電話代行で深夜・休日の24時間対応をするメリット・デメリットとは

深夜や休日など、営業時間外の電話対応に悩んだ経験はありませんか？スタッフを電話番として常駐させるのも難しく、留守番電話にも限界がありますよね。電話代行サービスを利用していても、コスパが悪く感じる企業も多いようです。

この記事では、コストを抑えて24時間電話対応を可能にし、スタッフの電話対応負担を軽減する方法を解説します。

土日や深夜の電話対応に課題を感じていませんか？

近年はライフスタイルが多様化したことから、土日祝日や深夜早朝でないと電話をかけられない、という顧客が増加しています。そうした顧客は対応できない、と割り切ることもできますが、それでは機会損失が大きくなってしまうことも事実です。

土日や深夜の電話対応には、どんな課題があるのでしょうか。

土日や深夜の電話対応はスタッフの負担が大きい

スタッフが土日や深夜の電話対応をしてもらう場合、スタッフは時間外労働や休日出勤をしなければなりません。その分、平日にお休みを取ったり、時短勤務を導入しないと、ただスタッフの負担が増大するだけになってしまいます。

特に少人数で経営している企業では、通常業務に支障が出る可能性があります。

営業時間外の電話対応をしていないので営業機会を逃している

営業時間外に電話対応を全くしないでいると、その間に電話がかかってきた場合、営業機会を逃していることになります。

営業時間を案内するアナウンスを流している企業もありますが、同業他社へ顧客が流れてしまっているかもしれません。

週末や深夜の電話対応のために人件費を増やすのは難しい

終末や深夜の電話対応にスタッフをあてると、休日手当・深夜手当などが加算されてしまい、割高の人件費がかかってしまいます。

かかってくるかどうか分からない電話のために、まとまった人件費を捻出するのは難しいと言えるでしょう。

深夜休日24時間対応の電話代行を導入するメリット

深夜休日の電話対応をするために、24時間対応の電話代行サービスを導入している企業も多いです。

電話代行サービスとは、電話番号はそのままに、かかってきた電話が自動的にコールセンターへ転送され、オペレーターが代わりに対応してくれる、というサービスです。

電話対応業務に追われるスタッフの業務を効率化できる

電話代行サービスを利用すると、スタッフの電話業務も合わせて代行してくれるので、スタッフの業務負担を削減できます。

通常業務に集中できるようになり、効率的な生産につながります。人件費を効率よく回転させることもでき、会社全体で効率化が進みます。

24時間対応で営業機会の獲得や顧客満足につながる

電話代行サービスで24時間対応ができるようになると、これまで以上に営業の機会を得ることができ、売上や収益の増加が期待できます。

顧客にとっては、いつ電話をかけてもつながるので利便性が向上し、満足度向上につながるでしょう。

社員を雇うわけではないので固定費を抑えられる

電話代行サービスを利用すると、外部へ委託しているので、変動費として扱うことになります。その分、固定費を抑えるのにつながるでしょう。

内部のスタッフで電話対応をすると人件費がそれにあたり、固定費に該当します。

電話代行サービスで固定費を変動費化することができ、電話が多い時期と少ない時期でコストの増減が可能です。

スタッフの人件費が増減するのに比べるとコストを抑え、固定費の大幅な増加を軽減できるでしょう。

電話代行サービスを利用する際のデメリット

電話代行サービスは、スタッフの負担を抑えながら土日や深夜の電話対応を可能にするという便利なサービスですが、逆に、どんなデメリットが考えられるのでしょうか？

結局は社員が折り返し対応しないといけないことも多い

電話代行サービスの基本的なサービス内容は、相手の用件を聞き、折返し連絡するよう伝える、というものです。社内のスタッフであれば誰でも知っているようなよくある質問でも、電話代行サービスでは対応できないことがあります。

そのため、結局は社内スタッフが折り返し顧客へ連絡をすることになり、かえって手間が増えてしまう可能性もあるでしょう。

オペレーションの変更に時間と手間がかかる

電話代行サービスは、急な変更や修正に不向きだというデメリットがあります。例えばお盆休みを取るなど、長期休業がある場合に対応内容を変更したいと思ったら、1か月前や数週間前から準備が必要です。

あらかじめ予定が決まっていることであれば変更もしやすいですが、急なトラブルがあって対応内容を変更したいとしても、簡単に変更できないのです。

費用が高くなってしまうことも

電話代行サービスは、基本的な利用だけだと割安に見えますが、一定の件数を超えると割増料金がかかったり、休日や深夜の対応には割高な料金が設定されています。

そのため想像以上に費用が高くなってしまうこともあります。

電話代行を激安でAIに任せる方法とは？

電話代行サービス以外にも、土日や休日に電話対応を行う方法として、近年ではAIに任せるサービスが人気を集めています。AIが自動で対応するため、スタッフを土日出勤させる必要もなく、常に一定のサービス品質を保つことができます。

顧客にとっても、人の手を煩わせることがないため、気軽に電話をかけやすく、利便性が向上すると言えるでしょう。費用は月額数万円程度で済むことが多く、スタッフの人件費や電話代行サービスと比べても割安で済むことが多いです。

IVRyなら深夜休日24時間対応の電話対応をAIに丸投げいただけます。

電話自動応答サービスIVRy（アイブリー）は、電話がかかって来るとAIのガイダンスで自動応答するサービスです。IVRyならコストを抑えて営業機会を増やし、業務効率化にも役立ちます！

自由な音声ガイダンスを設定できる

IVRyは、テキストを編集するだけで音声ガイダンスを自由に作ることができます。変更も同じようにテキストを編集するだけ。まるで人が話しているような自然な音声で、AIが電話に対応します。

トラブルがあって急に対応を変更したいときも、すぐにガイダンスを変更できます。

24時間均一な対応で内容や分岐の設定も簡単に変更可能

IVRyは、24時間365日稼働でき、営業時間内と営業時間外で流れるガイダンスを変更したり、土日祝日など休業日には違う設定をすることもできます。ワンタッチで切り替えでき、5種類のパターンをあらかじめ保存しておけます。

100円〜/日の安心価格

IVRyは1日100円～という低コストで運用できるので、人件費や電話代行サービスと比べても割安です。土日や深夜だけでなく,、普段からスタッフの電話業務を減らして通常業務の効率アップもできますよ。

ほかにも、迷惑な電話をブロックする機能や、顧客管理機能、通話が自動的に録音される機能など、電話業務を便利にする機能がたくさなｎつまっています。24時間電話対応したいならぜひIVRyをご検討ください！

まとめ

深夜、休日をふくめて24時間365日、電話対応をしたいなら、電話代行サービスや、AIに任せるサービスを利用するのがオススメです。

土日や深夜に電話対応をする場合、人件費や業務負担が増大してしまいます。一方で、土日や深夜の電話対応を全くしなければ、営業機会損失や、顧客の利便性低下につながるでしょう。

電話代行サービスは、コールセンターのオペレーターが電話対応を代行してくれるサービスです。電話対応のプロに任せられるためイメージアップにつながる、という効果も。

ただし、結局は外部の業者なので、かえってスタッフの負担が増大したり、その結果、コストが割高になることもあります。

電話自動応答サービスIVRyは、AIが自動で対応してくれるサービスです。

24時間365日稼働できるのに、コストはわずか1日100円～。24時間電話対応を考えているなら、ぜひIVRyをお試しください！