AI音声認識とLINE通知連携で電話応答を効率化。社内全体のDXを推進【株式会社オリックコーポレーション】

専任担当者不在と深夜対応不可。事業拡大に伴い電話応答が大きな課題に

ー アイブリー導入前は、どのような課題を抱えていましたか？

課題は大きく2つありました。一つは、本社に専任の電話受付担当がおらず、お客様からのお問い合わせへの対応が遅れがちだった点です。手の空いている者が兼務で対応していたため、本来の業務に支障が出ることもありました。

もう一つは、ホテル向け事業における深夜帯の電話受付です。夜間は人員がおらず、緊急の連絡に対応できない体制が課題となっていました。

費用対効果と24時間対応の利便性が導入の決め手

ー アイブリー導入の経緯と、決め手になった点を教えてください。

インターネットで検索し、電話の自動応答サービスについて情報収集を行う中でアイブリーを見つけました。以前から電話応答は課題だと感じており、人員の増強も検討しましたが、まずはテクノロジーで解決できるサービスを探していました。

導入の決め手は、費用対効果の高さです。他社の秘書代行サービスと比較しても、アイブリーは月額費用を抑えながら24時間対応を実現できる点に、大きな魅力を感じました。

LINE通知連携で情報共有を効率化。人の手を介さず担当者へ直接連携

ー 導入プロセスや設定はスムーズでしたか？また、特に役立っている機能があれば教えてください。

導入は非常にスムーズでした。従業員も業務負担の軽減につながるため、協力的で主体的に進めてくれました。アイブリーは管理画面の操作が簡単な点も魅力です。電話の分岐設定などをワンタッチで変更できるのは、現代のニーズに合っていると感じます。

特に役立っている機能は、LINEへの通知連携です。もともと社内の情報共有にLINEを使っていたため、これまでは電話を受けた担当者が手動で内容を転記し、グループに共有していました。アイブリー導入後は、人の手を介さずにシステムから直接担当グループへ通知が届くようになり、情報共有の手間が大幅に削減されました。

従業員の負担が大幅に軽減。アイブリーがあるのが当たり前の環境へ

ー アイブリー導入後、どのような効果がありましたか？

従業員の負担は大幅に減ったと感じています。もはやアイブリーがない業務体制は考えられません。
一つ工夫した点として、当初は電話の着信音が全く鳴らない設定にしていましたが、それだと電話があったこと自体に気づきにくいという課題がありました。そこで、あえて着信音を5秒だけ鳴らし、すぐにアイブリーに転送する設定に変更しました。これにより、電話があったことを即座に認識しつつ、事務担当者が緊急度を判断しやすくなり、結果的に業務の効率化に繋がっています。

ー アイブリーを導入して、業務はどのように変わりましたか？

以前は、集荷依頼の電話を事務担当者が受け、その後、集荷担当者へLINEで引き継ぐという流れでした。現在は、アイブリーから担当のグループに直接通知が届き、集荷担当者がそれを見てすぐに対応に向かいます。事務担当者が介在する必要がなくなり、本来の業務に集中できる環境が整いました。

「最新技術を活用すれば、生産性は爆発的に向上する」アイブリー導入を機に、社内全体のAI活用への意欲が向上

ー アイブリーがあったからこそ起きた良い影響はありますか？

アイブリーの導入をきっかけに、「最新技術を活用すれば、生産性は爆発的に向上する」と社内全体の意識が変わったことです。我々の業界はまだアナログな業務が多く残っていますが、これを機に「もっと効率的な方法があるはずだ」と、AIをはじめとする新しい技術の活用に目を向けるようになりました。

ー 最後にアイブリーにメッセージをお願いします。

今や、アイブリーなしでは事業が成り立たないほど重要な存在です。AIやITの力を実感しており、我々の業界もこうした技術をさらに活用していくべきだと感じています。今後も、アイブリーの意欲的なサービス展開に期待しています。

ー 本日は貴重なお話をありがとうございました！ご担当者様のご期待に添えるようAI活用を引き続きサポートして参ります！

※記事内のアイブリーに関する情報は取材時点のものです。現在は異なる場合がありますので、予めご了承ください。