ひとり事務所の業務効率化を実現。AI電話代行でお客様の一次対応を自動化へ【田添事務所】

税理士法人の支店と行政書士事務所を運営されている田添事務所。現在は田添さんがお一人で事務所を運営しています。

一人ですべての電話に応答することは難しく、導入以前は留守番電話を活用していましたが、お客様からは「電話がつながりにくい」という声が寄せられることもありました。その結果、ご自身の携帯電話で対応せざるを得ない場面が増え、打ち合わせ中や集中したい業務の時間にも電話が鳴るなど、業務に支障が出ていたといいます。

アイブリー導入後は、AIによる自動応答が一次対応を担うことでスムーズな対応が可能に。お客様から「いいサービスですね」と直接お褒めの言葉をいただくなど、顧客満足度の向上を実感されています。

今回は田添さんに、アイブリー導入に至った背景やその効果、そして今後の展望について詳しく伺いました。

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「電話がつながらない」という課題。ひとり事務所の電話応答をアイブリーで効率化

ーまず、事業の概要についてお聞かせください。

業務のメインは税理士法人の支店で、サブとして行政書士事務所も運営しています。アイブリーはどちらの業務でも利用しています。

ーアイブリー導入前は、電話応答にどのような課題を感じていましたか？

アイブリーを利用する前は、普通の留守番電話機能を使っていました。課題に感じていたのは、お客様からの問い合わせをいただいても「つながりにくい」状況が多かったことです。迅速な対応が必要なケースでは私の携帯番号をお伝えしていたのですが、それでは根本的な解決にはなりません。結果として、打ち合わせ中や業務に集中しているタイミングにも着信が増えてしまい、生産性が低下することも課題でした。

ーどのような経緯でアイブリーを知り、導入を検討されたのでしょうか？

きっかけは、Web広告だったと思います。また、知り合いの弁護士事務所が、他社の留守番電話サービスを月8,000円で利用していると聞いていました。そういったサービスと比較して、アイブリーはコスト面でメリットがありそうだという印象を持ち、導入を検討し始めました。

お客様からの「いいサービス」という声が、導入の決め手に

ー導入への決め手は何でしたか？

最初の1ヶ月はトライアルで利用し、現在3ヶ月目になります。有料プランに切り替えた決め手は、お客様に対してAIが一次対応の役割を果たせていると感じられたことです。

お客様から直接「いいサービスですね」とお褒めいただいたこともあり、それが大きな後押しになりました。お客様の立場からすると、ただの留守番電話ではなく、AIが一次対応をしてくれ、疑問を解消したりメッセージも残せるという点がよかったのだと思います。

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AIによる一次対応で「相談した」という体験を創出。今後のさらなる機能活用にも期待

ー実際にアイブリーを使ってみて、特に役立っている点やお客様の反応はいかがですか？

ただの留守番電話と違って、ある程度の受け答えができるので、お客様としても「相談した感」があるようです。現在はご用件を伺うルールをメインで使っているのですが、これは非常に役立っていると感じます。分岐情報からどういったご用件なのかおおまかに把握することもできますし、お客様も、AIとのやりとりをふまえることで本題へスムーズに入っていけるのかなという印象です。

新規のお客様などに対してご案内URLを送信できる機能もあると伺ったので、今後活用を検討していきたいです。お問い合わせについてはお客様からが多いですが、月に10本ほど営業電話も入ります。お客様への対応を優先していますが、こちらについても自分のタイミングで対応できるので、内容をしっかり確認できるようになりました。