

A：Thank you for your help. Have a great day！

（ご対応ありがとうございました。良い一日を）

対応に困ったときに使える英語フレーズ

上記のようなよくある電話のトラブルや状況に対処するための定番フレーズも覚えておくと、突然の英語の電話にも慌てずに対応できるでしょう。

英語での電話応対は、何度も経験を重ねれば習得が進みます。今回紹介したフレーズを活用して、日々の電話対応に役立ててください。

さらに本格的に英語力を伸ばしたい方は、目的やレベルに合わせて留学プランを提案してくれる留学エージェント「スクールウィズ」などのサポートを活用し、効率的に学習を進めながら自信を持って英語を使えるようになっていきましょう。

電話対応の負担を軽減して業務を効率化する方法

電話対応はビジネスにおいて重要な役割を果たしますが、時間と労力を要する業務でもあります。特に近年は、電話対応の経験が少なく、苦手意識を持つ人が増えているため、適切な言葉遣いや対応手順をマニュアル化して明確にする必要があり、企業にとって大きな負担となりがちです。特に英語での電話対応は、言葉の壁からさらに負担となる傾向があります。

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STEP3：分岐ルールの作成

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