法人が固定電話を格安で運用するには?おすすめの運用法を解説!

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会社を経営している方や、起業を考えている方にとって、必ず考えなければならないもののひとつが、固定電話です。メールやテレビ会議など、インターネット技術が発達した現在、どうしても必要なものではありませんが、やはり「ないと困る」「あった方がいい」という方も多いのではないでしょうか。

しかし導入したものの、結局あまり使わないでいると、費用が重く感じるようになってしまいます。これから導入を考えている方も、できるだけ安く導入したいと思うのではないでしょうか。この記事では、法人が固定電話を格安で運用する方法を紹介します。

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そもそもなぜ法人は固定電話が必要なのか?

社会的信用を示すため

インターネット技術が進化した現在では、自社紹介HPを持っている会社も多いですが、電話番号を掲載する会社は少なくなりました。営業や勧誘の電話・迷惑電話を避けたいと思う企業もいるでしょう。そもそも本当に電話番号は必要なのでしょうか?

なにか事業を行おうとする際、何らかの連絡手段が必要になります。現在ではメールやLINEなどのチャットツールで完結してしまう場合も多いですが、やはり電話番号があると信頼度・安心感は大きいです。やはり携帯電話の番号からかかってくる電話よりも、固定電話からの方が「電話に出てみよう」と思うことが多いのではないでしょうか。

また、法人名義での口座を開設したり、オフィスを借りるときには電話番号が必要です。ほかには、NTTで固定電話の契約をすると自動的に電話帳(タウンページ)に掲載されることが挙げられます。これは、無料で周辺地域へ宣伝できるということでもあります。

FAXを受け取るため

昨今では正式な書類もペーパーレス化が進んでいますが、まだまだFAXは現役です。署名捺印した書類をスキャンしてメール添付するより、書類をFAX送信する方が手軽ですし、自分たちがFAXを使う予定がなくても、取引先がFAXを使っていたり、FAXを指定されることもあります。

法人手続きの管理がしやすいため

法人が電話番号を必要とする理由の一つに「登記」があります。登記(商業登記・法人登記)とは、法人としての権利や義務を保護するためのものです。登記をすることで、企業は社名を名乗ったり、株式を発行したり、企業としての活動ができるようになるのです。登記をしないと会社として認められず、正当な権利を主張できなくなる恐れがあります。登記は市民における戸籍のようなものなのです。

起業時はそんなに必要性を感じなくても、会社が成長して規模が大きくなってくると、固定回線・固定電話番号が複数必要になる可能性もあります。目先のことばかりでなく将来的な展望を考えると、その時に固定電話を考えるのではなく、最初から固定電話を導入しておいた方が、のちのち手続きがラクになるでしょう。

仕事とプライベートの電話を分けるため

当然のことながら、私用携帯を法人用に使ってしまうと、プライベートの時間にも仕事の電話がかかってくる、という事態が発生しやすくなります。休日でも仕事の電話が来て落ち着かない、ということがあるかもしれません。

固定電話を持つべきかどうか?悩んでいる方は、「固定電話を持つか悩む新規事業者へ 〜固定電話を持つメリット・デメリット〜」 も合わせてご覧ください!

一方で固定電話を持つデメリットも

法人が固定電話を持つメリットはたくさんありますが、やはりコスト面や、手続きの面倒さを考えると、手軽ではありません。申し込んでも回線の開通工事に1か月待たないといけなかったり、「加入権」と呼ばれるなんだかよく分からないものがあったり、市外へ移転すると電話番号が変わってしまうというデメリットもあります。

毎月の基本料金と通話料で構成されている携帯電話・スマホと比べると、固定電話の料金形態は分かりにくいと感じるのではないでしょうか。

固定電話の費用はいくらくらい?

固定電話と呼ばれるものには、一般加入電話とひかり電話があります。このうち一般加入電話は2024年にサービス終了が予定されており、順次ひかり電話へ移行しています。そのため参考としてご覧ください。

一般加入電話 月額利用料1,760円~、通話料9.35円/3分~、初期契約料880円、初期費用2,200円~、工事費1,100円~

ひかり電話 月額利用料550円~、通話料8.8円/3分~、初期契約料880円、初期費用3,300円~、工事費1,100円~

工事費は最低金額なので、使用するオプションの種類や必要な工事によっては3万円以上になることもあります。詳しくはNTTへお問い合わせください。

固定電話を格安で運用するには?

リースや中古の電話機を使う

固定電話を使うには、固定電話機が必要です。電話機能だけで良ければ数千円で済みますが、内線・保留など多機能なものだと1台数万円というものも。リースしたり中古の電話機を使うことで、電話機の導入コストを抑えることができます。

契約内容を見直す

固定電話のプランなど契約内容を見直すことで、月々の負担を下げることができるかもしれません。たとえば一般加入電話からひかり電話へ切り替えると、工事費はかかりますが月額基本料金が安くなります。ひかり電話をご利用中でも、キャッチホンやナンバーディスプレイをはじめとするさまざまな付加機能には、それぞれ数百円~の月額利用料が加算されています。契約中のプランが本当に必要かどうか、改めて見直してみましょう。

電話での連絡を減らす

緊急の場合をのぞいて、基本的な連絡をメールやチャットツールで行うようにすると、その分通話料を抑えることができます。特に電話をかけることが多い企業でも、本当に必要な電話ばかりとは限りません。電話の方がついラクだから、と使ってしまっている場合は、電話の使い方について見直してみましょう。

クラウドPBXを導入する

クラウドPBXとは、PBX(電話交換機)のサービスをインターネット回線を通じて受けるサービスです。具体的には、内線・保留・転送・録音などの機能を言います。電話交換機の導入や維持にはばく大なコストがかかりますが、クラウドPBXは月額数千円~利用可能です。電話交換機を使っているところは、クラウドPBXに切り替えることで、コストを抑え、さらに進化した技術を試すことができるかもしれません。

格安での電話運用や業務効率化ならIVRyも!

固定電話番号が必要だが、できるだけ費用を安く抑えたい、固定電話を置くことで電話業務に忙殺されるのは困る、とお考えなら、電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)はいかがでしょうか?IVRyは新規に050番号を取得したり、自動応答で電話業務を効率化したりできます。

営業時間やお店への行き方など、よくある問い合わせにはAIが自動で回答。本当に必要な電話だけを担当者へ転送します。IVRyを使えばPCやスマホのブラウザから電話の発着信ができるので、電話機を導入する必要はありません。

プライベートの番号と分けながら、法人用の電話番号として銀行口座開設、不動産申込、商業登記など、さまざまな用途でご活用いただけます。顧客管理機能やメール・LINE・Slack連携など、便利な機能もたくさん詰まって、1日100円から。ぜひ合わせてご検討ください!

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導入事例

電話DXによる予約や問い合わせの自動化で、スタッフの働きやすい環境を実現!【サウナ&カプセルホテル ウェルビー】高額だった有人対応のコールセンターから、電話自動応答サービスに変更したことで費用を大幅に削減。【いろはネットワークス】電話を効率化してスタッフのストレスを激減!接客品質も向上【和食日和おさけと赤坂】コロナ禍で殺到するPCR検査の電話対応を効率化!着信履歴・対応フローの可視化でセンターの人手不足を解消。【あじさい薬局】マンスリーマンションのお問い合わせを自動化。録音機能と電話転送機能で、希望物件に関する折り返しの簡略化に成功【株式会社Bolte】営業電話対応の自動化で業務を効率化。賃貸業務に関する営業時間外対応や外出時の対応も可能に。【株式会社ホットスペース】コロナ禍の影響による診療時間変更のアナウンスも即時対応可能。問い合わせ電話の振り分けとホワイトリスト機能で大幅な業務効率化に成功【大宮いけだ眼科】オープンセールで連日200名超のお客様が来店する大繁盛の中、IVRyで1日約100件の着電を自動対応【さくらんぼ唐揚げ鶏桜】緊急性の低い電話をIVRyで自動化することで、休診日の業務効率が格段に向上【音威子府村立診療所】スタッフ2名体制の中、よくあるご質問の自動化により、確実に電話対応可能なフローを実現【太陽の森ディマシオ美術館】コロナ禍による人員削減で難しくなった深夜の電話対応をIVRyで自動化【グリーンホテルYes長浜 みなと館】よくある問い合わせを自動音声対応にすることで、電話に出るストレスから解放!【合同会社ハングアウト】5分に1回鳴っていたピーク時の電話対応を自動化。デリバリー時の確認も音声録音機能でスムーズな対応が実現【キッチンきむら】作業中の問い合わせ電話対応をIVRyで自動化。SMS送信機能で、ご要望にあった問い合わせ先を自動案内することに成功【揖斐川庭石センター】よくあるご質問をSMS送信することで、電話対応の自動化に成功!お客様の質問に対し、即座に回答ができる体制を実現【Nojiri Lake Resort(野尻レイクリゾート)】新規事業立ち上げ時の電話対応を自動化!想定コスト95%以上の削減に成功【アントレ】創業130年の老舗卒塔婆メーカーの通販サイト、月300件の問い合わせのうち、約9割の電話を自動化に成功!【谷治新太郎商店】【株式会社サン・ルート様】居酒屋へのピークタイムの予約電話をIVRyで効率化することで売上と顧客満足度アップに成功!【株式会社リトランス】迷惑電話や営業電話をIVRyでシャットアウト!お客様からの電話は折り返しの対応で、接客や修理業務への集中を実現した事例【くらた動物病院】よくある質問への対応を自動化し、スタッフが対応する電話件数を、3割まで削減!【まるペットクリニック】対応が追いつかない電話業務を一部自動化し、顧客対応を改善したお客様事例【すすむ屋茶店導入インタビュー】IVRy導入での接客サービスの品質向上【株式会社ライトドア】電話の取次をIVRyで自動化。お客様への対応スピードが上がり、満足度向上を実現した事例【新原製茶】電話注文の対応履歴やお客様情報をIVRyが一括管理。電話対応に加えてCRMツールとして利用した事例|電話自動応答IVRy(アイブリー)コロナ渦のリモートワーク実現!電話番のためのスタッフの出社軽減|電話自動応答IVRy(アイブリー)【東京ビジョンアイクリニック阿佐ヶ谷】よくある電話質問を自動応答し、目の前の患者さんのケアへの集中や本当に必要な問い合わせのみを受けることを実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)【株式会社BiiiiiT】しつこい営業電話の対応を自動化!電話対応の時間を8割削減し、業務効率化を実現|電話自動応答IVRy(アイブリー)の導入事例【株式会社イコリス】お客様の電話の取りこぼし削減。必要な電話だけ対応することで、業務改善を実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)
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