病院・クリニックの電話DXで予約電話を効率化する方法とは?

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人気のある病院にはいつもたくさんの患者さんが訪れ、待ち時間が数時間以上になってしまうことがあります。近年では予約を受け付ける病院も増えましたが、予約の電話に対応する業務が増え、頭を抱えているところもあるのではないでしょうか。

この記事では、病院に電話DXを導入して予約電話を効率化する方法について解説します。

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病院・クリニックにはどのような予約の電話がかかってくる?

初診の方からの予約

初診の患者さんには「あらかじめ電話での予約が必要」としている病院も多いのではないでしょうか。初診の方には病院からの注意事項を伝えるなど、対応時間も長くなりがちです。

2回目以降の方の診察予約

2回目以降の方はすでにカルテや診察券が作られているので、電話での対応は最低限で済むかもしれません。

病院にかかってくる予約電話の中では最も件数が多く、忙しくなると電話を取りこぼす可能性も出てきます。

他病院から紹介の方からの予約

他の病院から紹介された方は、多くの場合初診であり、加えて紹介元の病院からの情報を引き継ぐ必要があります。ケースによっては紹介元病院との打ち合わせや相談など、やり取りが発生することもあるでしょう。

ワクチン接種の予約

ワクチン接種の予約電話が多すぎて悩んでいる病院も多いのではないでしょうか。インターネットなどオンラインでしか予約を受け付けていないとしても、電話で予約をしようとする方は多く、中にはオンラインの操作が不慣れな方もいます。

病院・クリニックの予約電話でよくある困りごと

電話対応に追われると患者さんへの対応が遅れる

病院では受付スタッフが電話対応をしている場合が多く、電話対応が長引くと、来院している目の前の患者さんへの受付対応が遅れてしまうことになります。

不思議なことに、来院数が多くて忙しい時ほど、かかってくる予約電話も多くなるものです。一日中電話対応に追われ、通常業務に支障をきたす場合も珍しくありません。

診療時間外も予約の電話が鳴り止まない

診療時間内だけ予約の電話を受け付けている病院は多いですが、それを理解している患者さんは少なく、診療時間外であっても予約電話がかかってくることがあります。

もし急患だったら、と思うと電話に出ないわけにもいかず、診療時間外も十分な休息を取れないケースが発生しています。

電話で受けた患者さんの情報管理が大変

予約電話の対応をする際は、手元でメモを取りながら患者さんの診察券番号や症状などを聞き取る形だと思いますが、予約電話の件数が増えてくるとメモを管理するのが大変になってきます。

メモを紛失したり、別の患者さんと取り違えたり、といった人的ミスも発生しやすくなり、受付業務がどんどん煩雑になってしまいます。

ワクチンについてなどよくある質問が多い

病院にかかってくる電話は、予約に関するものばかりではありません。診療時間の問い合わせや、ワクチンの問い合わせ、コロナウィルスに関する問い合わせなど、よくある質問も多いのではないでしょうか。

こうした質問に対する回答は、すでに病院の公式ホームページに記載している場合も多いものの、患者さんの多くはホームページを見ることなく、電話で直接確認しようとします。

1日に何度も同じ質問に答えたために、通常業務が滞ってしまった、というケースもあるのではないでしょうか。

IVRyで病院・クリニックの予約電話を効率化できます!

分岐設定で初診の予約と2回目以降の予約を振り分け

電話自動応答サービスIVRy(アイブリー)を利用すると、病院の予約電話を効率化することができます。例えば分岐設定で初診予約と2回目以降の予約を振り分けることが可能です。

初診予約は直接電話対応をしたり、2回目以降の予約は予約専用URLに誘導する、といった使い方ができるので、電話対応の回数を大きく減らすことができます。

診療時間外も24時間対応可能

IVRyは診療時間外であっても、24時間365日自動対応が可能です。その間はもちろん電話番を雇う必要もなく、いつ電話が鳴るか、とピリピリしている必要もありません。ゆっくりと休息を取り、翌日の診療時間に備えることができます。

もし急患があれば、その場合は直接スマホへ電話を転送することができるので、大事な電話を取りこぼす心配もありません。

よくある質問は自動化し、必要な電話のみ受け取れる

IVRyは、よくある質問に自動で回答したり、必要な電話は直接受付へつないだり、電話の内容に応じて特定の担当者へ電話を転送することができます。

手が離せなくて電話に出られなかったときは留守番電話で対応することができるので、電話を取りこぼす心配もなくなります。

受電メモで既存の患者さんの情報管理を簡単に

IVRyの受電メモ機能を活用すれば、電話をしながらサーバー上にメモを残すことが可能です。メモは後から見返すことができるので、過去のやり取りを確認したり、情報管理が簡単になるでしょう。

最短5分、月額3,000円〜で導入可能

IVRyは申し込んだら最短5分で稼働でき、月額3,000円~という低コストで導入可能です。日々の電話業務を効率化し、患者さんに寄り添うサービスが提供できるようになるでしょう。

IVRyはすでに多くの病院・クリニックに導入されており、ご好評いただいています。こちらに活用事例を紹介しておりますので、ぜひ参考にしてください!

病院・クリニックにかかってくる、診察予約やワクチンに関する電話を自動で対応!

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IVRを用いたセキュリティ強化の活用事例をご紹介!個人事業主必見!スマホの電話対応で顧客管理をする方法スマホをビジネスフォンとして利用する方法IVRyを使ってスマホで電話しながらスマホでメモを取る方法在宅ワークだけど電話が鳴りっぱなしで集中できない...不要な電話をスマホで自動応答する方法クラウドフォンの電話転送とは?料金はかかる?CSVをダウンロードすることで電話問い合わせの分析が可能にお客様からの電話を3コール以内で対応する方法パソコンから自動でショートメールを送る方法は?コールバックとは?その仕組みやメリット・デメリットを解説!会社の固定電話からスマホに電話を転送する(or受け取る)方法電話の取り次ぎをスムーズにする方法050plusの電話を転送する方法は?IVRyで24時間電話受付を可能に!0800から始まる電話番号を転送する方法海外からの電話を自動で拒否する方法とは?設定方法まとめ!テレワークを電話転送で円滑に電話のCRMツール、IVRyの顧客管理機能とは?分岐による自動対応機能とは?予約の取りこぼしを防ぐ方法とは?NTT電話の転送サービスとは?種類、料金、設定方法などクラウドPBXとは(電話交換機)?メリットやデメリット、料金をまとめ!ひかり電話の電話転送サービスとは?SMS送信サービスとは?メリットやデメリット、料金や使い方を解説!電話代行サービスとは?サービス内容、申込方法、料金などIP電話のおすすめ比較!保険代理店での電話自動応答サービス利用ケース代表電話番号での電話自動応答サービス利用ケース動物病院での電話自動応答サービス利用ケースイベントでの電話自動応答サービス利用ケース コロナワクチン関連の電話対応で起こりうること・IVRyで解消できること病院・クリニックでの電話自動応答サービス利用ケース IVRyの音声録音機能で3つのミスを解消!道案内やイベント案内が超円滑に!IVRyのSMS自動送信機能とは!? 飲食店での電話自動応答サービス利用ケース営業電話を防ぐ方法とは?電話番号の取得方法について誰からどんな電話があったのか一目でわかる!IVRyの受電通知機能とは?時間帯別で転送先を変更!営業時間と分岐ルールを使った設定方法とは?ひかり電話の電話転送設定方法とは複数人に同時転送が可能!IVRyの複数電話転送機能とは? 電話に自動で応答。IVRyのAI音声機能で得られる3つのメリットIVR(電話自動応答システム)とは?ビジネスに必要な理由を解説!営業時間外に携帯へ電話を転送できる。転送電話サービスとは?対応できなかった電話や対応履歴を全て管理。IVRyの電話管理機能とは?直接電話を繋ぎたい時に便利!IVRyのホワイトリスト機能とは?NTTの電話回線の転送機能「ボイスワープ」とはどんな機能?何ができる?不動産管理業での電話業務効率化の利用事例Google ChromeでIVRyからの着信通知を受け取る設定について

導入事例

電話DXによる予約や問い合わせの自動化で、スタッフの働きやすい環境を実現!【サウナ&カプセルホテル ウェルビー】高額だった有人対応のコールセンターから、電話自動応答サービスに変更したことで費用を大幅に削減。【いろはネットワークス】電話を効率化してスタッフのストレスを激減!接客品質も向上【和食日和おさけと赤坂】コロナ禍で殺到するPCR検査の電話対応を効率化!着信履歴・対応フローの可視化でセンターの人手不足を解消。【あじさい薬局】マンスリーマンションのお問い合わせを自動化。録音機能と電話転送機能で、希望物件に関する折り返しの簡略化に成功【株式会社Bolte】営業電話対応の自動化で業務を効率化。賃貸業務に関する営業時間外対応や外出時の対応も可能に。【株式会社ホットスペース】コロナ禍の影響による診療時間変更のアナウンスも即時対応可能。問い合わせ電話の振り分けとホワイトリスト機能で大幅な業務効率化に成功【大宮いけだ眼科】オープンセールで連日200名超のお客様が来店する大繁盛の中、IVRyで1日約100件の着電を自動対応【さくらんぼ唐揚げ鶏桜】緊急性の低い電話をIVRyで自動化することで、休診日の業務効率が格段に向上【音威子府村立診療所】スタッフ2名体制の中、よくあるご質問の自動化により、確実に電話対応可能なフローを実現【太陽の森ディマシオ美術館】コロナ禍による人員削減で難しくなった深夜の電話対応をIVRyで自動化【グリーンホテルYes長浜 みなと館】よくある問い合わせを自動音声対応にすることで、電話に出るストレスから解放!【合同会社ハングアウト】5分に1回鳴っていたピーク時の電話対応を自動化。デリバリー時の確認も音声録音機能でスムーズな対応が実現【キッチンきむら】作業中の問い合わせ電話対応をIVRyで自動化。SMS送信機能で、ご要望にあった問い合わせ先を自動案内することに成功【揖斐川庭石センター】よくあるご質問をSMS送信することで、電話対応の自動化に成功!お客様の質問に対し、即座に回答ができる体制を実現【Nojiri Lake Resort(野尻レイクリゾート)】新規事業立ち上げ時の電話対応を自動化!想定コスト95%以上の削減に成功【アントレ】創業130年の老舗卒塔婆メーカーの通販サイト、月300件の問い合わせのうち、約9割の電話を自動化に成功!【谷治新太郎商店】【株式会社サン・ルート様】居酒屋へのピークタイムの予約電話をIVRyで効率化することで売上と顧客満足度アップに成功!【株式会社リトランス】迷惑電話や営業電話をIVRyでシャットアウト!お客様からの電話は折り返しの対応で、接客や修理業務への集中を実現した事例【くらた動物病院】よくある質問への対応を自動化し、スタッフが対応する電話件数を、3割まで削減!【まるペットクリニック】対応が追いつかない電話業務を一部自動化し、顧客対応を改善したお客様事例【すすむ屋茶店導入インタビュー】IVRy導入での接客サービスの品質向上【株式会社ライトドア】電話の取次をIVRyで自動化。お客様への対応スピードが上がり、満足度向上を実現した事例【新原製茶】電話注文の対応履歴やお客様情報をIVRyが一括管理。電話対応に加えてCRMツールとして利用した事例|電話自動応答IVRy(アイブリー)コロナ渦のリモートワーク実現!電話番のためのスタッフの出社軽減|電話自動応答IVRy(アイブリー)【東京ビジョンアイクリニック阿佐ヶ谷】よくある電話質問を自動応答し、目の前の患者さんのケアへの集中や本当に必要な問い合わせのみを受けることを実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)【株式会社BiiiiiT】しつこい営業電話の対応を自動化!電話対応の時間を8割削減し、業務効率化を実現|電話自動応答IVRy(アイブリー)の導入事例【株式会社イコリス】お客様の電話の取りこぼし削減。必要な電話だけ対応することで、業務改善を実現!|電話自動応答IVRy(アイブリー)
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