介護業界のFAX文化に寄り添うAI活用。FAX・電話対応がスマホで完結【株式会社ユナイテッドファム】

新規施設開業を機に、スマートフォン完結の体制構築を目指す

ー まず、「アイブリー」を導入した背景を教えてください。

新しい施設の開業にあたり、FAXや電話の対応体制をどう整えるかが課題でした。既存の施設ではメールでやりとりできる体制が構築できていたのですが、新施設では多様な業種が関わるため、電話応答業務が増加することは予想できていました。その対応をスムーズに行う手段を探していました。

特に、「固定電話を置かず、IP電話で全てスマートフォンに転送して完結できる仕組み」を考えていたところ、ネット検索で「アイブリー」を見つけました。

「言った・言わない」問題を録音機能で解決！FAX業務のストレスも解消

ー 電話とFAX、それぞれのサービスについて導入後の効果はいかがでしたか？

電話応答が非常にスムーズになりました。弊社は老人ホームと訪問看護、訪問介護を運営しており、病院の先生やケアマネージャーさんなど多くの方と関わります。その中で起きがちな「言った・言わない」問題も、録音機能でやり取りを残せるようになり、大きな安心につながっています。また、スマートフォンから場所を選ばず電話が取れること、誰からの着信なのかが可視化されレスポンスが早くなることも非常に便利です。

そして「アイブリー AI FAX」の体験が本当に素晴らしいです。以前は他社のFAXサービスを利用していましたが、送信時にエラーが出てしまうことがありました。エラーが頻発すると、1件FAXを送るのに手間がかかる上に、他の業務リソースも圧迫されてしまいます。ですが、「アイブリー AI FAX」に切り替えてからは、インターネットFAXは送信も受信もデータでやりとりされるので、基本的に機器エラーがありません。業務の効率化がかなうだけでなく、心理的な負担も軽減されました。またFAXの情報を、電話と同じ管理画面から確認できるというのも、非常に便利です。

スマホで撮影するだけ。処方箋FAXも鮮明かつスピーディーに

ー 「アイブリー AI FAX」は、どのようなシーンで活用されていますか？

実際に使うシーンとしては、病院の先生が往診に来られて処方箋が出た際に、それをスマートフォンで撮影し、そのまま薬局のFAXへ送信することができます。介護業界はFAXの文化が根強く、ケアマネージャーの中にはFAXでの情報共有を希望される方も多いため、撮影データをFAXで送る形で対応しています。

ー アイブリーへの切り替えにあたり、スタッフの皆様の反応はいかがでしたか？

当初は「スマホで撮影してFAXを送る」という発想が珍しく、スタッフから「スキャンは必要ないのですか？」と質問が出ることもありました。しかし一度説明すれば手順はとてもシンプルで、50代・60代の看護師も含め、今では問題なく活用できています。

電話もFAXも、導入時に大きな不安や抵抗はありませんでした。弊社は立ち上げ当初から「新しいことに積極的にチャレンジする会社」という雰囲気があるため、最初は驚きつつも、皆さんすぐに受け入れて前向きに使いこなしてくれています。

介護業界のDXを推進する、アイブリーのさらなる進化に期待

ー 最後に、今後のアイブリーに期待することを教えていただけますか。

ローテクな電話・FAXの世界に、革命的なイノベーションを起こしているのではないかと感じています。地に足の着いたツールでありながら、他社がやっていない、かゆい所に手が届くような製品やサービスを提供してくださっているので、「こういうものがあったら良いな」というアイデアをどんどん開発していただけると、事業者として非常に嬉しいです。今後も期待しています。

ー 本日は貴重なお話をありがとうございました！ご担当者様のご期待に添えるようAI活用を引き続きサポートして参ります！

※記事内のアイブリーに関する情報はインタビュー時点のものです。現在は異なる場合がありますので、予めご了承ください。