電話に出られなかった際のメールの書き方は?ポイントや注意点を解説!

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電話が来たのに出られなかったとき、通常ならこちらから電話をかけ直します。しかし、かけ直した電話に相手が出なかったときや、電話がなかなかつながらず営業時間外になってしまうこともあります。 後日、再度電話をかけるのはもちろんですが、その前にメールで連絡が取れる相手なら、お詫びの気持ちや電話する時間帯をメールで伝えるのはいかがでしょうか。この記事では、電話をもらったのに出られなかったときのメールの書き方について解説します。

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電話に出られなかった際に送るメールとは?

電話に出られなかったことへの謝罪のメール

電話に出られないときは、会議やほかの電話などに出ている、外出しているなど、こちらに非があるとは限りません。しかし、せっかく相手が時間を取って電話をかけてくれたのに、タイミングが合わなかったことで、相手にとってはタイムロスが生じている可能性があります。このタイムロスを謝罪するためのメールです。

電話に出られなかった際の謝罪メールはなぜ必要?

謝罪メールは必須ではありません。まずは折り返し電話をかけるべきですが、相手が電話に出られるとは限らず、謝罪メールを送る必要性が出てきます。互いの状況に合わせて、臨機応変な対応ができるよう心がけましょう。

電話に出られなかった際のメールを送るときに気をつけること

なるべく時間を空けない

メールを送るときには、できるだけ早く送るように心がけましょう。後回しにすると、相手にそれが伝わり、「ないがしろにされている」と不信感を抱いてしまいます。また、時間が経てば経つほど、こうした誤解を解くのは難しくなってしまうので、できる限り急いでメールを送りましょう。

かしこまりすぎない

業務時間中に電話に出られないのは、特に珍しいことではありません。相手も当然それを理解しているはずですので、かしこまりすぎたり、ていねいすぎたり、ダラダラと長くなってしまわないように気を付けましょう。必要以上に謝罪すると、かえって無礼に当たります。

次のアクションを伝える

メールには、あらかじめ次のアクションをつたえておきましょう 。再度折り返し電話をするのか、相手からの電話を待つのか、他の対応を取るのか、用件や要望に応じた対処法を伝達し、相手が次に何をしたらよいかを明確にしましょう。

電話をかけ直したが、相手が不在だった場合

かかってきた電話に出られず、こちらから電話をかけ直したものの、相手が不在で電話に出なかった場合です。 まず「電話をもらったのに出られず申し訳ない」とお詫びしたのち、「電話をかけ直したがつながらなかったのでメールした」旨を伝えます。続いて、「次は何時ころに電話する」もしくは「この後何時から何時までなら電話がつながる」など、電話がつながる時間でアポイントを取る方向性の文面にします。 最終的には「お手数をかけますがよろしくお願いします」と締めくくります。

文例

本日お昼頃、お電話をいただいたのに外出中で出られず、申し訳ありません。 先ほどこちらからお電話をかけ直しましたが、お忙しいようでしたので、不躾ながらメールでご連絡しました。 大変恐縮ではございますが、本日○時以降に改めてお電話くださいますようお願いします。 また改めてお電話しますので、ご都合のよろしい時間帯を教えていただけますと幸いです。 お手数おかけしますが、なにとぞよろしくお願い申し上げます。

電話をかけ直したが、相手が営業時間外だった場合

業種によっては、夕方を過ぎると営業時間外のアナウンスが流れるなど、電話がつながらなくなってしまう企業もあります。そうした相手には翌営業日に改めて電話をかけ直すことになりますが、それまで全くなにも連絡しなくてよいのだろうか?と悩んだこともあるのではないでしょうか。

日や週をまたぐことで、お詫びや折り返し電話をうっかり忘れてしまう可能性もあります。メールで連絡できる相手であれば、お詫びをしながら改めて連絡することを伝えておくとよいでしょう。

文例

先ほどはお電話いただいたのに、会議中で出られず申し訳ありませんでした。 こちらからお電話をかけ直しましたが、業務時間外でしたので、明日○時以降、改めてお電話いたします。

ご都合のよろしい時間帯を教えていただけるとありがたく存じます。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

相手がメールでのやり取りを希望した場合

伝言が残っているなど、相手がメールでのやり取りを希望している場合もあるでしょう。その場合はあわてて折り返し電話をかけるのではなく、伝言に沿って回答を準備し、きちんとメールで返答するのが筋です。メールで返答した後は、相手の様子や状況に応じてメールでやり取りを続けたり、改めて電話をかけるなど、臨機応変に対応しましょう。

文例

○時ころお電話をいただきましたが、お受けできず申し訳ありませんでした。 メールでのお返事をご希望でしたので、メールにてご連絡いたします。 もしよろしければ来週改めてお電話差し上げたいと思いますが、ご都合はいかがでしょうか。 いくつか候補日と時間帯をお知らせくださいますと助かります。 お手数ではございますが、お返事お待ちしております。

折り返し電話はいらないと言われた場合

「またかけるから大丈夫」「しばらく忙しくなるので折り返し電話はいらない・出られない」と言われる場合もあります。そうした場合はこちらから改めて電話をかけ直す必要はありませんが、わざわざ電話をかけてくれた相手にお礼のメールを入れることができるといいですね。

ただし折り返し電話不要と言われている以上、相手にとっても緊急性の低い要件であることが多いです。あまりかしこまった文面にすると、相手がかえって恐縮してしまったり、プレッシャーやストレスを与えてしまう可能性もあります。軽いテイストになるよう心がけましょう。

文例

本日はお忙しい中お電話くださいまして、ありがとうございました。 お電話受けられず、申し訳ありません。 伝言いただいた○○について、了解いたしました。 またなにかありましたら、お気軽にお申し付けください。

電話に出られなかったときのメール文章を考えているなら、IVRyがおすすめです!

SMSで自動返答が可能

電話に出られなくて、メールでお詫びするときの文例を探しているなら、電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)を試してみるのはいかがでしょうか?IVRyは、電話をかけると「○○のお問い合わせの方は1番をプッシュしてください…」と案内するシステムを提供しています。簡単な問い合わせには自動で回答したり、自動でSMSを送信したりできるので、メールでお詫びする手間もいりません。

必要な電話は電話転送で直接受電

本当に必要な電話は担当者へ転送してくれるので、電話業務を効率化することができます。転送先は最大10件まで指定できるので、自分が出られないときはほかの担当者が代わりに電話を受けます。どうしても電話に出られないときは留守番電話に切り替わって伝言を預かります。その際、受電通知をメールのほか、LINEやChatwork、Slack、Teamsなど、普段から良く使っているツールで受け取ることができるので、電話をかけ直すことをうっかり忘れてしまう心配もありません。

顧客管理機能(CRM)も充実

IVRyでは顧客ごとに受電履歴を保存したり、やり取りのメモを残すことができます。これはいつでもどこでも確認できるので、外出先からでも要件を正確に把握したうえで丁寧な対応ができます。録音された通話を聞き返したり、やり取りの記録を見ながら、メールで一報を入れることもできますね。電話自動応答サービスIVRy、ぜひ合わせてご検討ください!

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