年末年始など長期休暇の留守電メッセージと自動応答の設定【サンプルあり】

普段からお店や会社を経営している方も、GWやお盆、年末年始などは長期休暇を取ることがあるのではないでしょうか。そんなときは、代表電話の自動応答アナウンスを変更しておくと親切ですし、電話をかけた人も安心して始業日を待ってくれるでしょう。 とはいえ、長期休業のたびにアナウンスを用意したり、設定を考えるのに悩む方もいるのではないでしょうか。この記事では、長期休暇前に設定したい電話対応や具体的なメッセージ例について、サンプル付きで解説します。

IVRyでは音声録音の文字起こしや電話の自動応対もできる新しい留守番電話サービスを提供しています。

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長期休暇中の電話課題

電話対応ができず、失注に繋がる

長期休暇の間は電話対応ができなくなることから、注文を受けることができなかったり、同業他社に注文を取られてしまう、といった問題があります。長期休暇の間の注文とは限らず、休暇明けの注文であっても対応できなくなってしまうところが難点と言えるでしょう。

休暇日をアナウンスできていないケースが多い

長期休暇が近づくなると、店舗に貼り紙をしたり、公式HPで長期休暇の案内をすることが多いかと思いますが、しかし顧客側があらかじめこうした情報を確認しているとは限りません。そもそも休暇日をきちんと伝達できていないことも多く、長期休暇が始まってから電話をかけたり、店舗へ訪れたことで休暇を初めて知る、というケースも多いです。

緊急の電話に対応しにくい

長期休暇中であっても、緊急事態が発生する可能性はあります。しかし、そもそも長期休暇中は出勤すらしないことが多く、緊急事態の連絡を受けることも難しくなってしまします。緊急の用件は携帯電話の番号を利用するように案内するなどの対応が必要となるかもしれません。

長期休暇中の効率的な電話対応法とは？

休暇日を自動でアナウンスする

長期休暇が近づいたら、休暇日を自動でアナウンスするような電話対応が理想的です。電話をかけると自動的に「8月13～16日は長期休暇をいただきます」などのアナウンスが流れるようにしておくのがおすすめです。

予約の電話はSMSでWebに誘導する

予約など、必ずしも電話で受ける必要のない電話は、SMSを自動送信して予約専用Webサイトに誘導するような仕組みがあると良いでしょう。長期休暇時に限らず通常営業時も活用できるようになれば、さらに電話業務の手間暇が減り、効率化が進みます。

緊急の電話は担当者に自動転送する

長期休暇中であっても、緊急の電話は直接担当者へ転送されるような仕組みがあると、予想外の事態にも対応ができるようになります。分岐設定などで電話の用件を振り分けることによって、電話がかかってきたとしても緊急電話だとすぐにわかるので、集中して対応できるでしょう。

長期休暇時の電話アナウンス例

「お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます。
大変申し訳ございませんが、8月13日（木曜日）から16日（火曜日）までの間は、お盆につき、休業とさせていただきます。8月17日の午前11時より、通常営業となりますので、改めてお電話くださいますよう、よろしくお願いいたします。
なお、ご予約をご希望の方は、SMSで予約専用URLをご案内しますので、電話機の2番をプッシュしてください。緊急のご用件の方は電話機の3番をプッシュしてください。」

長期休暇時の電話アナウンス作成のポイント

長期休暇時の電話アナウンスを作成するときは、まず休みの期間が何日～何日というように、正確な情報を伝えることが重要です。あわせて、いつから通常営業となるのかも案内しましょう。

また、休暇中の予約や緊急の用件はどうすべきか、案内するのがおすすめです。

IVRの導入方法

IVRを導入する方法には、大きく分けて以下の3つの選択肢があります。

1. ビジネスフォンやPBXを導入する
2. オンプレミス型IVRを導入する
3. クラウド型IVRを導入する

まず、IVR機能を備えたビジネスフォンやPBX（電話交換機）を導入する方法です。

これらの機器を設置することで、企業内の内線通話や外線通話を効率的に管理できます。ただし、機種によってIVR機能の有無や仕様が異なるため、選定時には必要な機能と拡張性などを確認する必要があります。

次に、オンプレミス型IVRを導入する方法です。

オンプレミス型IVRは、企業内にCTI（Computer Telephony Integration）と呼ばれる機器を設置して運用する形態です。IVR機能としては非常に網羅的で高性能ですが、電話交換機の設置工事が必要なため、導入費用が高額になる傾向があります。

最後に、クラウド型IVRを導入する方法です。

クラウド型IVRはインターネット経由で提供されるため、専用機器の設置は必要なく、初期費用を低く抑えられます。導入が簡単で低コストでありながら、自動音声応答、音声録音、音声の文字起こしなど、電話対応に必要な機能が揃っているため、特におすすめの選択肢です。

IVRyならたったの4STEPでIVRを導入できます

電話自動応答システムの「IVRy（アイブリー）」はクラウド型IVRのサービスを提供しています。以下の4STEPで、簡単にIVRを導入できます。

◼︎STEP1：アカウント登録フォームに必要事項を入力し送信

◼︎STEP2：会社情報を入力

◼︎STEP3：分岐ルールを作成

業種やユースケースのテンプレートから簡単に作成することも可能です

◼︎STEP4：本人確認

「携帯電話不正利用防止法」「犯罪収益移転防止法」に基づき、IVRyのお申し込み時には「本人確認」を行う必要があります。

必要データを入力し、写真を提出していただくと、最短1~3営業日で本人確認が完了します。

これだけでIVRyの利用設定は完了です！

月額2,980円〜の低価格でIVRを導入できる

「IVRy」は電話の自動受付（IVR機能）の他にも、自動文字起こし機能や多言語対応など、電話業務を便利にする機能が豊富にあり、月額2,980円～という低コストで導入可能です。

クラウドサービスのため初期費用や工事費などは必要なく、インターネット回線があれば、誰でも手軽にIVRを導入することができます。

どんな業種のどんな用件でも電話の一次対応が可能

一般的なIVRでは音声ガイダンスをスタッフが直接吹き込んだり、各業者に依頼して設定することが多いですが、「IVRy」はAIによるテキストの自動読み上げで一次対応を行います。

自動応答用のテキストは自由に作成できるため、どんな業種のどんな用件でもスムーズに対応できるのが特徴です。

手軽かつ低価格でIVRを導入したい、すぐに電話対応を自動化したいという方は、まずは「IVRy」の無料トライアルをお試しください。