IVRy導入で電話番を廃止！ブラックリスト機能と転送機能の活用で業務変革が実現！【株式会社TMオフィス】

株式会社TMオフィスについて

株式会社TMオフィスは、地域と文化を元気にするという想いで、35年前から大阪で「心に響くPR」を追求しています。

対応してきた案件は幅広く、自治体、神社仏閣、美術館、伝統文化などの展覧会や地域ブランドの構築などを行っています。

最近では東京のサントリー美術館や大阪中之島美術館、国立国際美術館などと手を組み、多くの展覧会のメディアリレーションや内覧会を担当しています。

ー殿村さんの業務内容について教えてください。

殿村さん：私は、2024年で創業35年を迎える当社の創業者です。昔は地方で事業をする方が少なかったため、私は地方で頑張ろうと決めました。代表的なものでは「今年の漢字」や「ひこにゃん」「うどん県」など国民的文化を企画してきました。書籍も5冊発行しており、たまにテレビにも出演しています。

今は経営をしながら、事業継承を少しずつ進めています。

月100件の営業電話対応が課題。IVRy代表奥西のスピーチに共感し導入

ー IVRy導入前の電話応答フローと課題について教えてください。

殿村さん：昔からナビダイヤルが使いたくて、いろいろ調べてきました。

大手サービスなどに依頼するとなると、導入のための費用は100万円を超えてきて、中小企業の我々が使うのは難しいなと思っていました。

当社は事務員が3人ほどいて、月に約130件ほどかかってくる電話番をしてくれていました。ただ、かかってくる電話の8割の100件ほどは営業電話でしたね。

そんな中、事務員が減ってきて、また、時代が変わり、我々のような中小企業は社員の募集をしても採用に苦戦しました。

また社員が育休に入るタイミングで、新たに採用などをするよりも何とか自動化できないかと考え、調べていました。

そんなときにIVRyのサイトにたどり着きました。IVRyのことを調べるうちに、社長の奥西さんが沖縄のビジネスコンテストで発表されている動画を発見しました。「中小企業の電話事情は大変なんだ！」と話されているのを見て、「あぁ、この方よくわかっていらっしゃる」と思いました。その動画をきっかけに連絡させていただき、即導入となりました。

今後、当社以外にも私が立ち上げている一般社団法人や展示会でも導入したいなと思っています。

今すぐ無料で試してみる資料をダウンロードする(無料)

ー IVRyの導入の決め手は何だったのでしょうか。

殿村さん：非常にリーズナブルな価格だったのと、奥西さんの動画が決め手でしたね。

初めて価格を見たときに、正直「噓でしょ！そんなのできるわけない！」と思いました。でもその動画を見て奥西さんの想いを知ったときに、IVRyなら大丈夫だと思いました。

導入して、もうIVRy無しではやっていけないと感じています！本当に感動しています。

業務内容に合わせ、全スタッフが設定・転送を切り替えて臨機応変に対応

ー実際に導入してみて特に役に立っている機能を教えてください。

殿村さん：ブラックリスト機能と携帯電話への転送機能が役立っていますね！

クライアントからの電話は、基本的にはスタッフの携帯電話にかけてもらうようにしていますが、オフィスにかかってくることもあります。

その場合は、分岐で人が対応できるようにしていて、オフィスにスタッフが不在のときは携帯電話に転送するようにしています。そしてイベントや展示会などで誰も電話に出られないときは自動応答で録音するように使い分けています。

その切り替えも外から携帯電話でも簡単にできるのが大変ありがたいですね。

それに、お得意様に担当の携帯電話番号を伝えることで、親密度を増すことができたように感じています。

あと、会社に電話をかけてもらった際に機械の自動音声が流れる点はとてもイメージが良かったです。自動音声が流れると、これまで事務員が電話に出ていたときよりも当社の規模が拡大したと思われてイメージが変わったようです。電話をかけてくる方の対応が変わりましたね（笑）。「AIを使われるようになったんですね」と驚かれたこともありました。

営業電話の場合はメッセージを録音してもらうようにしていますが、録音されるケースはほぼなく、録音だと分かった段階で電話が切られます。何度もかけてくる番号は、ブラックリストに登録しています。

この100件の営業電話を取らなくてもよくなった点が大変助かっています。

また、営業時間外には自動で内容が変わるのもありがたいですね。

当社は業務を変革し、経理は外注して、荷物番や電話番のための事務スタッフは置かず、社員はすべてPRを担当するようにしました。

電話はすべてIVRyが対応してくれています。その分の人件費がかなり削減できたので、社員の給与に回すことができてきました。
IVRyのおかげで本当に助かりました！

最初は決断に勇気が必要でしたが、少し考え方を変えるだけで、これだけいいことが起こるのかと感じています。