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誰からの電話か分からない...その対応方法や迷惑電話か見分ける方法を解説!

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知らない番号からの通知があった際、出るか出ないか、折り返すか折り返さないかなど対処に迷ってしまうことがあります。

特に、仕事で使っている電話番号の場合は、大事な要件の電話がかかってくることもあれば、営業電話や迷惑電話などがかかってくることも多くあります。

本当に大事な電話を逃さないためにはどうしたら良いのでしょうか?

知らない番号を迷惑電話かどうか見分ける方法をご紹介します。

知らない番号から電話がかかってくるのは、どんなケースが考えられる?

関係業者や機関からの電話

知らない電話番号から電話がかかってきた場合、自分が勤めている会社や営業所、事務所と取引のある業者などのケースが考えられます。

電話会社や公共機関、運送サービス、病院などは、電話をかけてくる可能性が高い相手です。特に、0120や0800などで始まるフリーダイヤルや、050で始まるIP電話の番号から電話がきた場合、関係業者や期間からの電話であることが多いのではないでしょうか。

また、支社や別の営業店がある会社なら、そこから電話がかかってくることもあります。こうした場合は電話番号を調べられたり、あらかじめ電話帳に登録してある場合も多いでしょう。ただしそこに勤めている個人の携帯電話などからかかってくる可能性もあり、その場合は知らない電話番号であることも多いでしょう。

名刺交換をした人や会社からの電話

名刺を持ち歩いて色んな所に配ったり、営業で回っていると、名刺を見た人が電話をかけてくるケースが考えられます。中には、名刺を渡した人が、別の人に名刺を紹介していることもあり、聞いたこともない会社や名前の人から電話がかかってくることもあるでしょう。

このケースの場合、名刺交換した人の連絡先を、その都度電話帳に登録することで、電話の相手を見分けることができます。とはいえ、名刺交換の件数が多くなると、いちいち電話帳に登録するのが大変だったり、対応が難しくなります。

営業電話や迷惑電話

最後に、まったく関係なく、ランダムに電話をかけてくる営業電話・迷惑電話が考えられます。

一度電話に出ることができれば、営業電話・迷惑電話であるという判断ができ、ブロック(着信拒否)もできますが、中にはオレオレ詐欺や振り込め詐欺など、折り返し連絡をするのが危険なケースもあります。近年では、カード会社をよそおって個人情報を聞き出そうとする迷惑電話の被害も出ています。自宅の名前や住所、電話番号などを聞かれたら、怪しいと考える必要があるでしょう。

こうしたケースがあることを考えると、どんな電話にも安易に折り返し連絡をするのはよくありません。

営業電話というと、商品を買うようしつこく勧められるケースを思い浮かべます。きっぱりと断ったのに、何度もしつこくかけてくるなど、困ったケースもよくあります。電話帳に登録してブロックしても、めげずに別の電話番号からかけてくることもあるなど、できれば一度も相手せずに済ませたいケースと言えるでしょう。

ほかには、うっかり電話番号を間違えてしまった、単純な間違い電話である可能性もあります。

必要な電話を見分けるには?

電話番号を調べる

まず、かかってきた電話番号を調べるという方法があります。着信履歴に残った電話番号をインターネットで検索すると、取引業者や関連機関であれば、すぐに分かります。心当たりのある相手だったら、折り返し連絡をしましょう。

もし、調べてみて心当たりのない相手だったとしても、銀行なら融資の申し出という可能性もあります。近年では銀行や公共機関をよそおった迷惑電話もありますが、インターネットで番号を調べると迷惑電話ということもすぐに分かります。

電話帳に逐一登録する

もし業者や機関など法人格ではなく、個人から電話がかかってきた場合は、インターネットで電話番号を検索しても、誰だか分からないことがあります。一度でも話したことのある人は、名前と電話番号を電話帳に登録することで、必要な電話かどうか見分けることができます。

名刺管理サービス・アプリを利用する

名刺管理サービス・アプリとは、スマホのカメラ機能で名刺を撮影すると、自動的にテキストデータを読み取り、データを記録してくれるサービスです。会社ごとに並び替えたり、名前順で並び替えたりできるほか、電話番号から相手を探すこともできます。

様々なサービスやアプリがあるので、利用前にあらかじめ使い勝手を試したり、口コミを調べたりして、どのサービスを選ぶか考えるとよいでしょう。

迷惑電話の見分け方、対処法は?

非通知や国際電話は出ない

まず、非通知の電話や、国際電話には出ないのがおすすめです。

非通知とは、相手の電話番号が表示されないものを言い、詐欺など犯罪に利用される場合も多いからです。電話に出るだけでも「存在する番号」と認識され、その後、詐欺を目的としたSMSが届いたり、何度もしつこく電話がかかってくるきっかけになってしまうこともあります。

非通知の電話は一律で拒否にする「非通知拒否」設定もできるので、気になる方はスマホの設定を確認しましょう。

国際電話は、かかってきた電話番号を見ると「+(プラス)」で始まっているので、すぐに見分けることができます。これは国際電話という意味で、「+81」は日本、「+1」はアメリカ、「+86」は中国というように、国によって異なる「国番号」の次に、電話番号が始まっています。

国際電話を利用した迷惑電話の中には、折り返し連絡をしたり、電話に出るだけで膨大な通話料を取られる、というものが多いです。通話時間が長いほど、多くの通話料がかかるので、相手もできるだけ通話時間を伸ばそうとして、話を引き延ばしてきます。個人情報を聞き出される例も報告されており、一度電話がつながると色んな電話番号からひっきりなしに電話がかかってくる可能性もあります。

心当たりのない国際電話には、出ないよう注意しましょう。

迷惑電話リストのサイトを活用する

迷惑電話のリストを作って公開しているサイトや、全国の迷惑電話電話番号のリストを提供しているサービスがあります。あらかじめ迷惑電話リストをチェックして、電話帳に登録しておけば、最初の一件を防ぐことができます。

かかって来たこともない・かかって来るかどうかもわからない電話を電話帳に登録するのはひと手間ですが、迷惑電話は一度つながると、何度もかけてくることがありますので、最初の一件を防ぐというのは強力なブロック方法です。

迷惑電話を自動ブロックする

迷惑電話を自動的にブロックする有料のサービスを利用したり、キャリアの迷惑電話自動ブロックを利用するという方法もあります。こうしたサービスは、提供者や携帯電話の事業者が独自に迷惑電話リストを作っており、リストにある電話番号からは自動的に電話をブロックするという仕組みです。

サービスの利用料はかかりますが、いちいち電話帳に登録するなどの手間がなく、迷惑電話のリストは定期的に更新されるなどメンテナンスが不要です。 迷惑電話を自動ブロックする方法について詳しく知りたい方は「業務に集中したい!迷惑電話をブロックする3つの方法」も合わせてご覧ください!

留守番電話を活用する

電話が鳴ったらすぐに出るのではなく、最初から留守番電話に設定しておく、という方法です。留守番電話に用件を残してくれれば、顧客や取引先と判断できますが、メッセージが何も残されなかった場合は迷惑電話、もしくは急ぎではない連絡だと判断してもよいでしょう。

ただし、顧客や取引先が必ずメッセージを残してくれるとは限らず、「留守ならほかに頼もう」と機会損失につながってしまう可能性もあります。

 

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知らない番号からの電話に困ったらIVRy

一次対応をAIに任せて自動で対処できる

電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)は、電話をかけると「○○の問い合わせは1番をプッシュしてください…」と案内するシステムを提供しています。IVRyを導入すれば、電話の一次対応はすべてお任せし、よくある質問に自動で回答したり、目的に応じて専門の担当者へ直接電話をつなぐことができます。

IVRyの分岐設定を活用すれば、迷惑電話は自動的に留守番電話へ振り分ける設定も可能です。迷惑電話に業務を中断させられる心配はなくなるでしょう。

ホワイトリスト・ブラックリスト機能で自動振り分け

IVRyのホワイトリスト機能を使えば、登録した電話番号を一次対応なしで直接担当者へ転送することも可能です。逆に、ブラックリスト機能でしつこい迷惑電話を自動的に切断することもできます。

電話帳登録やメモ機能など顧客管理にも最適

IVRyでは電話帳やメモ機能もあり、顧客と通話しながらメモを残すことができます。このメモはクラウド上に保存され、いつでも閲覧できるので、過去のメモを見ながらやり取りすることも可能。顧客管理に役立てることができます。

最短5分、月額3,000〜で利用できる

IVRyは、申し込んだら最短5分で稼働でき、月額3,000円~という低コストで利用できます。誰でも分かりやすい操作感なので、使い方が難しくてマニュアルとにらめっこすることはありません。迷惑電話に困っているなら、ぜひIVRyをお試しください!

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