ビジネスチャットツールの選び方とは？

プライベートで友人や家族と連絡を取るときにLINEやSkypeを使っている方は多いと思いますが、ビジネスシーンではどうでしょうか？プライベートと区別するために、専用のビジネスチャットツールを使っている方がほとんどでしょう。

とくに近年、ITやDX化の発達、コロナ禍などの影響を受け、テレワークやリモートワークなど、会社に行かなくても互いにコミュニケーションを取れるような環境が急速に広まっています。直接顔を合わさなくても、スムーズに誤解なくコミュニケーションを取るためには、どんなビジネスチャットツールを選ぶかが重要になってきます。この記事では、どんなチャットツールがよいか悩んでいる方、どれを選べばよいかわからない方に向けて、選び方やおすすめのビジネスチャットツールを紹介します。

ビジネスチャットツールとは？

仕事をする上で重要と言われる「ホウ（報告）・レン（連絡）・ソウ（相談）」。近年ではビジネスチャットツールでホウレンソウを行うことも増えています。ビジネスチャットツールとは、コミュニケーションツールのひとつです。LINEやTwitter、Instagramなど、SNSのように使いやすいツールでありながら、ビジネスシーンに特化しているという特徴があります。つまりSNSをやっているのと同じような感覚でホウレンソウができるということです。

過去にはメールを活用していた時代もありましたが、出社せずにできるだけ早くコミュニケーションを取ろうとしたとき、メールのスピード感ではビジネスのスピード感に追いつけないことがあります。メールではどうしても一通一通が受信ボックスに溜まってしまい、会話の流れを追うのが大変です。そのため現在ではビジネスチャットツールが活用されているのです。

ビジネスチャットツールを利用するメリット

情報伝達の正確性

メールを利用していたころは、返信がなければ相手が情報を知らない可能性を考えなければなりませんでした。しかしビジネスチャットツールを使うと、相手が読んだら既読マークがついたり、新規メッセージ・未読メッセージがあると通知が出ます。つまり確実に情報を共有できる可能性が高いのです。

情報の一元管理が可能

ビジネスチャットツールを利用すると、電話や口頭で伝えるのと異なり、URLや書類・ファイルを直接添付することができます。確実に同じものを見ながら話ができるのは重要なポイントです。

しかもプロジェクトを進めているチームの全員と一度に同じ情報を共有できるので、いちいち会議をする必要がありません。

認識のズレなどのトラブルの予防

ビジネスチャットツールがあると、「ちょっと聞きたい」「さっき伝え忘れた」ことを気軽にやり取りできます。互いが出社していても、相手が忙しそうだと遠慮してしまったり、外出ですれ違ってしまって、「大したことじゃないからいいか」「また今度でいいか」となってしまうこともあるでしょう。しかし、こうした小さなことの積み重ねが認識のズレを生んでしまうことは多々あります。チャットツールであれば、相手のスキマ時間に返信がもらえたらいい、と気軽にやり取りができるので、効率的に意見交換ができます。

グループチャットであれば、ある一人から出た質問が共有され、のちのち全員にとって非常に有益だった、役立った、ということも多いでしょう。口頭でのやり取りに比べて「言った」「言わない」を減らすことができるのも大きなメリットです。

ビジネスチャットツールの選び方

価格

ビジネスチャットツールは、基本的にユーザーがそれぞれ料金を支払います。使用する従業員が10人なら10人分の料金が必要です。ただし条件付きで無料で利用できるものもあるので、まずは試してみるのもいいでしょう。

使いやすさ・機能性

使いやすさ・機能性は実際に試してみないとわからない場合も多いと思います。多くのビジネスチャットツールではトライアル（お試し期間）が用意されているので、必ず試して確認しましょう。

セキュリティの強さ

ビジネスチャットツールでやり取りされる情報の中には、機密性が高いものもふくまれているかもしれません。安心にコミュニケーションできるように、セキュリティの強さも重視しましょう。

普及度

自社だけでなく他の会社とも共有できるのがビジネスチャットツールの強みです。しかし誰も聞いたことのないようなツールを選んでしまうと、自社はよくてもほかの会社が参加しにくくなってしまいます。他社とツールが異なると、その分余計に料金が発生することもありますので、周囲の利用状況も確認しましょう。

おすすめビジネスチャットツール

Slack

Slackは、アメリカで開発されたビジネスチャットツールで、現在も世界中で活用されています。ビデオ通話・音声通話・画面共有・ファイル共有ほか、1500種類以上の外部サービスと連携が可能です。10,000メッセージ上限の無料プランもあり、使ったことがある方も多いのではないでしょうか。

月額850円～、無料プランあり

ChatWork

Chatworkは、日本で開発されたビジネスチャットツールで、日本のビジネスシーンに合わせた機能が用意されています。とくに中小企業での導入が多いことで知られています。

月額500円～、無料プランあり

LINE・LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEがビジネス用に開発したビジネスチャットツールです。LINEとの連携がかんたんなので、顧客へのプロモーションがしやすいことが特徴です。LINEとほとんど使い勝手が同じで、スタンプを使うこともできます。

月額300円～、無料プランあり

Microsoft Teams

Microsoft Office365にふくまれているビジネスチャットツールなので、Office365ユーザーであればフル機能版を無料で使うことができます。OutlookなどMicrosoftの他ソフトとの連携がスムーズにでき、多言語に対応しています。

月額540円～、無料プランあり

IVRyはビジネスチャットツールへの連携もバッチリ！

ビジネスチャットツールとの連携もバッチリな、電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）をご存知ですか？IVRyは、電話業務を効率化する画期的なサービスです。営業時間やお店への行き方など、かんたんな質問にはAIが自動でお答えし、本当に必要な電話だけを担当者へ転送します。AIの自動音声は、テキストを編集するだけでよいので、申し込んだら5分で稼働できますよ。

もし転送された電話に出られなかったときは、伝言を録音してお預かりし、Slack・LINE・LINE WORKS・Chatwork・Teamsへ通知します。時間ができたら、顧客管理機能で過去のやり取りメモを見ながら、折り返しお電話しましょう。IVRyから発信すれば、通話料は11円/分と、コストを低く抑えることもできます。

情報は社内全体で共有でき、ほかにホワイトリスト機能・ブラックリスト機能・新規電話番号取得など、便利な機能がたくさん詰まって1日100円から。ぜひ合わせてご検討ください！