ビジネスチャットツールの効果的な使い方とは？成功事例を紹介！

ビジネスチャットツールとは、ChatworkやSlackに代表されるコミュニケーションツールのことを言います。LINEやSkypeのような直観的な使い勝手で、ビジネスのために様々な機能を備えているので、社内でのコミュニケーションを円滑にしたり、「言った」「言わない」を防ぐなどのメリットがあります。

業務連絡の手段としてLINEやSkype等のツールをすでに利用しており、不要だと考えているかもしれません。しかし実際にビジネスチャットツールを導入することで、業務効率化やチーム力向上につながることをご存知でしょうか。この記事では、ビジネスチャットツールを効果的に使うための成功事例を紹介します。

ビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールとは、ビジネスにおいて使用されるチャットツールのことです。従来は対面でのやり取りや、メールを利用していた企業が多かったのですが、それよりも気軽にやり取りができる、テーマごと・チームごと・プロジェクトごとにグループを作成できるメリットから、導入する企業が増えています。

ビジネスチャットツールでできるようになること

対面でのやり取りは、どうしても相手と時間を合わせる必要があったり、人数が多くなるほど調整が困難になります。一定の時間が取られるため、会議ばかりで通常業務が進まない、という問題にもなっていました。また、メールでのやり取りだと、どうしても相手が確認したかどうかわからないという問題があったほか、やり取りを重ねるほどに情報が混乱しやすくなる、一対一でしかやり取りできない、というデメリットがありました。

ビジネスチャットツールであれば、スマホからでも気軽に見ることができ、一対一でも複数人とでもやり取りが自在です。チャット機能でメールよりもリアルタイムにやり取りをしたり、グループ機能で部署や企業をまたいだグループを作ることもできるほか、アップロード機能でファイルや画像を共有でき、情報共有がスムーズにできる利点もあります。

ビジネスチャットツールを有効活用するポイント

利用する目的を明確にする

まず、なぜビジネスチャットツールを導入するのか、なぜ必要なのか、目的を明確にしましょう。「なんとなく良いような気がする」「使ってみたいから」ではなく、どんな問題があって、ビジネスチャットツールを導入することで、どう解決してくれるのか、具体的なプランを描きましょう。

目的にあったツールを選ぶ

ビジネスチャットツールを利用するには、使用料が発生する場合もあります。コストに見合った機能や成果がなければ、導入する意味はありません。どのツールが我が社にもっともふさわしいのか、利用するタイミングやシーン、利用する人や周りの企業にとって、使い勝手を考えましょう。

どのビジネスチャットツールを選べばよいか悩んでいる方は、「ビジネスチャットツールの選び方とは？」 も合わせてご覧ください！

運用ルールを設計しておく

ビジネスチャットツールを円滑に運用するには、誰でも気軽に、自由に発言できるなど、自由にグループを作れる、などの風通しのいい状態にしておくことが重要です。一方で雑談ばかりになってしまったり、批判や非難が多くなってしまうと、利用者が偏ってしまう可能性があります。ビジネスチャットツールは誰でも使い勝手がよい状態にしておくことが大前提ですので、最低限のルールを設けておくことも大切です。

目的にあった活用ができているか定期チェック

ビジネスチャットツールを導入したら、定期的にチェックをするのがおすすめです。狙い通りの活用ができていない場合、なにが障害となっているのか確認し、対処しましょう。

ビジネスチャットツールの活用事例

社内コミュニケーションの円滑化

ある企業では時代の変化についていけず、倒産の危機を迎えていました。倒産を避けようと顧客のクレームをチェックしたところ「従業員同士の連携が取れていない」「連絡が行き渡っていない」といった意見が多いことが分かったのです。そこでビジネスチャットツールを導入し、社内コミュニケーションを活発にするよう試みたところ、従業員同士の連携がスムーズになりました。

結果、クレームは激減し、それだけでなくそれぞれの従業員が、倒産を回避するために意見を出し合うようになりました。よい意見を積極的に経営にも取り入れ、経営を立ち直すことにつながったと言います。

企業理念やノウハウの共有といった社員教育

ある企業では、ビジネスチャットツールにおける新入社員のコミュニティに、新人研修の担当社員を加えています。これにより研修中でなくとも丁寧なフォローができるようになり、新入社員が早期戦力になったり、モチベーションを向上させたりするのにつながっています。

問題解決のスピード化とログ管理

大したことがないと思われるようなささいな問題でも、時間が経つにつれて肥大化したり、多方面に広まる内に大規模な問題になってしまうことがあります。ある企業では原因を追究するための会議が開かれましたが、最初の小さな問題に行き着くには相当の時間がかかってしまいました。会議に時間がかかったため、本来の業務も滞るという悪循環になってしまいます。

そこでビジネスチャットツールを導入し、誰でも気軽に意見を出せるようにしました。逆に問題提起したり、どんな問題に発展する可能性があるか、対策はどうすべきか、意見を出し合ったのです。すると会議の時間が従来の10分の1に減りました。ビジネスチャットツールによって情報が整理された上、共有がスムーズになったのです。また、小さな問題の内に芽を摘んでしまうことで、大きな問題に発展することを防ぐことができるようになりました。

IVRyとビジネスチャットツールの連携で電話の問題を全て解決！

IVRyはビジネスチャットツールとも連携ができる

IVRyは、LINE、Slack、Chatwork、Teamsなどとの連携が可能です。電話があったことをビジネスチャットツールを通じてお知らせすることができます。IVRyとビジネスチャットツールを併用すれば、電話業務を効率化することが可能ですよ！

メリット①電話要件の引き渡しを正確かつ効率的に

IVRyは外出中でもどこにいてもスマホからアクセスできるので、電話の要件を確認したり、通話の録音を聞くことが可能です。電話帳や受電履歴、受電メモなどの顧客管理機能を利用すれば、過去のやり取りを確認してから折り返し連絡をすることもできるので、誰が電話を対応しても適切に対応できます。

メリット②電話対応の教育がしやすい

録音された通話は、社員で共有できるので、電話対応の教育に活用できます。やり取りの良い例を研修で活用すれば、顧客魔族度を向上させることにつながります。IVRyと連携させて、ビジネスチャットツールをさらに効果的に使いましょう！