電話応答はすべてAIにおまかせ、業務に完全に集中できるプライスレスな環境へ【SUIJOU税理士事務所】

「SUIJOU税理士事務所」は、お客様との対話を重視し、クラウド会計の導入支援から税務・経営の相談まで一貫してサポートすることで、事業の次の一歩を後押しする税理士事務所です。
開業前から、電話による業務中断の影響で集中力が途切れることを大きな課題と捉え、電話に出ないシステムの導入を模索されていました。開業時には電話自動応答サービス「アイブリー」を導入。アイブリーの活用により、日々の営業電話の応答をAIに任せ、本来の業務に集中できる環境を整備しました。その結果、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることに成功しています。

今回はSUIJOU税理士事務所代表の岡戸悠悟さんに、アイブリー導入に至った背景やその効果、そして今後の展望について詳しく伺いました。

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専門業務への集中を妨げる電話応答。開業時から「電話に出ない体制」を想定

ー事業を開始するにあたり、アイブリーを導入しようと思われたきっかけや、電話応答に関する課題について教えていただけますか？

開業前は税理士法人で税理士として勤務していたのですが、調べ物をしていたり、間違えられない資料を作成したりしている時に電話を取り次がれることがありました。私たちの仕事は集中力が非常に大事だと考えています。取り次がれた電話の内容を聞くため、一度電話口に集中しますが、話が終わって元の作業に戻ると、再び集中するには時間がかかることに課題を感じていました。

そのため、開業にあたっては基本的には自分が電話に出ない仕組みを想定して、準備をしていました。スタッフも専門職のみを採用し、電話応答を行う人員の確保については考えていませんでした。

導入の決め手は、文字起こし、Slack連携、AIアナウンスの簡単な設定などの使い勝手の良さ

ーアイブリーはどのようにして知りましたか？また、他社のサービスと比較した際の決め手は何でしたか？

「自動応答」と検索して、ネット回線で電話ができるサービスを調べている中で、おそらくホームページを見て知ったと思います。

他社サービスも検討しましたが、最終的な決め手としては、AIがヒアリングした内容を文字起こし・要約してくれる点や、文字起こしデータをSlackに連携してくれる点、AIに話してほしい内容をこちらで簡単に変更できる点が使い勝手が良さそうだと感じ、導入を決めました。

ー導入時の設定で苦労した点や、戸惑った点はありましたか？

最初にサポートしていただいた際に、大まかな分岐ややりたいことをお伝えしたら、元になる分岐をすぐに作成していただいたので、文言の詳細だけこちらで微調整しました。イントネーションの調整についても色々とアドバイスをいただき、問題なく設定できたので、特に苦労なく導入できました。

営業電話への応答を完全自動化し、集中力の確保と心理的負担を解消

ー現在かかってくる電話の内容と、アイブリーの具体的な活用方法について教えてください。

かかってくる電話は、ほとんどが営業電話ですね。アイブリーでは、営業電話の分岐に入った場合は「ホームページからお問い合わせください」と案内して、自動で電話が切れるように設定しています。

営業電話は1日に1〜2件程度ですが、その1件2件でも応答する必要がなくなるのは大きいです。電話を取らなければいけないということ自体が集中力を削ぎますし、中には、お断りするのも少し時間がかかるような方もいらっしゃいます。応答しないにしても断りの言葉を考えなければいけないのが負担でしたし、私にとっては非常にメリットがあると感じています。

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